Cuando se acumulan muchas tareas, es fácil confundirse: dónde está el archivo necesario, quién es responsable del siguiente paso y qué se ha hecho ya. Las tareas de Bitrix24 no son solo una lista de asignaciones, sino un conjunto de herramientas que ayudan a mantener el proceso bajo control, trabajar de forma coordinada y terminar todo a tiempo.

Estas posibilidades hacen que el trabajo del equipo sea transparente: el supervisor ve el progreso, los participantes entienden sus roles y la información no se pierde entre chats y correos electrónicos.

Por ejemplo, estás preparando el lanzamiento de una nueva campaña publicitaria. Hay que idear el concepto, redactar los textos, preparar los diseños y lanzar la publicidad.

• Sin las tareas de Bitrix24, todo se convierte rápidamente en un caos: el briefing se pierde en la conversación, el diseñador espera los materiales, el redactor no conoce los plazos y el supervisor pierde tiempo haciendo aclaraciones.
• Con las tareas de Bitrix24, el proceso se vuelve transparente. El supervisor crea una tarea y la vincula al proyecto «Campaña otoño 2026». En la descripción se indican el objetivo y el plazo, y en la lista de verificación, los pasos: idea, textos, diseños y lanzamiento. Cada punto está asignado a su responsable, y los materiales y el plan de medios están adjuntos a la tarea. El equipo ve el progreso general y el supervisor, la situación real sin necesidad de aclaraciones adicionales.

Así, las tareas en Bitrix24 convierten un encargo habitual en un proceso gestionable, con una estructura clara, responsabilidades y un resultado registrado.

En este artículo te contamos qué posibilidades de las tareas ayudan al equipo a trabajar de forma coordinada y llevar el trabajo hasta obtener el resultado.

Fecha límite: para completar las tareas a tiempo

La fecha límite muestra la fecha en la que debe completarse la tarea. Ayuda al responsable a establecer correctamente las prioridades y entender qué debe hacer primero. Para el supervisor, es una forma de ver si el equipo llegará a tiempo: qué tareas ya son urgentes, dónde existe riesgo de retraso y quién puede necesitar ayuda. Los plazos, junto con la cantidad de tareas de cada empleado, permiten entender la carga de trabajo general y reaccionar a tiempo.

Para que los plazos sigan siendo viables y claros para todos, en Bitrix24 puedes prohibir su modificación o configurar quién puede modificarlos y de qué manera:

• permitir que el responsable cambie el plazo por su cuenta, sin restricciones o con limitaciones: establecer hasta qué fecha puede posponerlo o cuántas veces puede hacerlo,
• activar la opción «Solicitar un motivo para el cambio» para saber por qué se aplaza la fecha límite.

Esta configuración ayuda a mantener la transparencia y la responsabilidad sin recordatorios constantes. El supervisor ve los cambios de los plazos y puede ajustar el plan a tiempo, mientras que los empleados pueden gestionar sus tareas y no incumplir las fechas límite cuando son estrictas.

Por ejemplo, en el departamento de marketing, el supervisor crea la tarea «Preparar banners para la campaña publicitaria» con fecha límite del 15 de octubre y permite cambiarla una vez indicando el motivo. El diseñador aplaza el plazo un día debido a un retraso en la aprobación del diseño y añade un comentario. El supervisor no necesita preguntar el motivo: se muestra directamente en la tarea.

En el departamento jurídico hay una tarea «Revisar el contrato» con fecha límite del 10 de octubre. El supervisor permite aplazar la fecha límite solo hasta el 20 de octubre. Esto ayuda a mantener el proceso bajo control: los empleados pueden adaptar los plazos, pero no posponer demasiado la tarea.

Archivos y documentos: para ver las versiones actuales

El texto de una tarea no siempre transmite todos los detalles. Los archivos con diseños, instrucciones o contratos ayudan al responsable a entender exactamente qué debe hacer y cuál debe ser el resultado.

En la nueva ficha de la tarea ha aparecido un bloque independiente «Archivos». Es común para todos: cualquier participante puede cargar un archivo y este aparecerá inmediatamente en la lista. Así, todos los materiales están a la vista y facilitan el trabajo colaborativo: no hay que buscarlos en el correo electrónico ni en el mensajero.

Si necesitas comentar algo rápidamente, puedes enviar el archivo directamente al chat de la tarea.

Por ejemplo:

• El gerente adjunta un borrador del contrato y el abogado revisa el documento directamente en la tarea. Todos los cambios y versiones se guardan en un solo lugar, sin necesidad de enviar el archivo por correo electrónico.
• El diseñador carga un banner en la tarea «Preparar el diseño publicitario»: el gerente puede revisar inmediatamente el archivo terminado y enviárselo al cliente.

Si adjuntas un archivo creado en Bitrix24, estará disponible en otras herramientas: en Drive, en los proyectos, etc. Si el archivo se modifica en Drive, la nueva versión aparecerá inmediatamente en la tarea y viceversa. Puedes habilitar el acceso compartido a los archivos y compartirlos con compañeros o socios externos.

Así, el equipo siempre trabaja con los materiales actuales y no pierde tiempo buscando los archivos necesarios.

Listas de verificación: para no pasar por alto los detalles

Una lista de verificación ayuda a estructurar la tarea y controlar su ejecución. Convierte una tarea grande en una lista clara de pasos, muestra el progreso y ayuda a no olvidar detalles importantes.

Cómo puedes utilizar las listas de verificación:

• Para trabajar por etapas, cuando una tarea consta de varios pasos. Por ejemplo, un especialista en marketing añade una lista de verificación a la tarea «Preparar el envío de correos»: recopilar materiales, acordar el texto, aprobar el diseño y realizar el envío.
• Para distribuir pequeñas tareas dentro de una grande, cuando varias personas trabajan en una tarea o es necesario dividir claramente las responsabilidades. Puedes añadir subpuntos a la lista de verificación, asignar responsables y adjuntar archivos. Por ejemplo, en una tarea de preparación de un evento puedes añadir los ítems «Invitar a los participantes», «Preparar el lugar», «Crear una presentación» y asignar un responsable a cada paso.

Así, al responsable le resulta más fácil planificar el trabajo y el supervisor puede ver qué se ha hecho ya y qué sigue en proceso.

Recordatorios: para no olvidar nada

Los recordatorios ayudan a completar las tareas a tiempo y cumplir los plazos. Se pueden configurar para cualquier involucrado: Responsable, Participante u Observador. A los responsables, los recordatorios les indicarán cuándo es el momento de empezar la tarea o finalizar una etapa. Al propietario le ayudarán a comprobar el resultado en el momento adecuado, sin tener que hacer aclaraciones ni enviar recordatorios manualmente de forma constante.

Por ejemplo, el gerente configura un recordatorio para sí mismo tres días antes de la fecha límite para tener tiempo de preparar una propuesta para el cliente, y otro para el supervisor un día antes de la finalización, para que pueda comprobar si el gerente podrá completar la tarea a tiempo.

Resúmenes: para registrar los resultados del trabajo

Los resúmenes ayudan a registrar los resultados de la tarea y guardarlos en un solo lugar. El responsable puede adjuntar un archivo, un informe, una presentación o describir brevemente lo que se ha hecho.

Para evitar que la tarea se cierre de manera formal sin registrar el trabajo realizado, puedes activar la opción «Resúmenes». En este caso, Bitrix24 te recordará que debes añadir el resultado y no permitirá completar la tarea hasta que se haya registrado. Así, el supervisor ve inmediatamente cómo terminó el trabajo y el equipo no pierde el resultado en el chat.

Proyectos: para tener una visión general

Un proyecto reúne las tareas que conducen a un mismo objetivo. Todos los encargos y materiales se encuentran en un solo lugar, por lo que los participantes entienden el contexto general y se orientan más rápidamente en el trabajo. En cada proyecto puedes configurar tu propio kanban con etapas para realizar un seguimiento cómodo del proceso de trabajo. El equipo mueve las tareas entre las columnas: se puede ver qué se ha hecho ya, qué está en curso y qué tareas requieren atención.

Por ejemplo, al lanzar un nuevo producto, las tareas de diseño, marketing, pruebas y ventas forman parte de un mismo proyecto. El supervisor ve en qué etapa se encuentra cada parte y, si aparece algún retraso, puede detectarlo y corregirlo rápidamente.
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