En el nuevo diseñador de flujos de trabajo, cada proceso se crea con nodos: bloques de acciones preconfigurados. Algunos nodos inician el proceso y se denominan disparadores. Otros realizan acciones concretas: crean un prospecto, generan un código QR, envían una notificación y mucho más.

Un disparador es siempre el primer paso. Supervisa un evento e inicia el proceso cuando este ocurre. Por ejemplo, cuando un cliente completa un formulario en el sitio web o regresa a una página después de una ausencia prolongada. Después de que el disparador se activa, el proceso continúa con los nodos de acción.

En los grupos Marketing y Generación de prospectos se encuentran nodos para trabajar automáticamente con clientes potenciales: realizar el seguimiento de sus acciones en el sitio web, crear y actualizar prospectos en CRM, generar códigos QR para tareas de marketing. Cada uno de ellos puede utilizarse de forma independiente en tu propio escenario.

Nodo Prospecto

El nodo trabaja con prospectos dentro del proceso de negocio. Abre el nodo y, en la sección Reglas, selecciona Configuración general (General settings). En la lista, elige qué debe hacerse con el prospecto:

• crear un prospecto,
• planificar actividad,
• modificar el prospecto,
• cambiar la compañía vinculada,
• cambiar el contacto vinculado.

Crear un prospecto: crea un nuevo prospecto en CRM y lo completa con los datos del proceso.

Por ejemplo, una agencia inmobiliaria lanza una campaña publicitaria y publica un formulario en su sitio web.

En el proceso está configurado el disparador Seguimiento del envío de formularios CRM. Cuando un posible comprador completa el formulario, Bitrix24 inicia el proceso y crea un prospecto con el nombre, el teléfono y la solicitud del cliente.

El empleado abre el prospecto y ve inmediatamente todos los datos del cliente: no es necesario transferir manualmente la información del formulario al CRM. Ninguna solicitud se pierde.

Planificar actividad: crea una actividad en la línea de tiempo del prospecto: una llamada, una reunión o un correo electrónico.

Por ejemplo, una tienda online de productos electrónicos trabaja con clientes que mostraron interés en un producto, pero no realizaron la compra. El empleado envió a uno de estos clientes una selección de computadoras portátiles y una cotización; el cliente abrió el correo, pero no respondió.

En el proceso está configurado el disparador Seguimiento de un cliente que vuelve. Cuando el cliente vuelve a entrar en el sitio web, Bitrix24 inicia el proceso y programa una actividad en la línea de tiempo del prospecto: llamar al cliente. El empleado ve la actividad y realiza la llamada en el momento oportuno.

Modificar un prospecto: actualiza los campos del prospecto: estado, responsable, etapa u otros datos.

Por ejemplo, una empresa de construcción recibe solicitudes para calcular el costo de una reforma. Un cliente dejó una solicitud hace un mes, el empleado envió el presupuesto, pero el cliente dejó de responder.

En el proceso está configurado el disparador Seguimiento de un cliente que vuelve. Cuando el cliente vuelve a visitar el sitio web y consulta la página con ejemplos de trabajos realizados, Bitrix24 encuentra el prospecto y lo mueve automáticamente de la etapa Presupuesto enviado a la etapa Interés renovado. Si en la configuración del proceso se ha definido una condición, al mismo tiempo se cambia el responsable por un gerente sénior que trabaja con clientes interesados.

El gerente sénior recibe una notificación y llama al cliente mientras este todavía está en el sitio web.

Cambiar la compañía vinculada: actualiza los datos de la compañía asociada al prospecto.

Por ejemplo, un cliente dejó una solicitud e indicó el nombre de su departamento. Se creó el prospecto, pero la compañía se vinculó de forma incorrecta. Más tarde, el cliente volvió a completar el formulario e indicó la razón social correcta de la compañía con la que debía firmarse el contrato.

En el proceso está configurado el disparador Seguimiento del envío de formularios CRM. Cuando el cliente completa el formulario por segunda vez, Bitrix24 encuentra el prospecto y actualiza la compañía vinculada con la correcta.

El empleado abre el prospecto y ve los datos actualizados: no es necesario buscar y corregir manualmente la compañía.

Cambiar el contacto vinculado: actualiza los datos del contacto asociado al prospecto.

Por ejemplo, un despacho jurídico trabaja con clientes habituales. Un cliente con el que ya se había trabajado vuelve a completar un formulario en el sitio web; esta vez indica un nuevo teléfono de trabajo y una nueva dirección de correo electrónico porque ha cambiado de empleo.

En el proceso está configurado el disparador Seguimiento del envío de formularios CRM. Cuando se completa el formulario, Bitrix24 encuentra el contacto existente del cliente y actualiza el teléfono y el correo electrónico.

El empleado abre la ficha y ve los datos actualizados: no es necesario comparar las solicitudes antigua y nueva ni hacer los cambios manualmente.

Seguimiento del envío de formularios CRM

El disparador inicia el proceso después de que el cliente completa un formulario de CRM: deja una solicitud, se registra o realiza una consulta. No es necesario supervisar manualmente las nuevas solicitudes: el proceso se inicia automáticamente en cuanto se completa el formulario.

Veamos algunos ejemplos:

• Una tienda publica en su sitio web un formulario para reservar una cita para probarse prendas. En cuanto el cliente completa el formulario, Bitrix24 inicia el proceso: se activa el disparador Seguimiento del envío de formularios CRM y el nodo Prospecto crea un prospecto con los datos del cliente. El empleado abre el prospecto y ve quién hizo la reserva y para qué hora.

• Una empresa organiza un webinar y recopila registros mediante un formulario. Cuando un participante completa el formulario, Bitrix24 inicia el proceso: el disparador registra el evento y el nodo Prospecto crea un prospecto con los datos del participante. El empleado ve la nueva solicitud en CRM y se pone en contacto con el participante.

Seguimiento de un cliente que vuelve

El disparador inicia el proceso cuando un cliente vuelve a visitar el sitio web. Esto permite reaccionar a tiempo al interés del cliente: el proceso se inicia automáticamente, sin necesidad de supervisar manualmente las visitas.

Veamos algunos ejemplos:

• Una empresa de venta de equipos industriales trabaja con un ciclo de negociación largo: el cliente puede estudiar las cotizaciones durante varias semanas. El empleado envió al cliente una cotización, pero este dejó de responder y no contestaba las llamadas. Dos semanas después, el cliente volvió a entrar en el sitio web y comenzó a consultar las páginas con los equipos.

En el proceso está configurado el disparador Seguimiento de un cliente que vuelve. Bitrix24 detecta que el cliente ha vuelto al sitio web y envía inmediatamente una notificación al gerente. El empleado llama al cliente justo cuando este está estudiando activamente la oferta. La probabilidad de cerrar la negociación aumenta considerablemente.

• Un gimnasio trabaja con una base de clientes cuya suscripción ha caducado. Cuando un antiguo cliente entra en el sitio web y consulta la página de tarifas, Bitrix24 detecta la visita e inicia el proceso: envía automáticamente al cliente un correo electrónico con una oferta personalizada: un 20 % de descuento al comprar una suscripción durante los tres días siguientes. El cliente recibe la oferta en el momento adecuado, cuando él mismo ha mostrado interés.

Crear código QR

El nodo crea un código QR dentro del proceso de negocio y pasa sus datos a los siguientes pasos para enviarlo al cliente, insertarlo en un documento o publicarlo en un sitio web. El nodo genera varias opciones: un enlace corto a la página, enlaces para insertar en código BB o HTML, una versión para imprimir y otras. Estos datos pueden utilizarse en otros nodos del proceso; por ejemplo, para enviar el enlace al cliente.

Veamos algunos ejemplos:

• Una empresa organiza una presentación privada para sus socios estratégicos. Bitrix24 crea un código QR para acceder al evento. El socio escanea el código y pulsa el botón de confirmación. Bitrix24 detecta que ha llegado y envía una notificación al empleado responsable. El empleado sabe que su socio ya está en el lugar y va personalmente a recibirlo. Ningún invitado importante queda sin atención.

• Una empresa participa en una feria del sector y quiere recopilar los contactos de los visitantes directamente en su stand. En el proceso está configurado el disparador Seguimiento del envío de formularios CRM, que se activará cuando el visitante escanee el código y complete el formulario. El visitante escanea el código con el teléfono, accede al formulario y deja sus datos de contacto. El empleado no necesita recopilar manualmente las tarjetas de visita ni transferir los datos: todas las solicitudes llegan inmediatamente al CRM.