En cualquier empresa es necesario supervisar cómo trabaja el equipo: el supervisor del departamento revisa el cumplimiento del plan, RR. HH. analiza cómo se desempeñan los empleados durante el período de prueba y el director de operaciones prepara los resultados trimestrales para el consejo directivo.

Cuando los datos están dispersos entre decenas de fichas, es difícil ver la situación general. Por ejemplo:

• El supervisor ve que el equipo no llega a tiempo, pero no queda claro quién está sobrecargado y quién tiene capacidad disponible.
• El director pide mostrar los resultados del departamento del trimestre, pero los datos están distribuidos entre decenas de tareas y recopilarlos manualmente lleva mucho tiempo.
• Antes de iniciar un nuevo proyecto, es necesario entender si el equipo tiene capacidad disponible, pero revisar a cada empleado por separado lleva demasiado tiempo.

Los informes de tareas recopilan estos datos en un solo lugar. Puedes ver cuántas tareas completó cada empleado, dónde se acumularon los retrasos y cómo trabajó el equipo durante cualquier período, sin recopilar la información manualmente.

Si estos datos no son suficientes, puedes exportarlos y seguir trabajando con ellos en formato xlsx o compartirlos con personas que no tienen acceso a Bitrix24.

Cuándo se necesitan informes de tareas

Los informes no solo son útiles para el control periódico. También ayudan a detectar problemas que son difíciles de identificar al revisar tareas por separado.

La carga de trabajo está distribuida de forma desigual. El gerente de proyectos observa que un desarrollador constantemente no cumple los plazos. Abre el informe de recursos por responsables y ve que el desarrollador tiene tres veces más tareas en progreso que los demás. El problema no está en la persona, sino en cómo está distribuida la carga de trabajo.

Un tipo de tarea se retrasa con regularidad. Si los retrasos se repiten mes tras mes en un mismo tipo de tareas, conviene identificar la causa. Comparar informes de distintos períodos ayudará a entender si las tareas se estiman incorrectamente por plazo o si la aprobación lleva más tiempo del previsto en el plan.

El equipo acepta un nuevo proyecto sin conocer su carga de trabajo. Antes de aceptar un nuevo pedido grande, el supervisor revisa la ocupación por proyectos y ve que el equipo ya está completamente cargado. Acuerda los plazos teniendo en cuenta la situación real y no promete algo que el equipo no podrá completar a tiempo.

El volumen de trabajo del equipo cambia con el tiempo. Comparar los informes de distintos períodos permite ver la evolución: si ha aumentado el número de tareas y si el equipo sigue gestionándolas tan bien como antes. Esto ayuda a detectar a tiempo un aumento de la carga de trabajo y a tomar con antelación la decisión de reforzar el equipo.

Qué informes ayudan a analizar el trabajo del equipo

Un informe dentro de Bitrix24 es útil cuando necesitas consultar rápidamente datos actualizados o compartirlos con tus compañeros.

Ve a la sección Tareas > Más > Reportes. Se abrirá una lista de informes dividida en dos bloques: Personales y Estándar.

Los informes estándar son plantillas listas para tareas de análisis habituales. No es necesario configurarlos y los datos se actualizan cada vez que los abres. En cualquier informe estándar puedes configurar filtros y seleccionar un empleado específico, el estado de la tarea u otros parámetros.

Los informes estándar no se pueden editar, pero puedes copiar cualquiera de ellos y adaptarlo a tus necesidades.
Reportes estándar de tareas

Bitrix24 incluye seis informes estándar.

Participación en proyectos: muestra cuánto tiempo dedican los empleados a las tareas de cada proyecto y cuántas tareas tienen en progreso. Por ejemplo, el supervisor ve que dos de los tres desarrolladores están completamente ocupados y el tercero casi no tiene tareas activas. Esto ayuda a redistribuir el trabajo sin esperar a que aparezcan retrasos.

Tareas de este mes: muestra la situación actual, cuántas tareas se crearon, cuántas se completaron y cuántas están en progreso en este momento. Por ejemplo, el supervisor abre el informe a mitad de mes y ve que de 40 tareas solo se completaron 8 y 12 ya están atrasadas. Es una señal para analizar la situación en la próxima reunión de planificación sin esperar al final del mes.

Reportes de Eficiencia: muestra cómo cada empleado trabaja con las tareas, cuántas se completaron a tiempo, cuántas se atrasaron y cómo se evaluaron. Por ejemplo, el porcentaje de tareas atrasadas de un gerente aumentó del 10 % al 35 % en dos meses. El supervisor revisa su lista de tareas y ve que tiene 30 asignaciones activas frente a las 10–12 de los demás. El problema no está en la persona, sino en una distribución desigual de la carga.

Tareas para el último mes: muestra los resultados del mes anterior por estados y responsables. Por ejemplo, el supervisor observa que el equipo empezó a cambiar los plazos con mayor frecuencia. Abre el informe del mes anterior y compara los indicadores con el período previo. El informe muestra que la cantidad de tareas atrasadas casi se duplicó. Es una razón para analizar las causas antes de que el problema se vuelva sistemático.

Seguimiento de recurso de tareas: muestra el tiempo de trabajo planificado y real de cada tarea. Por ejemplo, para la tarea Preparar una cotización se planificaron 2 horas, pero en realidad se necesitan entre 6 y 8. En la próxima planificación será necesario tener en cuenta el recurso real.

Seguimiento de recursos de empleados: muestra quién dedica cuánto tiempo a las tareas. Por ejemplo, un diseñador siempre está ocupado, pero el informe muestra que el 70 % de su tiempo se dedica a correcciones y aprobaciones, y solo el 30 % a crear materiales nuevos. Es una razón para revisar el proceso de aprobación y no para buscar un segundo diseñador.

Los informes de recursos muestran datos únicamente de las tareas que tienen activada la opción Seguimiento del tiempo.

Los informes personales se crean mediante el constructor. Puedes seleccionar los datos, el período, los empleados o los proyectos para una consulta específica.

Por ejemplo, el supervisor del departamento de marketing quiere ver únicamente las tareas de su departamento con una evaluación negativa durante los últimos seis meses. Para este tipo de consultas es adecuado un informe personal, que se crea mediante el constructor con parámetros específicos.

Para crear un nuevo informe, en la página de informes haz clic en Agregar informe en la esquina superior derecha.
Crear reportes de tareas

Cómo controlar el trabajo del equipo en tiempo real

La sección Supervisando ayuda a controlar el trabajo del equipo durante el día. Reúne los principales indicadores de cada subordinado: eficiencia, cantidad de tareas y roles en las tareas: responsable, propietario, participante y observador.

A diferencia de los informes, que ayudan a analizar el trabajo durante un período seleccionado, la sección Supervisando muestra la situación actual. El supervisor puede ver de inmediato quién está sobrecargado y a quién se le pueden asignar nuevas tareas.

En la sección solo se muestran los subordinados, es decir, los empleados para los que apareces como supervisor en la estructura de la empresa.
Estructura de la compañía: visión general

Por ejemplo, el supervisor empieza la jornada laboral revisando la sección Supervisando y ve de inmediato que dos empleados tienen tareas atrasadas acumuladas y que un nuevo especialista solo tiene una tarea activa. Esto ayuda a redistribuir rápidamente el trabajo y evitar nuevos retrasos, sin crear informes independientes.

Para abrir la sección, ve a Tareas y haz clic en Supervisando en el menú superior. Si hay muchos empleados, utiliza los filtros: puedes encontrar rápidamente a la persona que necesites o seleccionar empleados por eficiencia y departamento.
Supervisando las tareas

Cuándo utilizar la exportación

La exportación es necesaria cuando los datos de Bitrix24 deben combinarse con información de otros programas, compartirse con personas que no tienen acceso a Bitrix24 o guardarse como una copia independiente.

Combinar datos de diferentes sistemas. La dirección de la empresa prepara un informe trimestral. Debe incluir datos sobre tareas, ventas y gastos de diferentes sistemas. El supervisor del departamento exporta el informe de tareas y lo combina con el resto de los datos en formato xlsx.

Compartir datos con personas sin acceso a Bitrix24. El cliente pide ver las estadísticas del proyecto del mes. El supervisor exporta el informe y envía la tabla. El cliente recibe los datos necesarios aunque no tenga acceso a tu Bitrix24.

Guardar datos de un proyecto finalizado. La empresa terminó un proyecto grande. El supervisor exporta el informe y lo guarda junto con la documentación del proyecto. Si más adelante surgen preguntas sobre los plazos, la carga del equipo o el volumen de trabajo realizado, los datos necesarios seguirán disponibles.

Para exportar un informe, ábrelo y, en la esquina superior derecha, haz clic en Configuración (⚙️) > Exportar a Microsoft Excel.