Las tareas de Bitrix24 son una herramienta para planificar, delegar y controlar el trabajo del equipo. Ayudan a registrar encargos, asignar responsables y controlar el progreso en un solo lugar.

Es más conveniente crear tareas que tener toda la información en la cabeza, en los chats o en el correo: las tareas no se pierden, cada una tiene un responsable y una fecha límite. El equipo tiene una visión general de todo el trabajo, desde pequeñas asignaciones hasta grandes proyectos. Las tareas reducen el trabajo rutinario del supervisor y le permiten centrarse en la estrategia en lugar de controlar cada detalle.

Por qué crear tareas

Si los encargos se asignan personalmente, por chat o por teléfono, es fácil que se pierdan. Por ejemplo:

• El gerente olvidó acordar a tiempo el contrato con el abogado → el cliente lo recibió más tarde → el proyecto comenzó con retraso.
• El supervisor asignó verbalmente una tarea al gerente sin indicar un plazo → el gerente la olvidó → se produjo un retraso y no se cumplieron los plazos del proyecto.

En Bitrix24, el trabajo con tareas se gestiona en un solo lugar: cada tarea tiene un responsable, un plazo y un estado. El supervisor siempre ve quién se encarga del trabajo, en qué etapa se encuentra la tarea y cuándo debe completarse.

Las tareas ayudan a los supervisores a:

• Registrar los acuerdos. Esto ayuda a no olvidar qué hay que hacer exactamente. Por ejemplo, si encargaste a un gerente preparar un informe, todos los detalles quedan registrados en la tarea: qué hacer, cómo hacerlo y para cuándo.
• Centrarse en las prioridades. Los plazos ayudan a establecer prioridades para que el equipo trabaje en lo importante y no pierda tiempo en tareas secundarias.
• Organizar el trabajo conjunto. Todos los participantes ven la información de la tarea en un solo lugar: distribución de responsabilidades, plazos, comentarios y archivos.
• Simplificar la comunicación. El chat y los archivos están vinculados a una tarea concreta, por lo que los empleados no pierden el contexto y encuentran más rápido la información necesaria.
• Delegar trabajo. El supervisor puede asignar tareas a sus subordinados y asegurarse de que se completen. Esto libera tiempo para tomar decisiones estratégicas y ayuda a desarrollar las habilidades del equipo.
• Supervisar el progreso. Puedes ver cuánto se ha hecho y cuánto falta para obtener el resultado. Esto ayuda a ajustar el proceso a tiempo.
• Planificar la carga de trabajo. El supervisor ve cuántas tareas tiene cada empleado y puede distribuir el trabajo de manera uniforme para evitar sobrecargas.
• Evaluar la eficiencia. Puedes analizar la ejecución de las tareas, tener en cuenta los KPI y detectar los cuellos de botella donde el trabajo se ralentiza.
• Gestionar proyectos. Las tareas grandes se pueden dividir fácilmente en subtareas o listas de verificación. Así es más fácil controlar procesos de gran envergadura, desde la incorporación de nuevos empleados hasta el lanzamiento de un producto.

Cuándo crear una tarea

Crea una tarea si:

• Es importante establecer un plazo de ejecución para evitar retrasos e incumplimientos de fechas límite. Por ejemplo: «Acordar con el diseñador el diseño final del banner antes del 24 de septiembre».
• Asignas trabajo a tus compañeros para delegarlo y reducir parte de tu carga. Por ejemplo: «Comprobar y actualizar los datos de contacto del cliente antes de mañana».
• Necesitas distribuir las responsabilidades entre los participantes para que quede claro quién se encarga de cada cosa. Por ejemplo, el especialista en marketing prepara la presentación y el administrador reserva la sala de reuniones; ambos están añadidos a la tarea.
• El trabajo consta de varias etapas para poder supervisar el progreso en cada paso. Por ejemplo: «Lanzar una campaña publicitaria: acordar el presupuesto → preparar los materiales creativos → configurar la segmentación → probar los anuncios → lanzar la campaña».
• El trabajo no requiere realizarse de inmediato para no tener que recordarlo constantemente y no olvidar nada. Por ejemplo: «Encargar material impreso para la conferencia antes de fin de mes».

Qué debes indicar obligatoriamente en una tarea

Una tarea clara es un resultado esperado. Para que las tareas sean útiles para el negocio, deben ser claras, concretas y controlables. Hay cuatro parámetros obligatorios sin los cuales una tarea pierde eficacia.

El nombre es lo primero que ve el responsable. Ayuda a entender qué hay que hacer y a distinguir la tarea de las demás. Cuanto más breve y precisa sea la formulación, más fácil será orientarse y evitar perder tiempo en aclaraciones.

Un buen nombre de tarea debe:

• contener una acción que indique qué hay que hacer, por ejemplo, «preparar», «comprobar», «crear»,
• ser concreto y reflejar la esencia de la tarea, no un tema general,
• ser breve y no incluir detalles innecesarios que se puedan indicar en la descripción de la tarea.

Veamos algunos ejemplos para diferentes áreas de negocio:

Ventas:

• Mal ejemplo: «Llamar a los clientes»
• Buen ejemplo: «Llamar a 15 clientes de la base "Prospectos interesados" y concertar reuniones»

RR. HH.:

• Mal ejemplo: «Vacante»
• Buen ejemplo: «Cubrir la vacante de "Gerente de compras"»

Compras/operaciones:

• Mal ejemplo: «Pedido»
• Buen ejemplo: «Realizar un pedido de 50 uniformes para el departamento de logística»

La descripción contiene el contexto y los detalles de la tarea. Aquí debes explicar qué hay que hacer, para qué y cuál debe ser el resultado. Si falta información, el trabajo puede retrasarse o el resultado puede no ser el esperado.

Utiliza CoPilot: te ayudará a mejorar la redacción, añadir detalles y reescribir el texto con el estilo necesario.
CoPilot en tareas

Para tareas sencillas, escribe puntos breves; para tareas complejas, añade un contexto detallado:

• Tarea sencilla: «Pagar la factura n.º 123 de Empresa Flores por 50 000 MXN antes de las 17:00 del 15 de septiembre.»
• Tarea compleja: «Preparar una presentación para el cliente "Grupo Nova".
  Objetivo: renovar el contrato.
  Público objetivo: equipo directivo.
  Puntos clave: casos de éxito, ahorro del 20 %, soporte técnico 24/7.
  Contacto: Carlos Ramírez del departamento de marketing.

Responsable — selecciona al empleado que realizará la tarea. Una tarea solo puede tener un responsable.

• Empleados de tu departamento. Asigna al responsable de inmediato para que quede claro quién responde por el resultado. Ten en cuenta la carga de trabajo de tus compañeros para que las tareas se completen a tiempo. Para ello, utiliza los filtros de las tareas. Por ejemplo, si un gerente ya tiene 15 tareas activas, es mejor asignar el encargo a un compañero con menos carga de trabajo.
  
• Compañeros de otros departamentos. A menudo, en las tareas participan compañeros de otros departamentos, como diseñadores, abogados o contadores. En estos casos, asigna la tarea directamente al empleado adecuado. Si no sabes a quién asignarla, selecciona al supervisor del departamento para que distribuya el trabajo dentro del equipo.
  Estructura de la compañía: visión general
  

  Para las tareas habituales, es conveniente utilizar un flujo: una lista común de tareas del departamento. Los compañeros añaden tareas al flujo y estas se distribuyen entre los responsables. Por ejemplo, si se solicita regularmente a los abogados que revisen contratos, las tareas llegan al flujo del departamento jurídico y no se pierden: el supervisor ve la carga de trabajo y los empleados reciben las tareas sin confusiones ni mensajes innecesarios.
  Flujos de Bitrix24: empezando a trabajar

• Trabajo conjunto. Si varias personas participan en una tarea, añádelas como participantes. Por ejemplo, el especialista en marketing escribe el texto y el diseñador prepara el diseño.

Fecha límite es la fecha y hora en las que debe completarse la tarea. Sin una fecha límite, la tarea pierde prioridad y puede quedar olvidada: se pospone y su ejecución se retrasa. El plazo disciplina a los responsables y ayuda a los supervisores a distribuir la carga de trabajo y controlar el resultado.

Bitrix24 recordará la tarea al responsable un día antes de la fecha límite y, si está atrasada, la resaltará. Esto permite detectar rápidamente el problema y tomar medidas: recordárselo al responsable, involucrar a otros compañeros o cambiar el plazo.

Escenarios de trabajo con tareas

Los parámetros básicos —nombre, descripción, responsable y plazo— hacen que una tarea sea comprensible. Sin embargo, en el trabajo surgen distintas situaciones, desde un encargo sencillo como «llamar al cliente» hasta un proyecto complejo con un equipo y varias etapas.

En Bitrix24 puedes tener en cuenta cualquier escenario: destacar las tareas urgentes, dividir los encargos complejos en pasos, involucrar a compañeros de otros departamentos, asignar trabajo a un contratista o configurar tareas recurrentes. Esto ayuda a adaptar la tarea a cada situación concreta, no perder detalles y controlar el progreso en cualquier etapa.

Tareas importantes o urgentes

En cualquier negocio hay tareas que deben completarse en un plazo determinado. Puede tratarse tanto de algo que «urge ahora mismo» como de un trabajo con una fecha límite fija. Por ejemplo:

• preparar una cotización para un cliente clave antes de que termine el día,
• cambiar los precios de la tienda online antes de la mañana del día siguiente,
• preparar los documentos para la autoridad fiscal antes del día 25,
• preparar un comunicado de prensa para el lanzamiento de un producto,
• comprar el equipo necesario para la fecha de incorporación de un nuevo empleado.

Si estas tareas no se marcan como importantes o urgentes, pueden perderse entre las demás y la empresa corre el riesgo de perder dinero y clientes.

Cómo crear este tipo de tareas:

Indica la fecha límite. Aunque sea «antes de fin de semana», es importante establecerla.

Marca la tarea como importante para destacarla entre las demás.

Configura recordatorios: ayudarán al responsable a completar la tarea a tiempo. Por ejemplo, si el informe debe entregarse mañana antes de las 19:00, puedes configurar un recordatorio para mañana a las 9:00 y otro una hora antes de la fecha límite.

La tarea urgente está marcada en la lista

Tarea compleja o de gran volumen con varios pasos

Si una tarea consta de varias acciones, es más fácil completarla cuando se divide en pasos independientes. Por ejemplo:

• Incorporar a un nuevo empleado: preparar el lugar de trabajo → hacer un recorrido por la oficina → familiarizarlo con las normas → firmar los documentos → realizar la formación inicial.
• Preparar un producto para la venta: hacer fotografías → preparar la descripción → publicarlo en el sitio web → comprobar cómo se muestra.
• Lanzar una campaña publicitaria: acordar el briefing → preparar los materiales creativos → configurar la segmentación → realizar pruebas → lanzar la campaña.

Sin una estructura, es fácil olvidar algo y el supervisor tendrá que recordar cada etapa por separado.

Cómo crear este tipo de tareas:

Añade una lista de verificación: ayuda a estructurar la tarea y no pasar nada por alto. Puedes utilizarla de distintas formas:

• Como lista de autocontrol para no olvidar pasos importantes, por ejemplo, comprobar los documentos antes de enviarlos al cliente;
• Como secuencia de acciones cuando es necesario realizar una tarea por etapas, por ejemplo, recopilar los materiales, acordarlos y aprobarlos.

Así, al responsable le resulta más fácil planificar el trabajo y el supervisor puede ver de inmediato qué se ha hecho y qué sigue en proceso.

Asigna participantes a pasos concretos. En la lista de verificación puedes indicar quién se encarga de un punto concreto. Por ejemplo, el diseñador prepara los elementos visuales, el especialista en marketing escribe la descripción, el desarrollador maqueta la página del sitio web y el responsable principal controla todo el proceso. Esto acelera la ejecución y reduce la carga de trabajo de un solo empleado.

Adjunta archivos y documentos para que el equipo trabaje con materiales actualizados y no pierda tiempo buscándolos.

Configura recordatorios si los pasos se prolongan en el tiempo. Esto ayuda al empleado a no posponer el trabajo y evita que el supervisor tenga que dedicar tiempo a recordatorios innecesarios.

Trabajo conjunto en una tarea

En muchas tareas participan varias personas a la vez. Una escribe el texto, otra prepara el diseño y una tercera comprueba el resultado. Si no se distribuyen los roles, el trabajo puede convertirse fácilmente en un caos: se pierden pasos, no se cumplen los plazos y el supervisor tiene que mantenerlo todo en mente.

En Bitrix24 puedes asignar roles para que el trabajo avance de forma transparente y sin confusiones:

Asigna al responsable, la persona principal que responde por el resultado. Aunque haya varios participantes, la responsabilidad final siempre corresponde a una sola persona.

Añade participantes: cada empleado realiza su parte de la tarea. El trabajo puede realizarse en paralelo, cuando los compañeros completan los pasos simultáneamente, o de forma secuencial, cuando el siguiente participante se incorpora después de finalizar la etapa anterior. En ambos casos, el supervisor ve el progreso general y sabe en qué paso se encuentra el equipo.

Añade observadores: son empleados que no realizan la tarea, pero deben mantenerse informados sobre el proceso o el resultado. Por ejemplo, RR. HH. observa la tarea de incorporación de un nuevo empleado para asegurarse de que se hayan completado todos los pasos.

Los observadores ven todos los comentarios, archivos y cambios, pueden abrir la tarea en cualquier momento y consultar los detalles sin distraer a los responsables con preguntas como «¿cómo va?». Esto reduce la cantidad de mensajes innecesarios y ahorra tiempo al equipo.

Qué más puedes añadir a la tarea:

Utiliza listas de verificación para dividir la tarea en pasos concretos y asignarlos a los participantes. Esto ayuda a cada persona a entender exactamente qué debe hacer y permite al supervisor ver el progreso y asegurarse de que no se omita ninguna etapa.

Adjunta archivos para que los materiales y documentos necesarios estén en un solo lugar. Los empleados trabajan únicamente con las versiones actualizadas y el supervisor se asegura de que el equipo no pierda tiempo buscando contratos, diseños o instrucciones ni cometa errores debido a datos obsoletos.

Configura recordatorios. Puedes configurarlos para cada participante de la tarea. Los recordatorios ayudan al responsable y a los participantes a completar sus pasos a tiempo. Los observadores los necesitan para no perder de vista el resultado de la tarea e intervenir cuando sea necesario.

Tareas recurrentes

En muchos procesos hay encargos que deben realizarse regularmente: preparar informes, pagar facturas, revisar equipos, publicar contenido y otros. Si se crean manualmente, es fácil olvidar o pasar algo por alto, como no entregar un informe o retrasar un pago.

En Bitrix24 puedes hacer que estas tareas sean recurrentes: se crearán automáticamente según el horario establecido. Esto ahorra tiempo al supervisor, reduce el riesgo de errores y garantiza que los procesos importantes se realicen a tiempo.

Ejemplos de tareas recurrentes:

• Informe semanal de ventas: cada lunes, el gerente prepara los datos y el supervisor recibe el resultado a tiempo.
• Pagos recurrentes: el contador recibe una tarea para pagar facturas o abonar salarios, lo que ayuda a evitar retrasos y sanciones.
• Mantenimiento de equipos: una vez al mes, el técnico revisa los aires acondicionados o realiza copias de seguridad de los servidores, y la empresa evita averías.
• Publicación de contenido: el especialista en marketing prepara publicaciones o envíos según un horario, lo que reduce el riesgo de omitir la fecha de publicación.

Cómo crear este tipo de tareas:

Crea una plantilla de tarea que utilizarán los empleados. Indica los participantes, adjunta los archivos necesarios y añade herramientas adicionales. Haz clic en Tareas recurrentes y configura el horario de repetición. Esto ayudará a realizar los procesos recurrentes siguiendo el mismo procedimiento y sin perder tiempo en aclaraciones innecesarias.
Funciones de las tareas para hacer todo a tiempo sin perder detalles

Configura el horario de repetición de la tarea: diariamente, semanalmente, mensualmente o según un horario personalizado. Configura desde qué fecha se crearán automáticamente las tareas y hasta qué fecha deben crearse. Esto ayuda a los empleados a trabajar según un horario claro y permite al supervisor asegurarse de que los procesos recurrentes se realicen a tiempo.

Por ejemplo, puedes configurar la tarea «Preparar el informe de ventas» para que se cree todos los viernes a las 12:00, desde el 1 de diciembre hasta el 18 de junio.