Una tarea en Bitrix24 contiene un conjunto estándar de campos: nombre, descripción, responsable y fecha límite. Sin embargo, cada empresa tiene información propia que es importante registrar por separado. Un abogado necesita el número del contrato, un instalador necesita la dirección del sitio y un gerente de ventas necesita el presupuesto del cliente. Si estos datos se incluyen en la descripción de la tarea, se pierden rápidamente: un empleado los escribe al principio, otro al final y un tercero no los escribe en absoluto.

Los campos personalizados resuelven este problema: agregas a la ficha de la tarea exactamente los campos que necesita tu empresa. Una misma tarea puede tener un aspecto diferente para una empresa de construcción, un departamento jurídico o un servicio técnico, y adaptarse a los procesos de cada uno.

Cuándo usar campos personalizados en una empresa

Los campos personalizados ayudan cuando los datos estándar de una tarea no son suficientes para trabajar.

Los datos de las tareas deben estar estructurados. Para una empresa de construcción es importante registrar la dirección del sitio y, para un departamento jurídico, el número del contrato. Si los empleados deciden cada vez dónde indicar estos datos, el orden se pierde rápidamente. Los campos personalizados hacen que la estructura de las tareas sea la misma para todo el equipo.

Los diferentes participantes de la tarea necesitan información diferente. El gerente consulta el presupuesto del proyecto, el responsable consulta la dirección del sitio y el supervisor consulta el estado de aprobación. Los campos personalizados permiten guardar todos estos datos en una sola ficha: cada persona encuentra lo que necesita sin hacer preguntas adicionales.

Los datos son necesarios no solo para trabajar, sino también para analizarlos. Cuando las tareas contienen información estructurada, como el departamento, el presupuesto o el tipo de solicitud, el supervisor puede consultar en cualquier momento los datos según el parámetro que necesite. Sin campos, esta información se pierde en la descripción o no se registra en absoluto.

Qué campos hay en las tareas

El administrador de Bitrix24 puede agregar campos personalizados. Para ello, abre la ficha de la tarea y haz clic en Campos personalizados > Agregar campo.
Campos personalizados en tareas

En Bitrix24 hay cuatro tipos de campos:

• Cadena,
• Número,
• Fecha/Hora,
• Sí/No.

Los campos Cadena, Número y Fecha/Hora también pueden configurarse como requeridos o múltiples.

Cadena: es el tipo más universal. Es adecuado para cualquier texto que sea importante registrar por separado de la descripción: número del contrato, código del producto, dirección del sitio u otros datos en formato de texto.

Por ejemplo, en una agencia inmobiliaria, los agentes gestionan entre 20 y 30 propiedades al mismo tiempo. Un cliente llama y pide visitar una propiedad dentro de una hora: el agente abre la tarea correspondiente y ve inmediatamente la dirección en un campo independiente. No necesita buscarla en las conversaciones ni consultarla con el compañero que le transfirió la propiedad.

Número: sirve para datos numéricos que necesitas comparar, filtrar o sumar. Es mejor guardar el presupuesto del proyecto, la cantidad de equipos, la superficie del sitio u otros indicadores numéricos en un campo numérico en lugar de escribirlos en la descripción. De este modo, puedes filtrar las tareas por estos datos y crear informes.

Por ejemplo, en el departamento de ventas, cada tarea para preparar una cotización contiene el campo Presupuesto del cliente. El gerente completa el campo después de la primera conversación con el cliente. El supervisor del departamento de ventas filtra las tareas por el presupuesto del cliente y ve las negociaciones con el mayor volumen potencial. Esto ayuda a establecer prioridades y distribuir los recursos del equipo.

Fecha/Hora: es para fechas relacionadas con el trabajo en sí y no con la fecha límite de la tarea. La fecha límite de la tarea y una fecha del proceso son cosas diferentes. La fecha límite indica cuándo debe completarse la tarea. Un campo personalizado con fecha almacena una fecha importante para el propio proceso: cuándo vence un contrato, cuándo están programados los trabajos en el sitio o cuándo debe realizarse el próximo mantenimiento.

Por ejemplo, a un ingeniero se le asignó la tarea de organizar el mantenimiento de los equipos en un sitio. La fecha límite de la tarea es el 10 de marzo: para ese día debe coordinar la visita y preparar los documentos. En el campo Fecha de mantenimiento se indica el 15 de marzo, el día en que el especialista visitará realmente el sitio. El supervisor filtra las tareas por el campo Fecha de mantenimiento y ve el calendario de visitas de todos los especialistas para el mes siguiente.

Sí/No: es para marcar el cumplimiento de una condición: contrato firmado, brief aprobado, acta recibida u otros estados basados en sí o no. Estas marcas son útiles para todo el equipo: el responsable ve de inmediato si puede empezar a trabajar en la tarea y el supervisor filtra las tareas por el estado necesario para ver inmediatamente dónde aún se espera una aprobación o una firma.

Por ejemplo, un diseñador prepara banners para una campaña publicitaria. Antes de empezar a trabajar, es importante obtener la aprobación del brief. En el campo Brief aprobado aparece la opción Sí. El diseñador abre la tarea y entiende de inmediato que puede empezar a trabajar. No necesita buscar la conversación en el chat ni consultar el estado con el gerente. El supervisor puede filtrar las tareas por el campo Brief aprobado y ver las campañas que todavía esperan la confirmación del cliente.

Campo requerido: sirve para que una tarea no pueda crearse sin los datos necesarios.
Cuando los datos son fundamentales para el trabajo, no es confiable depender de la atención de los empleados. Si marcas un campo como requerido, Bitrix24 no permitirá guardar la tarea mientras esté vacío. El error se evita en la etapa de asignación.

Veamos algunos ejemplos de cuándo un campo requerido ayuda en el trabajo.

• Preparar una cotización: el gerente asigna una tarea a un especialista en ventas. Sin el número de la negociación y el nombre de la empresa del cliente, el responsable no podrá preparar los documentos. Los campos Número de la negociación y Cliente son requeridos, por lo que la tarea llega inmediatamente con la información necesaria.
• Preparar documentos para un juicio: el abogado recibe tareas de diferentes gerentes. El campo Número del caso es requerido, por lo que la tarea siempre contiene los datos necesarios. El abogado no pierde tiempo haciendo consultas y puede empezar a trabajar de inmediato.

Para hacer que un campo sea requerido, al crearlo marca el parámetro Requerido. Bitrix24 mostrará una advertencia hasta que se complete el campo.

Campo múltiple: sirve para guardar varios valores del mismo tipo.
De forma predeterminada, puedes indicar un solo valor en un campo. Si puede haber varios datos del mismo tipo, puedes hacer que el campo sea múltiple; de este modo, el empleado podrá agregar tantos valores como necesite.

Veamos algunos ejemplos de cuándo un campo múltiple ayuda en el trabajo:

• Realizar el mantenimiento de los equipos en un sitio: el ingeniero visita el sitio para realizar el mantenimiento programado de la sala de servidores. En la tarea es necesario registrar los números de serie de todos los dispositivos revisados. En el campo múltiple Número de serie, el ingeniero agrega todos los números de los equipos. No necesita enumerarlos en la descripción ni crear campos independientes para cada dispositivo.
• Preparar un paquete de documentos para una negociación: el abogado prepara un paquete de documentos para un cliente importante. El trabajo está relacionado con varios contratos a la vez. En el campo múltiple Número del contrato se pueden indicar todos los contratos relacionados con la tarea. Cuando sea necesario encontrar documentos de un contrato específico, su número se podrá localizar fácilmente mediante el filtro.

Para hacer que un campo sea múltiple, al crearlo marca el parámetro Múltiple.

Cómo ayudan los campos personalizados a organizar el trabajo

Una vez creados los campos, la tarea deja de ser simplemente una asignación y se convierte en una ficha de trabajo del proceso. Cada equipo utiliza las mismas tareas, pero las completa con datos adaptados a sus procesos.

Por ejemplo:

• una empresa de construcción guarda en la tarea la dirección del sitio, el costo de los trabajos y el estado de la firma del acta,
• el departamento jurídico, el número del contrato, el número de identificación fiscal del cliente y la fecha de vencimiento del contrato,
• el servicio técnico, los números de serie de los equipos y la fecha del próximo mantenimiento.

Al mismo tiempo, la estructura de las tareas es la misma para todo el equipo: cada empleado completa los mismos campos en el mismo lugar. Nadie decide por su cuenta dónde escribir el número del contrato o la dirección del sitio: el campo ya está en su lugar y listo para completarse.

El supervisor ve los datos de forma práctica y puede filtrar las tareas por cualquiera de ellos, por ejemplo, encontrar todas las tareas de un contrato específico o ver en qué sitios todavía no se ha firmado el acta.