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Soporte Bitrix24

Reglas de automatización de CRM

Clasificación:

Las reglas de automatización de Bitrix24 están diseñadas para ayudarle a automatizar el trabajo con registros de CRM (leads & deals). Utilice reglas de automatización para agilizar el proceso de administración de clientes y ayudar a los empleados a adherirse al algoritmo de procesamiento de un prospecto.

¿Cómo funciona?

La reglas de automatización es un algoritmo planificado previamente para el procesamiento de prospectos y negociaciones que se inicia cuando una entidad de CRM pasa a un estado nuevo. Las reglas de automatización pueden especificar el tiempo de activación y una acción: tarea, notificación, correo electrónico, llamada u otra acción de su elección.

Puede personalizar las reglas de automatización directamente en la ficha del prospecto o negociación. Estos ajustes se guardarán para todos los elementos similares.

También se puede configurar las reglas de automatización desde CRM > Configuraciones > Automatización.

De forma predeterminada, el sistema tiene varias reglas de automatización estándar que realizan acciones simples: envían notificaciones a los empleados y gerentes.

Los procesos ya ejecutados se marcarán con una marca de verificación verde, para que pueda determinar fácilmente el estado actual de las cosas.

Configuración de reglas de automatización

Para editar las reglas de automatización pulse el botón Configurar reglas de automatización.

En el modo de edición, puede arrastrar o cambiar las reglas existentes, así como crear un robot nuevo.

Cada acción está vinculada a un estado específico, así que para crear una regla de automatización nueva, seleccione la columna requerida y haga click en el botón Agregar.

Para implementar algoritmos complejos y específicos, puede cambiar al modo de Diseñador del Flujo de Trabajo. Esta opción está disponible para suscriptores de planes Standard y Professional.

Ejecutar - este es el parámetro clave que especifica cuándo se debe aplicar la regla y la acción realizada.

  • Inmediatamente - la acción se realizará inmediatamente después de que el registro de CRM haya cambiado su estado. 
  • Intervalo - retrasa el intervalo antes de que se aplique la regla, después de que un registro de CRM haya cambiado de estado. Por ejemplo, después de enviar un correo electrónico al cliente, vuelva a llamar en un día para saber si el cliente está interesado en la propuesta. En 2 días - para enviar otro correo electrónico, etc. 
  • Antes - de que la regla sea aplicada al período especificado previamente a la fecha especificada en el registro de CRM (prospecto o negociación). Por ejemplo, puede enviar un recordatorio de pago un día antes de la fecha de vencimiento.
  • Tiempo exacto - este parámetro ayuda a crear una cadena de acciones lógicas, cuando su regla no debe activarse antes de aplicar la regla anterior. Por ejemplo, si no se ha enviado correo electrónico, la llamada al cliente no se programará.

Seleccione la opción Solo horas de trabajo para que la regla de automatización no tome en consideración el horario no laborable, los días festivos y los fines de semana.

La opción Hora local le permite tener en cuenta la zona horaria del empleado actual al calcular el tiempo de ejecución.

Para conocer más en detalle cómo se puede configurar tiempo de trabajo, fin de semana y vacaciones en el artículo Configuración de la página Bitrix24.

También puede construir un algoritmo completo usando la opción Después de la regla de automatización anterior. En este caso, el sistema esperará la ejecución del robot anterior.

Por defecto, la regla de automatización se ejecutará para todos los elementos con el estado especificado. Sin embargo, puede configurar condiciones adicionales, por ejemplo, crear una tarea separada solo para un monto grande de la negociación.

Además, los valores de los campos de prospecto o negociación están disponibles para cada regla de automatización. Por ejemplo, puede establecer el campo Nombre principal del prospecto como el título de la tarea que se creará.

Tipos de reglas de automatización

Todas las reglas de automatización se agrupan en 4 categorías:

  • empleados;
  • comunicaciones del cliente;
  • publicidad;
  • reglas de automatización personalizadas.

Por empleado

Actividad

Es la regla de automatización más simple - el robot creará una actividad de CRM al empleado especificado.

Especifique el tema y la descripción de la actividad, marque las opciones Importante y Auto completar la actividad, cuando el estado se actualiza si es necesario.

Agregar comentario (Add comment)

La regla de automatización le permite dejar un comentario sobre la negociación o prospecto.

El comentario aparecerá en la ficha del elemento de CRM.

Agregar a excepciones

La regla de automatización agregará los datos de prospectos o negociaciones a la lista de excepciones. Los e-mails y llamadas de este cliente ya no caerán en CRM.

Lea más en detalle en el artículo Lista de excepciones.

Escribir en el historial

Esta regla de automatización permite escribir información adicional en el historial del prospecto o negociación.

El texto especificado aparecerá en la pestaña Historial con el tipo de evento Información.

Para obtener más información al respecto, lea el artículo Historial del CRM.

Añadir mensaje al Flujo de Actividad

El robot creará un mensaje en el Flujo de Actividad con el tema, la descripción y los destinatarios especificados.

Reservar un recurso (Book a resource)

El robot le permite reservar el tiempo de un empleado que se especifica en la configuración del campo con el tipo Reservar un recurso.

Ingrese el nombre del servicio, la fecha de inicio y la duración, así como los empleados cuyo tiempo debe reservarse.

Encontrará más información en el artículo Reservar un recurso.

Cambiar estado

La regla de automatzización cambiará el estado del registro (prospecto o negociación) automáticamente después de que se cumpla cierta condición.

Cambiar persona responsable

Es una regla de automatización simple que cambia la persona responsable del registro de CRM.

Cancelar la reserva

Esta regla de automatización cancelará todas las reservas activas en el campo seleccionado del prospecto o negociación.

Encontrará más información en el artículo Reservar un recurso.

Cambiar la compañía

El robot le permite cambiar cualquier información sobre la compañía en la negociación - simplemente seleccione el campo que quiere editar e ingrese el valor nuevo.

Cambiar el contacto

Esta regla de automatización le permite cambiar cualquier información sobre el contacto de la negociación - simplemente seleccione el campo que quiere editar e ingrese el valor nuevo.

Control

El robot enviará un mensaje a las personas especificadas (de forma predeterminada, es el supervisor del empleado responsable).

Crear Documento del CRM

Seleccione una plantilla de la lista, y el robot creará un documento basado en ella.

Lea más en detalle sobre los Documentos del CRM en el artículo Documentos en CRM.

Crear contacto para el prospecto

La regla de automatización creará un contacto y lo vinculará al prospecto. Al mismo tiempo este lead se convertirá en un prospecto repetido.

Este robot no mueve el prospecto a otro estado, sino que solo crea un contacto.

Crear usando una fuente

El robot puede convertir prospectos o negociaciones (o sea, generar otros elementos de CRM). Por ejemplo, puede crear una negociación, contacto o compañía a base de un prospecto, y luego generar una cotización o factura a base de la negociación.

Eliminar registro del CRM

La regla elimina el elemento de CRM (prospecto o negociación) cuando se aplica. Por ejemplo, puede eliminar prospectos que se mueven al estado Prospecto no útil.

Enviar SMS

El robot enviará un mensaje SMS a las personas seleccionadas a través de uno de los proveedores (que debe estar configurado previamente).

Esperar

Puede usar el robot de espera para crear cadenas de acciones. Especifique el período de espera y, si es necesario, agregue un comentario.

Cualquier actividad del cliente finalizará la espera. Por ejemplo: primero envíe una carta, luego no realice ninguna acción hasta que reciba la respuesta del cliente.

Generar el código (Generate code)

El robot le permite crear código con el formato y la longitud seleccionados.

Por ejemplo, se puede utilizar el código para generar un cupón único para cada cliente. Y luego agregar este código a la negociación como un robot separado.

Cuando el robot crea un código, su valor se puede usar en otras reglas de automatización usando el menú Reglas de automatización > Generar Código (Generate code) > Código (Code).

Enviar correo electrónico

Esta regla de automatización enviará un correo electrónico a los empleados especificados. No se olvide de especificar el asunto y el texto del mensaje y agregar destinatarios.

Notificación

La regla de automatización enviará una notificación a los empleados especificados.

Editar documento

El robot cambiará el campo seleccionado del prospecto o negociación. Por ejemplo, puede agregar "Convertido con éxito" al título del prospecto cuando éste pasa a la etapa exitosa.

Programar una llamada / una reunión

El robot programará una reunión o llamada con el cliente, agregará el evento a la lista de actividades y al calendario del responsable.

Puede elegir una de las siguientes opciones para la fecha de inicio de la actividad: hoy, mañana, en dos días o en tres días. También puede especificar el asunto y la descripción. La ubicación puede ser el valor del campo Dirección del prospecto.

Tarea

Puede asignar una tarea al responsable.

Especifique el nombre y la descripción de la tarea, la persona responsable y la fecha límite.

Haga click en Más (More) para abrir la configuración más detallada.

Estos campos coinciden con los campos de tareas habituales.


Comunicaciones del cliente

Enviar SMS

El sistema envía un sms al cliente (con texto prediseñado) a través del proveedor de Marketplace seleccionado.

El proveedor debe estar configurado previamente. Encontrará la información más detallada en el artículo Twilio - notificaciones por SMS.

Enviar mensaje

Esta regla envía mensajes de correo electrónico automáticamente a sus clientes. Simplemente agregue el título y el texto del mensaje.

Mensaje de Canal Abierto

El robot enviará al cliente un mensaje con el texto especificado al messenger o a la red social desde la cual se puso en contacto con su empresa.

En el artículo Configuración de los Canales Abiertos encontrará más detalles sobre cómo conectar varios canales de comunicación.

Robollamada Informativa

El robot realizará una llamada informativa al cliente y hablará el texto especificado. Por ejemplo, puede llamar al cliente después de crear una negociación para brindar más instrucciones sobre el pago de la factura.

Tenga en cuenta que solo se pueden hacer 5 llamadas a la vez. Las llamadas restantes se realizarán una vez finalizadas las llamadas actuales.
Para realizar llamadas, hay que configurar la telefonía primero. Solo se admiten números alquilados y conexiones PBX a través del conector SIP.

Publicidad

Son reglas que envían automáticamente datos de clientes a las audiencias de destino y listas de marketing en varias redes publicitarias.

Tenga en cuenta que esta regla sólo envía la información sobre el cliente (correo electrónico o teléfono). Debe tener el anuncio configurado en la plataforma de publicidad seleccionada en primer lugar.

Anuncios de Facebook

Puede ejecutar los anuncios de Facebook directamente desde su cuenta Bitrix24:

Para añadir la Regla de Automatización, elija Publicidad > Publicidad de Facebook. Configure parámetros de ejecución publicitaria y haga clic en Conectar:

Después de la autorización de la cuenta, verá su cuenta de publicidad dentro de Facebook & su audiencia agregada en forma automática. Elija el público deseado y configure la opción "quitar de la audiencia", si es necesario.

Una vez configurada la regla de automatización, puede estar seguro de que el sistema enviará automáticamente los detalles del cliente (desde un prospecto hasta el acuerdo) a la audiencia de Facebook conectada. Tenga en cuenta que el sistema envía los datos del cliente (correo electrónico o número de teléfono) a la audiencia de Facebook. Debe crear y configurar nuevos anuncios en el administrador de anuncios de Facebook.


Reglas de automatización personalizadas

WebHook

Los WebHooks son una forma en que Bitrix24 interactúa con servicios de terceros. Lea más sobre esta tecnología en el artículo Webhooks.

Para crear esta regla de automatización debe ingresar la dirección del manejador y los parámetros a transferir.

Marketplace24

Para agregar características adicionales, puede usar aplicaciones del catálogo de Marketplace.

Este enlace lo llevará a la página de instalación de la aplicación.

Copiar reglas de automatización

Si es necesario, puede copiar el robot seleccionado; para hacerlo arrastre su tarjeta con la tecla Ctrl presionada.

Permisos de acceso a las reglas de automatización

Puede configurar los permisos de acceso de usuarios a las reglas de automatización desde CRM > Configuraciones > Permisos > Permisos de acceso.

Abra el rol deseado y elija el nivel de permiso - Leer o Actualizar.

Puede configurar por separado el acceso a las reglas de automatización en Prospectos y Negociaciones.

La reglas de automatización en prospectos y negociaciones están disponibles para los suscriptores de planes CRM+, Standard y Professional.

Consulte la página de planes y precios para obtener más información sobre las tarifas y herramientas disponibles.


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