El trabajo por proyectos comienza cuando el equipo tiene un objetivo final común y el camino para alcanzarlo consta de varios procesos relacionados. Estos pueden realizarse de forma secuencial o paralela, durar mucho tiempo y requerir la participación de empleados de diferentes departamentos.

Por ejemplo, una empresa crea un sitio web para una tienda de ropa. Para ello, hay que acordar con el cliente la estructura del sitio web, preparar el diseño, maquetar las páginas, completar el catálogo, conectar el pago y la entrega y probar el sitio web antes del lanzamiento. Todos estos procesos conducen a un mismo resultado, por lo que es conveniente agruparlos en un proyecto.

Un proyecto en Bitrix24 se convierte en un espacio común para el equipo. En él, los participantes crean tareas, hablan sobre el trabajo en chats generales y separados, realizan reuniones, trabajan con archivos y hacen seguimiento del progreso general. La información no queda dispersa entre diferentes herramientas, y a los participantes les resulta más fácil conservar el contexto y coordinar el trabajo.

En qué se diferencia un proyecto de una tarea

Una tarea ayuda a organizar la ejecución de una asignación. Tiene un responsable, una fecha límite y un resultado esperado.

Un proyecto reúne varias tareas relacionadas que conducen a un objetivo final común. El trabajo en un proyecto suele durar más tiempo, incluye varias etapas y requiere la participación de un equipo. Algunas tareas pueden realizarse en paralelo, mientras que otras pueden depender unas de otras.

Por ejemplo, preparar el programa de una conferencia es una tarea. Su resultado es el programa del evento terminado.

Organizar una conferencia anual para socios es un proyecto. Para ello, hay que elegir el lugar, invitar a los ponentes, abrir el registro, preparar los materiales publicitarios, organizar la transmisión y realizar el evento. Cada parte del trabajo la realizan diferentes empleados, pero todos trabajan para lograr un resultado común.

En el proyecto, el equipo ve no solo las asignaciones individuales, sino también todo el trabajo en conjunto:

• qué tareas ya se han completado,
• en qué están trabajando los empleados actualmente,
• qué etapas aún no han comenzado,
• dónde se almacenan los archivos actualizados,
• qué decisiones ha tomado el equipo,
• qué reuniones están programadas y qué acuerdos se han registrado en ellas.

Cuándo necesitas un proyecto

Crea un proyecto si el trabajo tiene un objetivo común y varias etapas relacionadas.

Un proyecto resulta útil cuando:

• varios empleados o departamentos trabajan para conseguir el resultado,
• hay muchas tareas y se pierden entre otras asignaciones,
• varias etapas se realizan en paralelo,
• el equipo necesita archivos, conversaciones y reuniones compartidos,
• es importante ver el progreso general,
• es necesario incorporar al trabajo a un cliente o contratista.

Al crear un sitio web, el diseñador prepara los diseños, el desarrollador maqueta las páginas, el administrador de contenido completa el catálogo y el especialista en pagos conecta el sistema de pago. El proyecto reúne sus tareas, por lo que el equipo ve el progreso de todo el lanzamiento y no solo el de su propia parte.

Si los empleados realizan asignaciones independientes que no están relacionadas por un objetivo común, basta con utilizar tareas independientes.

Cómo empezar a trabajar con un proyecto

Cualquier empleado puede crear un proyecto. Abre la sección Proyectos y haz clic en Crear.

Indica el nombre, agrega a los participantes y selecciona el tipo de proyecto:

• los empleados de la empresa pueden ver un proyecto público y unirse a él por su cuenta,
• los participantes acceden a un proyecto privado mediante una invitación.

El nombre del proyecto debe reflejar el resultado del trabajo. El nombre «Nuevo sitio web» indica el tema, pero no muestra qué debe hacer el equipo. El nombre «Lanzar el sitio web de la tienda online» aporta más contexto: deja claros el resultado y la referencia en cuanto al plazo.

Cómo dividir un proyecto en tareas

Divide el proyecto en resultados concretos que se puedan asignar a los empleados. Para crear un sitio web, no conviene crear una sola tarea llamada «Crear el sitio web». Es mejor dividir el trabajo en etapas:

• acordar la estructura del sitio web,
• preparar el diseño,
• maquetar las páginas,
• completar el catálogo,
• conectar el pago y la entrega,
• probar el sitio web antes del lanzamiento.

Cada tarea debe tener un resultado claro, un responsable y una fecha límite. De esta forma, el empleado sabe qué debe hacer y el supervisor ve de qué parte del proyecto se encarga cada participante.

Si una etapa es demasiado grande, divídela en subtareas. En la tarea «Completar el catálogo», puedes crear subtareas para preparar las fotos, las descripciones y los precios.

Para que una nueva tarea se agregue inmediatamente al proyecto, créala desde la ficha del proyecto: haz clic en Crear tarea.

También puedes vincular una tarea existente al proyecto. Esto resulta útil si el trabajo comenzó antes de crear el proyecto y ahora necesitas reunir las tareas en un solo lugar.

Qué incluye un proyecto

Un proyecto es un espacio de trabajo común para el equipo. Aquí se reúnen las tareas, los chats, las reuniones, los archivos y el asistente de IA, por lo que los participantes no tienen que buscar información en diferentes herramientas ni reconstruir el contexto manualmente.

En el proyecto están disponibles:

• tareas y subtareas,
• el chat principal del proyecto,
• chats grupales,
• chats de tareas,
• calendario y reuniones,
• archivos y documentos,
• agente de IA CoPilot.

Las tareas y subtareas ayudan a dividir el objetivo general del proyecto en resultados concretos. Cada tarea tiene un responsable, una fecha límite y un resultado esperado. Si una etapa es demasiado grande, se puede dividir en subtareas y distribuir entre varios empleados. De esta forma, el equipo entiende quién se encarga de cada parte y el supervisor ve el progreso de todo el proyecto.

El chat principal del proyecto es adecuado para cuestiones generales: informar sobre un cambio en los plazos, hablar sobre nuevos requisitos del cliente o tomar una decisión que afecte a todo el equipo.

Los chats grupales ayudan a hablar sobre áreas de trabajo específicas. Los diseñadores pueden acordar los diseños y los desarrolladores, los detalles técnicos, sin distraer al resto de los participantes del proyecto.

Los chats de tareas se utilizan para asignaciones concretas. En ellos resulta práctico guardar aclaraciones, resultados intermedios, archivos y decisiones relacionadas con la tarea. Si aparece una nueva asignación en el chat principal o en un chat grupal, crea una tarea directamente desde el mensaje para que el acuerdo no se pierda.

El calendario y las reuniones ayudan a planificar los eventos comunes del equipo. Una reunión creada en el proyecto se agrega al calendario de sus participantes, por lo que no es necesario invitar a cada uno por separado. La reunión tiene su propio chat, donde se puede hablar sobre la agenda antes de la llamada, compartir materiales y continuar la conversación después. El chat de la reunión permanece en el proyecto, por lo que los participantes pueden volver a consultar la conversación y los acuerdos.

Los archivos y documentos deben almacenarse en el proyecto para que el equipo trabaje con materiales actualizados y encuentre rápidamente la información necesaria.

El agente de IA CoPilot ayuda a obtener rápidamente información sobre el proyecto. Puedes mencionarlo en un chat grupal mediante @ o iniciar un diálogo separado para consultar el estado del trabajo o averiguar por qué se han retrasado los plazos de una tarea.

Cómo trabajar con clientes y contratistas

Puedes agregar al proyecto un invitado: un cliente, contratista, proveedor o socio que no esté en tu Bitrix24. El invitado podrá comunicarse en los chats, trabajar con tareas y participar en las reuniones del proyecto, pero no tendrá acceso al resto de la información de la empresa. De esta forma, el equipo y el participante externo trabajan en un mismo espacio y no tienen que trasladar los acuerdos entre el correo electrónico, los mensajeros y las tareas.

Una empresa crea un sitio web para una tienda de ropa e invita al proyecto a un representante del cliente. El cliente ve el progreso del trabajo, participa en las conversaciones sobre los diseños y se une a las reuniones. El diseñador adjunta una nueva versión del diseño a la tarea y el cliente deja un comentario allí mismo. El equipo ve inmediatamente los comentarios y no tiene que buscar la versión actualizada del archivo en la conversación.

El acceso del invitado se puede configurar según su rol en el proyecto. Por ejemplo:

• permitirle ver solo las tareas en las que participa,
• darle acceso a todas las tareas del proyecto si el cliente necesita una visión general,
• impedirle eliminar tareas,
• darle acceso al historial del chat para que el nuevo participante se ponga al día más rápido.