Cuando el equipo trabaja en una tarea, la información suele estar distribuida en distintos lugares: las preguntas se comentan en mensajes privados, los archivos se envían por chat o se guardan en el disco, y las aprobaciones se realizan por correo electrónico. A un nuevo participante le resulta difícil incorporarse rápidamente al trabajo: tiene que buscar las conversaciones y los archivos necesarios en diferentes chats. Como resultado, no siempre está claro qué decisiones ya se han tomado y en qué etapa se encuentra la tarea.

En Bitrix24 todo el trabajo relacionado con la tarea está reunido en un solo lugar: conversaciones, llamadas, reuniones y archivos; todo está vinculado al contexto de la tarea. Aquí puedes comunicarte con clientes, contratistas y otros participantes externos. Nada se pierde: el equipo encuentra rápidamente la información necesaria y el responsable puede consultar en cualquier momento el historial del trabajo y el estado actual de la tarea.

Conversaciones en la tarea: un chat para todo el equipo

El chat de la tarea es un espacio para comunicarse y hacer seguimiento del trabajo de la tarea. En él se guardan los mensajes de los participantes y las notificaciones del sistema sobre los cambios. El historial del chat muestra qué decisiones ya se han tomado y en qué etapa se encuentra el trabajo. Los nuevos participantes se incorporan rápidamente al proceso, el responsable puede comprobar el estado de la tarea en cualquier momento y el equipo siempre trabaja con información actualizada.

En el chat de la tarea puedes:

• Hacer preguntas y aclarar detalles directamente durante el trabajo.
• Agregar participantes a la tarea.
• Mencionar a compañeros: recibirán una notificación de inmediato y responderán más rápido.
• Enviar los resultados de la ejecución de la tarea y marcarlos como resultados.
• Adjuntar archivos: documentos, diseños, hojas de cálculo; todo se almacena en un solo lugar.
• Hacer seguimiento de las acciones: quién cambió el plazo, modificó el estado o añadió un mensaje.
• Fijar mensajes importantes y agregarlos a favoritos para volver rápidamente a ellos.

Por ejemplo, un gerente coordina el texto para un sitio web con un redactor y un diseñador: todas las correcciones y versiones se comentan en el chat de la tarea. Cuando el cliente pide actualizar el material, no hace falta reconstruir nada de memoria: todo el historial está en el chat.

Participantes externos. Puedes invitar a personas externas al chat de la tarea, por ejemplo, clientes, contratistas o freelancers. El invitado obtiene acceso únicamente a esta tarea: ve la conversación, puede escribir en el chat y seguir los cambios mediante notificaciones por correo electrónico. El resto de los datos de la empresa no están disponibles para él.

Por ejemplo, una agencia de diseño trabaja en un sitio web para un cliente. Lo agregan a la tarea como huésped: el cliente ve la conversación, deja correcciones en el chat y recibe notificaciones por correo electrónico. La correspondencia con el cliente y las conversaciones internas del equipo se almacenan en un solo lugar.

IA en el chat. En el chat de la tarea está disponible CoPilot: escribe @ y selecciónalo de la lista. Pídele que resuma la conversación, proponga ideas o responda una pregunta; la respuesta aparecerá directamente en el chat y será visible para todos los participantes.

Chats de tareas. Si tienes muchas tareas, es conveniente seguir todas las conversaciones desde la sección Chats de tareas. Aquí puedes trabajar con las actualizaciones de las tareas igual que en un mensajero. A la izquierda está la lista de tareas con los últimos mensajes y a la derecha el chat de la tarea seleccionada. Las tareas con mensajes nuevos suben a la parte superior, por lo que es fácil ver dónde hay actualizaciones y dónde esperan una respuesta. Puedes recorrer rápidamente la lista, responder o leer los mensajes sin abrir cada tarea.

Esto ayuda a:

• Los supervisores: revisar rápidamente las actualizaciones de todas las tareas.
• Los responsables: hacer seguimiento de las actualizaciones de sus tareas en un solo lugar.
• Los observadores: mantenerse al tanto de los cambios.

Puedes abrir la lista de chats de tareas en la sección Tareas > Chats de tareas o en la sección Messenger > Chats de tareas.

Chats de tareas en la sección Tareas

Chats de tareas en Messenger

Notificaciones y contadores para no perder nuevos mensajes

Cada involucrado en la tarea recibe notificaciones según su rol. Los nuevos mensajes y cambios en la tarea se marcan con contadores, por lo que puedes ver de inmediato dónde esperan una respuesta.

Lo que recibe cada involucrado::

• Los responsables y los participantes: reciben notificaciones sobre todos los cambios en sus tareas.
• Los propietarios: reciben notificaciones sobre eventos importantes, por ejemplo, cuando la tarea se completa, cuando se completa una lista de comprobación o cuando se adjunta un resultado.
• Los observadores: reciben notificaciones sobre los cambios de estado de las tareas, por ejemplo, cuando una tarea se crea o se completa.

Si mencionan a un empleado en el chat, recibirá la notificación en cualquier caso, independientemente de su rol.

Llamadas: cuando el chat no es suficiente

A veces es más cómodo hablar por voz que escribir mensajes. En Bitrix24 puedes iniciar una llamada de audio o videollamada directamente desde el chat de la tarea, sin cambiar de sección. Después de la llamada, puedes registrar las conclusiones inmediatamente en el chat de la tarea para que no se pierda nada. En las videollamadas está disponible CoPilot Follow-up: preparará automáticamente la transcripción y un breve resumen de la reunión.
CoPilot Follow-Up: análisis de videollamadas con IA

Por ejemplo, el equipo no consigue ponerse de acuerdo sobre un diseño mediante mensajes porque cada uno entiende la tarea de forma diferente. Los compañeros inician una videollamada directamente desde el chat de la tarea, activan CoPilot Follow-up y en diez minutos resuelven todas las dudas. El resumen de la reunión aparecerá automáticamente en el chat.

Reuniones: planificación directamente desde la tarea

A veces es más conveniente realizar una reunión sobre una tarea: poner a los involucrados al tanto antes del inicio o comentar los resultados intermedios. Puedes crear una reunión directamente desde el chat de la tarea: haz clic en el icono del clip y selecciona Evento o reunión. El evento se vinculará a la tarea y los involucrados recibirán una invitación.

Por ejemplo, el diseñador envió el diseño final, pero el desarrollador y el gerente tienen preguntas. En lugar de mantener una larga conversación por chat, programan una reunión directamente desde el chat de la tarea. Los tres se reúnen, revisan el diseño y terminan con un plan claro.