En Bitrix24, puedes automatizar la firma de documentos con los empleados. El grupo de nodos de Firma electrónica para RR. HH. en el editor de flujos de trabajo ejecuta automáticamente las acciones necesarias: cuando el documento se envía para su aprobación o firma, cuando comienza el llenado o cuando se obtienen todas las firmas.

Los disparadores y las acciones permiten configurar la automatización según las necesidades de la compañía. Para cada evento o paso que no requiere la participación del empleado, puedes agregar el nodo correspondiente.

Los nodos de Firma electrónica para RR. HH. incluyen cuatro disparadores y una acción. Los disparadores inician el proceso en respuesta a un evento, por ejemplo, cuando el documento pasa a la etapa de firma. La acción ejecuta un paso específico dentro del proceso, como enviar el documento al empleado para que lo firme.

Cómo rastrear la aprobación de un documento

El disparador inicia el proceso cuando el documento se envía para su aprobación. Puedes notificar automáticamente a las personas correspondientes o preparar el siguiente paso.

Por ejemplo, cuando el contrato laboral de un nuevo empleado se envíe al supervisor del departamento para su aprobación, Bitrix24 notificará al director de RR. HH.: el documento está en aprobación y pronto pasará a firma.

Cómo rastrear el llenado de un documento

El disparador inicia el proceso cuando comienza el llenado del documento. Puedes involucrar a los empleados necesarios desde una etapa temprana del trabajo con el documento.

Por ejemplo, un pasante del departamento legal abre el contrato laboral para ingresar los datos personales del empleado. Bitrix24 notificará al abogado principal que se comenzaron a ingresar los datos personales y que debe comprobar que sean correctos.

Cómo rastrear el paso de un documento a la etapa de firma

El disparador Documento enviado a la Firma electrónica para RR. HH inicia el proceso cuando el documento se envía al empleado o al representante de la compañía para su firma. Así, puedes dar seguimiento a cada etapa de la firma.

Por ejemplo, cuando el director de la compañía firme el reglamento sobre el trabajo en días de descanso y el documento se envíe a los empleados, Bitrix24 asignará una tarea al responsable de RR. HH. para verificar qué empleados ya firmaron el documento.

Cómo detectar cuándo finaliza la firma de un documento

El disparador El documento fue firmado en la Firma electrónica para RR. HH inicia el proceso cuando todos los empleados hayan firmado el documento o se hayan negado a firmarlo.

Por ejemplo, cuando todos los empleados hayan completado su parte del proceso, Bitrix24 notificará al responsable de RR. HH. Si todos firmaron, el proceso se da por terminado. Si alguien se negó a firmar, el responsable de RR. HH. recibirá una tarea para averiguar el motivo del rechazo.

Cómo firmar un documento con un empleado

El nodo Firmar el documento con el empleado envía al empleado una plantilla de documento de la compañía para que la firme. El documento se envía automáticamente en el momento adecuado, sin necesidad de enviarlo manualmente en cada etapa.

Por ejemplo, cuando el empleado complete y envíe el consentimiento para el tratamiento de datos personales, Bitrix24 le enviará automáticamente el contrato laboral para que lo firme.