En cualquier empresa hay tareas que se repiten: el contador presenta informes mensualmente, RR. HH. hace seguimiento de los períodos de prueba, el especialista en marketing prepara un informe de publicidad y el jefe del equipo realiza reuniones de planificación semanales. Cuando estas tareas se crean manualmente, es fácil pasar algo por alto: olvidar configurar un recordatorio, indicar una fecha límite incorrecta o no adjuntar documentos. Como resultado, se producen retrasos, errores y pérdidas de tiempo.

Las tareas recurrentes resuelven este problema. Configuras el proceso una sola vez y la tarea se crea automáticamente según el horario establecido, con el responsable y los plazos indicados. Aunque alguien esté ocupado con otros proyectos, las nuevas tareas aparecerán a tiempo: no tendrás que recordarlas ni crearlas manualmente.

Por ejemplo, cada mes se crea automáticamente para el especialista en marketing la tarea «Crear un informe de publicidad». El jefe ve que la tarea está creada, que los plazos están actualizados y puede elegir de antemano a otro responsable o ajustar la fecha límite. El trabajo se realiza según lo previsto, sin interrupciones ni recordatorios manuales.

Las tareas recurrentes no son solo una forma de automatización. También permiten que el trabajo de la empresa sea predecible y manejable.

• No se olvida nada. Aunque una persona esté ocupada con otros asuntos, Bitrix24 creará la tarea a tiempo y se la recordará.
• Los procesos se realizan según lo previsto. El jefe no tiene que crear manualmente las mismas asignaciones cada vez.
• El equipo se libera de la rutina. Menos acciones manuales significan más tiempo para las tareas importantes.
• El equipo trabaja de forma organizada. Las tareas recurrentes ayudan a desarrollar disciplina de trabajo: las asignaciones se realizan según el horario, sin retrasos ni prisas.

Cuándo automatizar la creación de tareas

La automatización de las tareas recurrentes ayuda a que no se olvide nada y hace que los procesos sean predecibles. Las tareas se crean automáticamente a partir de una plantilla, con los participantes y períodos de repetición indicados. El jefe no tiene que recordar las tareas recurrentes y los empleados las reciben a tiempo y saben qué deben hacer.

Las tareas recurrentes son útiles cuando las mismas actividades se repiten con cierta periodicidad. Debes automatizar la creación de tareas si en tu trabajo se presenta alguna de estas situaciones:

La tarea se repite según un horario: diariamente, semanalmente o mensualmente. Por ejemplo:

• Ventas: «Comprobar las negociaciones abiertas en el CRM» todos los viernes.
• Marketing: «Preparar un informe de publicidad» el primer día hábil del mes.
• Administración de oficina: «Pedir artículos y consumibles de oficina» una vez al mes.

Es necesario comprobar regularmente la calidad y el estado de preparación: inspecciones recurrentes, mantenimiento preventivo y auditorías. Por ejemplo:

• Producción: «Comprobar el equipo y registrar los resultados del mantenimiento» una vez cada dos semanas.
• TI: «Comprobar las copias de seguridad del sistema» todos los sábados.

Es importante no perder comunicaciones ni solicitudes: cuando el flujo de consultas es constante y es fácil pasar algo por alto. Por ejemplo:

• Atención al cliente: «Comprobar las consultas sin resolver y resumir los resultados de la semana» todos los viernes.
• RR. HH.: «Comprobar los resultados de la adaptación de los nuevos empleados» todos los lunes.

Es necesario mantener actualizados los documentos y las plantillas: las leyes cambian y las normas internas se actualizan. Por ejemplo, una tarea para el equipo jurídico: «Comprobar y actualizar las plantillas de contratos» una vez cada tres meses.

Es necesario comparar datos de distintos sistemas: para que los informes coincidan y el jefe pueda ver la situación real. Por ejemplo, una tarea para el departamento financiero: «Cotejar los saldos de las cuentas bancarias y los movimientos de fondos» cada semana.

Cómo funcionan las tareas recurrentes

Una tarea recurrente se configura una sola vez: indicas la descripción, el plazo de ejecución, el responsable, las condiciones de repetición y cualquier otro detalle. Después, las tareas se crean automáticamente según el horario establecido: cada día, semana, mes o año. Bitrix24 copia la estructura de la tarea original: listas de verificación, archivos, subtareas y participantes. De esta forma, el equipo trabaja a un ritmo estable, el jefe no tiene que recordar manualmente las tareas y los procesos continúan sin interrupciones.

Por ejemplo, en producción se crea automáticamente cada dos semanas la tarea «Comprobar el equipo y actualizar el registro de mantenimiento». El empleado marca la tarea como completada en Bitrix24 y el jefe ve el historial de las comprobaciones, sin controles manuales ni hojas de cálculo.

Cómo configurar una tarea recurrente

En una tarea recurrente, defines el horario, el responsable, el plazo de ejecución y otros parámetros. Después, las tareas se crearán automáticamente según estos ajustes.

Parámetros principales. Completa los campos principales de la tarea: nombre, descripción, responsable y otros. Si es necesario, agrega detalles adicionales, por ejemplo, archivos, una lista de verificación y recordatorios. Todos estos parámetros aparecerán en cada nueva tarea.
Cómo crear tareas correctamente en Bitrix24

Repeticiones. Configura con qué frecuencia debe crearse la tarea:

• Frecuencia de repetición: diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente. Por ejemplo, cada semana se crea automáticamente para el gerente de ventas la tarea «Comprobar las nuevas solicitudes en el CRM».
• Días específicos: selecciona una fecha o un día de la semana, por ejemplo, todos los miércoles, el día 20 de cada mes o el 15 de abril.

Fecha de inicio de la repetición. De forma predeterminada, las tareas recurrentes empiezan a crearse inmediatamente después de configurarlas, pero puedes indicar la fecha en la que deben comenzar. Por ejemplo, el especialista en marketing planea lanzar una nueva campaña publicitaria el 1 de noviembre y configura la creación de la tarea «Comprobar los materiales creativos y los textos publicitarios» a partir de esa fecha. Hasta el 1 de noviembre, las tareas no aparecerán: empezarán a crearse exactamente según el horario establecido. Esto resulta práctico si necesitas planificar de antemano el inicio del trabajo sin tener que recordar la fecha.

Fecha de finalización. Si las tareas solo son relevantes hasta una fecha determinada, puedes indicar cuándo deben detenerse las repeticiones. Esto ayuda a mantener los procesos actualizados y evita crear tareas innecesarias. Puedes finalizar la repetición de una tarea según varias condiciones:

• Por fecha. Por ejemplo, si los informes solo son necesarios hasta finales de año, indica el 31 de diciembre.
• Por número de repeticiones. Por ejemplo, si una campaña de marketing dura tres semanas, establece tres repeticiones; después, las tareas dejarán de crearse.
• Sin límites. Para los procesos permanentes, la tarea se creará automáticamente hasta que detengas manualmente la repetición.

Fecha límite de la tarea. Indica cuánto tiempo después de crear la tarea debe completarse. El responsable verá inmediatamente cuándo debe finalizar el trabajo. Por ejemplo, para la tarea «Preparar un informe de ventas» puedes indicar un plazo de dos días después de su creación. El gerente ve una fecha concreta en la ficha de la tarea y planifica su tiempo para poder preparar el informe sin prisas.

Después de crear una tarea recurrente, Bitrix24 guarda automáticamente una plantilla con todas las condiciones y los detalles: descripción, participantes, archivos, listas de verificación y horario. La plantilla es necesaria para crear correctamente nuevas tareas según tus ajustes. Puedes editarla en cualquier momento:

• Cambiar el horario o eliminar las repeticiones.
• Cambiar las condiciones de la propia tarea: descripción, plazos, participantes y otros parámetros.

Esto resulta práctico si cambian las condiciones de trabajo, el proceso se suspende temporalmente o es necesario agregar nuevos materiales.

Por ejemplo, en el departamento de marketing se puede eliminar la plantilla de la tarea «Comprobar las campañas publicitarias» durante la temporada baja. Cuando comienza un nuevo período de actividad, las tareas recurrentes se vuelven a configurar y se crean automáticamente según el horario establecido.

En contabilidad, la plantilla «Presentar informes» se actualiza al comienzo del año si cambian las fechas de presentación de los informes o se agregan nuevos formularios de documentos. Gracias a esto, las tareas se crean con plazos y archivos actualizados, y el contador no omite la presentación de informes debido a datos desactualizados.
Tareas recurrentes

En la plantilla puedes cambiar los parámetros de la tarea y de las repeticiones