Los grupos de nodos «Administración de tareas» y «Distribución de la tarea» incluyen acciones y disparadores para trabajar con tareas dentro de un proceso:

• Administración de tareas: nodos para realizar acciones básicas con las tareas. Permiten crear tareas, cambiar sus parámetros, asignar responsables y obtener los datos necesarios.
• Distribución de la tarea: nodos para trabajar con flujos. Ayudan a distribuir automáticamente las tareas entre los participantes según reglas definidas. No es necesario controlar las tareas manualmente: el proceso reacciona por sí solo a los eventos, como un cambio de estado o el vencimiento de una tarea, y redistribuye la carga de trabajo cuando es necesario.

Nodo Tarea

El nodo crea tareas en un proceso de negocio y permite administrarlas. Abre el nodo y, en la sección Reglas, haz clic en Agregar regla. Selecciona el tipo de regla Acción. En la lista, elige qué quieres hacer con la tarea:

• crear tarea,
• obtener información de la tarea,
• modificar tarea,
• cambiar el estado,
• cambiar al responsable,
• eliminar la tarea.

Crear tarea —crear una tarea para un empleado.

Por ejemplo, una compañía tiene un proceso de incorporación de nuevos empleados. En él participan un especialista de RR. HH., un supervisor y un especialista de TI, y cada uno debe completar su parte del trabajo.

Cuando se inicia el proceso «Incorporar a un nuevo empleado», Bitrix24 asigna automáticamente tareas a todos los participantes: RR. HH. debe preparar los documentos y enviar la oferta, el supervisor debe realizar la entrevista y aprobar al candidato, y TI debe preparar el lugar de trabajo y los accesos. Así, todas las tareas aparecen a tiempo y no se omite ningún paso.

Obtener información de la tarea — obtener datos de una tarea y usarlos en los siguientes pasos del proceso.

Por ejemplo, en una compañía los empleados crean tareas para preparar contratos con clientes. Es importante que los datos de la tarea se agreguen automáticamente a los documentos.

En el proceso «Preparar un contrato para el cliente», Bitrix24 toma la fecha de creación de la tarea y la agrega al documento. El empleado no tiene que completar los datos manualmente: ya están en la tarea y se utilizan automáticamente en el proceso.

Modificar tarea — actualizar los parámetros de la tarea: fecha límite, descripción u otros campos. Antes de configurar la acción, selecciona la tarea que activó el disparador o una tarea de la negociación relacionada.

Por ejemplo, en una compañía los empleados trabajan con tareas para preparar documentos de clientes. Si una tarea no se completa a tiempo, es importante que el supervisor intervenga oportunamente.

En el proceso está configurado el disparador «La tarea cambió a atrasada». Cuando vence la fecha límite de la tarea, Bitrix24 agrega automáticamente al supervisor como observador. El supervisor recibe una notificación y puede intervenir de inmediato, sin esperar un mensaje del empleado.

Cambiar el estado — mover la tarea al estado necesario. La acción funciona con la tarea seleccionada, por ejemplo, la que activó el disparador o una tarea relacionada con el proceso.

Por ejemplo, en el CRM un empleado trabaja con negociaciones de distintos clientes. Para los clientes grandes, la compañía aplica una revisión adicional: antes de enviar documentos o iniciar el trabajo, el supervisor debe revisar la tarea. Para los demás clientes, esta revisión no es necesaria.

En el proceso está configurado el disparador «Se alcanzó el estado de la tarea especificado». Cuando la tarea pasa al estado «Revisión pendiente», Bitrix24 consulta los datos de la negociación relacionada con esa tarea. Si la negociación no corresponde a un cliente grande, el proceso cambia automáticamente la tarea al estado «Completada». Así, las tareas habituales no se detienen en la etapa de revisión y los empleados no pierden tiempo cerrándolas manualmente.

Cambiar al responsable — asignar otro responsable a la tarea. La acción funciona con la tarea seleccionada, por ejemplo, la que activó el disparador o una tarea obtenida de los datos relacionados del proceso.

Por ejemplo, en una compañía el trabajo con tareas está relacionado con negociaciones. Cada negociación incluye una tarea para preparar documentos. Si el importe de la negociación supera un límite determinado, la tarea debe asignarse a un gerente con más experiencia.

El proceso comprueba el importe de la negociación, encuentra la tarea relacionada y la asigna automáticamente a un gerente sénior. Así, las tareas importantes llegan de inmediato a los empleados adecuados.

Eliminar la tarea — eliminar una tarea si ya no es necesaria. La acción funciona con la tarea seleccionada: la que activó el disparador o una obtenida mediante otras acciones.

Por ejemplo, en una compañía las tareas del CRM ayudan a controlar las etapas del trabajo con el cliente. Algunas tareas solo se necesitan como paso intermedio, por ejemplo, para revisar datos o preparar un documento.

En el proceso está configurado el disparador «Se alcanzó el estado de la tarea especificado». Cuando la tarea pasa al estado «Completada», Bitrix24 la elimina si era una tarea técnica y ya no es necesaria. Así, la lista de tareas no se sobrecarga y los empleados solo ven el trabajo actual.

Se alcanzó el estado de la tarea especificado

El disparador inicia el proceso cuando la tarea cambia al estado especificado, por ejemplo, «En progreso», «Revisión pendiente» o «Completada». Permite reaccionar automáticamente a los cambios en las tareas: no es necesario comprobar su estado manualmente, ya que el proceso se inicia de forma automática.

Veamos algunos ejemplos:

• En una negociación, el empleado asigna al abogado la tarea de aprobar un contrato con el cliente. Cuando el abogado completa la tarea y la cambia al estado «Completada», Bitrix24 inicia el proceso: envía el contrato al cliente o mueve la negociación a la siguiente etapa. El empleado no tiene que comprobar la tarea, ya que el proceso se inicia automáticamente.
• Una compañía incorpora a un nuevo empleado. RR. HH. crea una tarea para preparar el lugar de trabajo. Cuando la tarea pasa al estado «En progreso», Bitrix24 inicia el proceso y asigna tareas: a TI, entregar una computadora portátil y los accesos; a contabilidad, registrar al empleado en el sistema contable; y al supervisor, realizar una reunión de introducción.

La tarea cambió a atrasada

El disparador inicia el proceso cuando el estado de la tarea cambia a Atrasada. Esto permite reaccionar a tiempo ante los retrasos: puedes notificar al supervisor o iniciar acciones adicionales. No es necesario controlar las fechas límite manualmente, ya que el proceso se inicia de forma automática. Veamos algunos ejemplos:

• En una negociación, el empleado asigna al contador la tarea de preparar una factura para el cliente. Si la tarea vence, Bitrix24 inicia el proceso: envía una notificación al supervisor o crea una nueva tarea marcada como «Urgente».
• En una compañía hay una tarea para preparar una cotización. Si vence la fecha límite, Bitrix24 inicia el proceso: notifica al supervisor y cambia el responsable por un gerente sénior.