Cuando la empresa crece, las tareas se vuelven más grandes y complejas. Ya no es posible alcanzar un objetivo en un solo paso y controlar por completo su ejecución. Si resulta difícil planificar los plazos de una tarea, asignarla a otro empleado o aceptar el resultado, conviene descomponerla en partes manejables. Esto ayuda a:

• planificar con mayor precisión un gran volumen de trabajo,
• detectar con antelación los cuellos de botella,
• distribuir las responsabilidades,
• entender exactamente de qué se compone el resultado.

En Bitrix24, las tareas se pueden descomponer de dos maneras: mediante subtareas y listas de verificación.

Cuándo es necesario descomponer una tarea

La descomposición es necesaria cuando el volumen de trabajo es demasiado grande para una sola tarea. En estos casos, resulta difícil:

• estimar los plazos reales,
• entender el progreso actual,
• distribuir el trabajo entre las personas,
• detectar los retrasos a tiempo.

La descomposición convierte un objetivo grande en un conjunto de acciones concretas, cada una de las cuales se puede realizar, verificar y completar.

La tarea es grande y se extiende en el tiempo. Por ejemplo, el lanzamiento de un sitio web no se limita a una sola acción. El trabajo incluye el prototipo, el diseño, la maquetación, la incorporación de contenido y el lanzamiento. La descomposición permite definir las etapas y ver exactamente en qué paso se encuentra el trabajo, en lugar de guiarse por el estado general «En progreso».

Un mismo objetivo incluye varias etapas. Por ejemplo, preparar un informe para un cliente: recopilar datos, verificar las cifras, preparar la presentación y aprobar la versión final. Si no se definen las etapas, es fácil olvidar algunos pasos o recordarlos demasiado tarde.

En la tarea trabajan diferentes empleados o departamentos. La empresa tiene que abrir una nueva sucursal. Es imposible contemplarlo todo en una sola tarea: hay que seleccionar, contratar y capacitar a los empleados, preparar los documentos y aprobar los primeros planes de ventas.

Sin descomposición, la tarea resulta difícil de gestionar: hay mucho trabajo, la secuencia no es evidente y los plazos cambian constantemente. Al descomponerla, aparece una estructura con tareas independientes para cada acción. Cada tarea tiene un responsable y un plazo, se pueden realizar en paralelo y el supervisor ve el progreso general en lugar de informes separados.

Cuándo crear subtareas

Las subtareas son necesarias cuando un objetivo tiene varias partes independientes y cada una debe tener su propio resultado. Cada parte se convierte en una tarea independiente con su propio responsable y plazo. Las subtareas permiten ver quién se encarga de cada parte, en qué etapa se encuentra el trabajo y dónde se producen retrasos.

Las subtareas son necesarias en situaciones en las que:

• la tarea la realizan diferentes empleados o equipos,
• para cada parte es importante tener un resultado concreto, no solo el hecho de que se haya completado,
• las etapas requieren distintos períodos de tiempo y plazos independientes,
• el trabajo debe revisarse y aceptarse por separado de la tarea general.

Por ejemplo, para organizar un evento corporativo hay que elegir el lugar, aprobar el menú, encargar la decoración y preparar el programa. Todo esto son subtareas dentro de un mismo objetivo. Cada subtarea tiene su propio responsable, plazo y resultado.

Cómo crear una subtarea:

1–3. Ve a Tareas y abre la ficha de la tarea.
4–5. Haz clic en Subtareas y crea una nueva tarea. Si la tarea que necesitas ya existe, puedes seleccionarla de la lista.
6. En la nueva tarea, completa los campos principales: nombre, descripción, responsable y plazos.
7. Haz clic en Crear.
Crear tareas

En la ficha de la tarea principal se mostrarán todas las subtareas. Para ver rápidamente el bloque con las subtareas en la ficha, haz clic en Subtareas. En las fichas de las subtareas solo se mostrará la tarea principal.

Tarea principal con subtareas

Subtarea desde la que puedes acceder a la tarea principal

Cuándo agregar listas de verificación

Una lista de verificación es necesaria cuando una tarea la realiza una sola persona o un equipo pequeño y consta de varias acciones sencillas. Al mismo tiempo, la tarea sigue teniendo un único resultado.

En estos casos, crear una subtarea para cada acción resulta excesivo: la estructura se vuelve más compleja de lo necesario. La lista de verificación permite registrar todos los pasos y entender rápidamente qué se ha hecho y qué aún no se ha iniciado.

Por ejemplo, la tarea «Preparar una publicación para redes sociales» consta de los siguientes pasos:

• escribir el texto,
• seleccionar una imagen,
• programar la publicación,
• comprobar cómo se muestra.

Todas estas acciones conducen a un único resultado: el contenido publicado. Por lo tanto, basta con una lista de verificación.

Agrega una lista de verificación en la ficha de la tarea:

1. Haz clic en Listas de verificación.
2. Agrega los elementos y escribe qué hay que hacer.
3–4. Si necesitas la ayuda de tus compañeros para completar los elementos, asigna participantes. Haz clic en y selecciona a un empleado. Por ejemplo, el diseñador prepara la imagen, el especialista en marketing revisa el texto y el responsable principal controla la publicación y responde por el resultado completo.