En el nuevo diseñador de flujos de trabajo, el disparador es el primer paso de cualquier proceso. Supervisa un evento e inicia una cadena de acciones cuando ocurre.
Los disparadores del grupo CRM ayudan a reaccionar a tiempo ante los cambios en el CRM. Por ejemplo, un empleado actualiza la etapa de una negociación y Bitrix24 crea automáticamente una tarea para el departamento legal. Si cambia el responsable, el nuevo empleado recibe una notificación de inmediato. Si un disparador automático no es adecuado, puedes iniciar el proceso manualmente desde la ficha del elemento.
Contenido del artículo:
Consulta el artículo Cómo trabajar con los nodos de acción del grupo CRM para conocer los nodos de acción del grupo CRM.
Disparadores de cambio de campos
Los disparadores de este grupo supervisan cambios en las fichas del CRM e inician el proceso cuando se actualiza el campo indicado. No necesitas revisar cada ficha manualmente: el disparador se activa en cuanto cambian los datos.
Negociación actualizada. El disparador inicia el proceso cuando cambia un campo específico en la ficha de la negociación: la etapa, el monto, el responsable u otros.
Por ejemplo, una compañía vende software con un ciclo de aprobación prolongado. Cuando un empleado mueve la negociación a la etapa Contrato en firma, el departamento legal debe revisar el contrato. En el proceso se configura el disparador Negociación actualizada, que supervisa el campo Etapa. En cuanto cambia el valor, el nodo Tarea crea una tarea para el departamento legal y el nodo Notificaciones del usuario envía una notificación con el enlace a la negociación.
El contrato pasa a revisión de inmediato, sin llamadas ni recordatorios del empleado.
Contacto actualizado. El disparador inicia el proceso cuando cambia un campo específico en la ficha del contacto: teléfono, correo electrónico, cargo u otros.
Por ejemplo, una firma legal envía boletines a sus clientes con novedades legislativas y recordatorios para renovar contratos. Cuando el cliente informa un nuevo correo electrónico y el empleado actualiza el campo Correo electrónico en la ficha del contacto, se activa el disparador Contacto actualizado: el nodo Notificaciones del usuario informa al empleado que el correo cambió y le recuerda actualizar la lista de distribución.
El empleado ve la notificación de inmediato y realiza los cambios; los correos llegan al cliente sin demora.
Compañía actualizada. El disparador inicia el proceso cuando cambia un campo específico en la ficha de la compañía: industria, cantidad de empleados, dirección u otros.
Por ejemplo, una aseguradora trabaja con clientes corporativos y vincula el costo del paquete con la cantidad de empleados. Cuando el número de empleados de una compañía cliente pasa de 50 a 100 y el empleado actualiza el campo Empleados en la ficha de la compañía, se activa el disparador Compañía actualizada: el nodo Notificaciones del usuario informa al empleado y el nodo Tarea le asigna la tarea de revisar las condiciones y contactar al cliente.
El empleado se entera del cambio de inmediato y puede ofrecer nuevas condiciones a tiempo.
Prospecto actualizado. El disparador inicia el proceso cuando cambia un campo específico en la ficha del prospecto: origen, etapa, presupuesto u otros.
Por ejemplo, una agencia inmobiliaria recibe prospectos de distintas plataformas. Cuando el empleado le pregunta al cliente cómo conoció la agencia y completa el campo Origen con el valor Recomendación, se activa el disparador Prospecto actualizado: el nodo Notificaciones del usuario envía al empleado una notificación para recordarle que debe confirmar quién recomendó la agencia y registrarlo en el CRM. El nodo Prospecto cambia la etapa a Calificación.
Los datos sobre las recomendaciones siempre quedan registrados y la agencia sabe quién atrae nuevos clientes.
Cotización actualizada. El disparador inicia el proceso cuando cambia un campo específico en la ficha de la cotización: estado, monto, plazo de validez u otros.
Por ejemplo, una compañía envía cotizaciones a sus clientes. Cuando el empleado cambia el estado de la cotización a Rechazada, se activa el disparador Cotización actualizada: el nodo Notificar al supervisor informa al supervisor y el nodo Tarea asigna al empleado la tarea de averiguar el motivo del rechazo.
El supervisor ve de inmediato que la cotización fue rechazada y puede intervenir.
Automatización Inteligente de Procesos actualizada. El disparador inicia el proceso cuando cambia un campo específico en la ficha de un elemento de la automatización inteligente de procesos.
La automatización inteligente de procesos (SPA) permite crear tipos de elementos del CRM adaptados a las necesidades de la compañía, como solicitudes de compra, contratos o reclamos. Los campos dependen de la configuración de cada SPA.
Por ejemplo, una empresa de manufactura gestiona en Bitrix24 el SPA Solicitud de compra. Cuando el director financiero aprueba la solicitud y cambia el campo Estado de aprobación a Aprobado, se activa el disparador Automatización Inteligente de Procesos actualizada: el nodo Tarea crea una tarea para el encargado de compras y el nodo Notificaciones del usuario le envía una notificación.
El encargado de compras recibe la tarea apenas la solicitud pasa al estado Aprobado.
Seguimiento del cambio de persona responsable
El disparador inicia el proceso cuando cambia el empleado responsable de un elemento del CRM.
Por ejemplo, en el departamento de ventas de una gran compañía, los empleados a veces se van de vacaciones o pasan a otro departamento. Cuando el supervisor cambia el responsable de una negociación, se activa el disparador Seguimiento del cambio de persona responsable: el nodo Notificaciones del usuario envía al nuevo empleado una notificación con el enlace a la negociación y el nodo Agregar miembros al chat lo agrega al chat con el cliente.
El nuevo empleado ve de inmediato la conversación y sabe en qué etapa está la negociación.
Disparadores de inicio manual
Los disparadores de inicio manual permiten iniciar un proceso de negocio directamente desde la ficha del elemento, sin esperar un evento.
En el grupo CRM hay varios disparadores de inicio manual:
- Inicio manual desde la negociación
- Inicio manual desde el contacto
- Inicio manual desde la compañía
- Iniciar manualmente desde el prospecto
- Inicio manual desde la cotización
- Inicio manual desde el SPA
- Inicio manual desde la factura
La lógica es la misma para todos los disparadores: el empleado inicia el proceso manualmente cuando lo necesita. Veamos algunos ejemplos:
- El cliente escribe en el chat y solicita los documentos de cierre de la negociación. No cambió nada en la ficha, por lo que el disparador automático no se activa. El empleado abre la ficha de la negociación e inicia el proceso manualmente: el nodo Tarea asigna al contador la tarea de preparar los documentos y el nodo Notificaciones del usuario le informa.
- El cliente solicita una cotización. El empleado abre la ficha de la cotización e inicia el proceso manualmente: el nodo Enviar un correo electrónico prepara el correo y lo envía al cliente.
Resumen
- Los disparadores de cambio de campos supervisan campos específicos en las fichas del CRM e inician el proceso en cuanto cambia el campo.
- El disparador Seguimiento del cambio de persona responsable se activa cuando cambia el responsable y ayuda a transferir el trabajo sin perder el contexto.
- Los disparadores de inicio manual permiten iniciar el proceso desde la ficha en cualquier momento, cuando un disparador automático no es adecuado o necesitas actuar de inmediato.
- Cada tipo de elemento —negociación, contacto, compañía, prospecto, cotización, elemento de un SPA y factura— tiene su propio disparador de inicio manual.