Si para completar una tarea es necesario involucrar a varias personas, puedes reunirlas en un solo lugar. Esto ayuda a distribuir el trabajo si consta de varias etapas o participan empleados de diferentes departamentos. Algunos participantes realizan su parte de la tarea, otros siguen el progreso del trabajo y el resultado.

Por ejemplo, una empresa prepara una publicación para el sitio web. Un especialista de marketing crea una tarea para preparar el material. El redactor escribe el texto, el editor lo revisa y el responsable supervisa el progreso del trabajo y se involucra cuando es necesario.

En las tareas de Bitrix24 existen los roles Participantes y Observadores para el trabajo conjunto. Permiten indicar en la tarea quién realiza el trabajo y quién supervisa el proceso y se incorpora cuando es necesario. Los Participantes colaboran en la tarea, mientras que los Observadores controlan su desarrollo y participan solo cuando es necesario.

En este artículo te contamos cómo organizar el trabajo conjunto en una tarea y de qué se encargan los participantes y los observadores.

Trabajo conjunto en una tarea

Para trabajar conjuntamente en una tarea es importante:

• añadir personas e indicar sus roles: quién realiza la tarea, quién ayuda en el trabajo y quién sigue su progreso y resultado,
• describir la tarea y registrar los detalles importantes en un solo lugar para que todos tengan el mismo contexto,
• distribuir el trabajo entre los miembros del equipo en la lista de verificación y asignar responsables,
• seguir el progreso de la ejecución para entender en qué etapa se encuentra la tarea.

Añadir participantes y observadores se puede hacer al crear una tarea o en una ya creada

Participantes: ayudan a realizar la tarea

Los participantes son empleados que ayudan al responsable a trabajar en la tarea. Puede haber varios y cada uno se encarga de su parte del trabajo. Al mismo tiempo, la responsabilidad por el resultado general sigue siendo del responsable. Así puedes distribuir el trabajo dentro del equipo.

Veamos ejemplos en los que es necesario añadir un participante a la tarea.

Preparar una presentación para un cliente — jefe del departamento de ventas crea una tarea para preparar una presentación. El responsable de la tarea es el gerente de proyecto. Para diseñar las diapositivas, añade a un diseñador como participante en la tarea. El gerente reúne el contenido y el diseñador prepara el diseño de la presentación.

Escribir un artículo para el sitio web — el jefe asigna al redactor una tarea para escribir un artículo sobre los nuevos servicios de la empresa. El participante en la tarea es el editor, que revisa el texto, después de lo cual el redactor publica el material.

Lanzar una campaña publicitaria — el especialista de marketing recibe una tarea para lanzar una publicidad. Añade como participante a un especialista en publicidad dirigida. El especialista de marketing prepara la estrategia y los textos, mientras que el especialista configura los anuncios publicitarios.

En todos estos casos, los empleados trabajan en una misma tarea, cada uno se encarga de su parte del trabajo, mientras que el resultado final sigue estando a cargo del responsable de la tarea.

Observadores: siguen la tarea

Los observadores son empleados que no participan en la ejecución de la tarea, pero siguen su progreso y resultado. Si es necesario, se les puede involucrar en el trabajo. Así los empleados verán el progreso de la tarea y podrán participar sin aclaraciones adicionales.

Añade observadores a la tarea si:

• los compañeros necesitan seguir el progreso de la tarea y estar al tanto de los detalles,
• el resultado de la tarea es necesario para otro empleado en la siguiente etapa del trabajo,
• el responsable necesita estar al tanto para controlar los plazos y el progreso.

Veamos ejemplos de tareas en las que es necesario añadir un observador.

Crear un banner para una campaña publicitaria — el diseñador realiza la tarea de crear un banner. Al jefe de marketing se le añade como observador para que esté al tanto del progreso del trabajo, vea los plazos y el estado de la tarea. Esto es útil si el resultado de la tarea le es necesario para continuar con su trabajo, por ejemplo, para lanzar una campaña publicitaria.

Lanzar una promoción con un código promocional — se añade como observador a un especialista de soporte. No participa en la preparación de la promoción, pero necesita ver sus condiciones y estar al tanto de la conversación. Mientras el especialista de marketing prepara las condiciones de la promoción y el texto para el sitio web, el especialista de soporte recibe el contexto necesario. Esto le ayuda después a responder correctamente las preguntas de los clientes y no tener que pedir detalles a sus compañeros, incluso si la tarea ya está cerrada.

Preparar una cotización — el gerente prepara una cotización para un cliente importante con un descuento aumentado del 25% y añade como observadores al director financiero y al contable principal. Así ellos ven de antemano las condiciones de la cotización y pueden involucrarse rápidamente en la discusión de la parte financiera sin aclaraciones adicionales.

Diferencia entre participantes y observadores

La diferencia principal entre los roles es el formato de participación en la tarea:

• participante: empleado que realiza una parte de la tarea,
• observador: empleado interesado que necesita estar al tanto del progreso y del resultado.

Participantes en la tarea — participan en el trabajo de la tarea junto con el responsable:

• comentan los detalles de la tarea en el chat,
• reciben notificaciones sobre todos los cambios en la tarea,
• intercambian archivos,
• añaden observadores,
• cambian estados,
• añaden resultados intermedios y finales,
• configuran recordatorios,
• crean y adjuntan subtareas,
• activan el registro de tiempo y otras opciones.
  

Observadores en la tarea — no realizan la tarea, pero siguen su progreso, la conversación y el resultado. Por ejemplo, pueden:

• añadir otros observadores,
• comentar los detalles de la tarea en el chat,
• adjuntar archivos,
• configurar recordatorios,
• recibir notificaciones sobre cambios en el estado de la tarea.

Algunas acciones en la tarea pueden depender de la configuración de permisos de acceso, por ejemplo, la edición de la lista de verificación.