El seguimiento del tiempo en las tareas ayuda a saber cuánto tiempo se dedica realmente a realizarlas. Esto es importante cuando necesitas calcular el pago, detectar la sobrecarga del equipo o estimar las tareas con mayor precisión.

Sin el seguimiento del tiempo, solo hay impresiones: una tarea «tardó mucho», un empleado «parece estar ocupado», un proyecto «costó más de lo previsto». No hay cifras, por lo que es difícil gestionar el trabajo.

Para qué sirve el seguimiento del tiempo

El seguimiento del tiempo en las tareas ayuda a conocer el costo del trabajo, comparar el tiempo planificado con el real y detectar dónde está sobrecargado el equipo.

Calcular el pago según las horas reales. Una empresa contrata freelancers para realizar mejoras en su sitio web. Según el contrato, el pago es por hora. Los contratistas indican en el informe: «10 horas por semana». No queda claro a qué tareas dedicaron esas horas ni cuánto tiempo emplearon en cada una.

Cuando los contratistas registran el tiempo directamente en las tareas, puedes ver:

• cuántas horas se dedicaron a cada tarea,
• quién trabajó y en qué,
• por qué trabajo está pagando exactamente la empresa.

El pago se vuelve transparente: se basa en datos reales y no en informes generales.

Saber cuánto cuesta una tarea o un proyecto. Cuando varias personas trabajan en una tarea, sin el seguimiento del tiempo es difícil calcular su costo real.

El seguimiento del tiempo muestra:

• cuántas horas dedicó todo el equipo,
• qué etapas requirieron más tiempo,
• qué tareas resultan demasiado costosas.

Esto es especialmente útil para el trabajo por proyectos y cuando el pago depende del trabajo realizado.

Comparar el tiempo planificado con el real. En una agencia, a un diseñador se le asigna regularmente la creación de banners. Normalmente, una tarea de este tipo tarda alrededor de una hora, pero debido a las correcciones y aprobaciones, cada banner tarda entre dos y tres horas. El diseñador trabaja más, el equipo está sobrecargado, pero esto no se ve porque el tiempo real no se registra en ningún lugar.

Cuando el diseñador empieza a registrar el tiempo en las tareas, el supervisor puede ver la situación real y:

• asignar más tiempo a tareas similares,
• cambiar las prioridades,
• redistribuir la carga de trabajo en el equipo.

Detectar con anticipación la sobrecarga del equipo. Un empleado acepta tareas y estima aproximadamente cuánto tiempo necesitará. Parece que podrá completar todo a tiempo, pero al final de la semana resulta que varias tareas tendrán que posponerse para la siguiente.

El tiempo planificado en las tareas permite ver la carga de trabajo con anticipación. Si ya hay ocho horas planificadas para un día, queda claro que las nuevas tareas deben:

• posponerse,
• asignarse a otro responsable,
• o cambiar de prioridad.

Cómo activar el seguimiento del tiempo en las tareas

El seguimiento del tiempo se activa directamente en la tarea; puede hacerlo el propietario. Después, se puede indicar el tiempo planificado y registrar el tiempo real en la tarea.

El seguimiento del tiempo se puede activar en cualquier momento: al crear la tarea o mientras se trabaja en ella.
Seguimiento del tiempo en tareas

1–3. Ve a Tareas y abre la ficha de la tarea.
4. Haz clic en Seguimiento del tiempo.

Cómo indicar el tiempo planificado

El tiempo planificado es una referencia de cuánto tiempo debería tomar una tarea. Puede indicarlo el propietario.

El tiempo planificado es necesario:

• para el responsable, para planificar el trabajo,
• para el supervisor, para ver la carga de trabajo real del equipo,
• para todos los participantes, para tener la misma idea sobre la magnitud de la tarea.

Cómo establecer el tiempo planificado:

1–3. Ve a Tareas y abre la ficha de la tarea.
4–5. Haz clic en Seguimiento del tiempo e introduce el tiempo aproximado que llevará completar la tarea.

Cómo indicar el tiempo real

Si varias personas trabajan en una tarea, pueden hacer el seguimiento del tiempo al mismo tiempo. El tiempo registrado por cada una se suma, por lo que puedes ver cuánto tiempo dedicó todo el equipo a la tarea.

Por ejemplo, varios empleados trabajan en una tarea: un diseñador, un maquetador y un gerente. Cada uno dedica una hora, pero sin el seguimiento del tiempo no queda claro cuánto tiempo dedicaron en total.

Cuando todos registran el tiempo en la tarea, puedes ver:

• el total de horas dedicadas por el equipo, en el campo Seguimiento del tiempo,
• las horas que dedicó cada empleado: haz clic en el campo Seguimiento del tiempo.

Puedes iniciar el seguimiento del tiempo desde la ficha de la tarea o desde la lista de tareas.

Desde la ficha. Puedes registrar el tiempo mediante los botones:

• Iniciar: inicia el seguimiento del tiempo.
• Pausar: pausa el seguimiento del tiempo.
• Completar: la tarea se cerrará y el seguimiento del tiempo se detendrá para todos los empleados.

Desde la lista de tareas. Puedes iniciar y pausar el seguimiento del tiempo en las vistas Fecha límite, Lista y Planificador. Coloca el cursor sobre la ficha y haz clic en para empezar a trabajar en la tarea, o en para pausar el temporizador.

Si olvidaste iniciar el seguimiento del tiempo o trabajaste sin conexión, puedes agregar el tiempo manualmente a la tarea. Estos registros aparecerán en el historial y se tendrán en cuenta en el tiempo total de la tarea.
Añadir o modificar tiempo manualmente