La gestión del inventario es una herramienta de Bitrix24 para controlar los productos almacenados. Todas las recepciones, ventas, transferencias y bajas se registran, y los datos se actualizan en tiempo real.

La gestión del inventario ayuda a:

• Conocer las existencias reales: los datos se actualizan con cada operación y las existencias siempre están actualizadas.
• Reservar productos: asignarlos a un cliente específico mientras la negociación sigue en curso.
• Detectar pérdidas: identificar rápidamente discrepancias y analizar sus causas.
• Controlar la rentabilidad: ver el beneficio bruto y el costo de cada producto.

Añadir productos al catálogo

El catálogo es un directorio único de productos y servicios para CRM y la tienda online. Los productos del catálogo se pueden añadir a una tienda online o a un sitio web.
Tienda online: configuraciones del catálogo

1–3. Ve a CRM > Inventario > Catálogo de producto.
4. Para añadir un producto, haz clic en Crear. Para cada producto puedes indicar el precio, el código de barras, las dimensiones, una fotografía y SKU, por ejemplo, diferentes tallas o colores de un mismo producto.
Cómo crear un producto en el catálogo

Si tienes un catálogo amplio, distribuye los productos por categorías: crea secciones y subsecciones para que los responsables encuentren más rápido los productos en las negociaciones. Si tienes muchos productos, impórtalos para no tener que añadirlos manualmente uno por uno.
Catálogo de productos y servicios
Importación de productos

Activar la gestión del inventario

Cuando hayas añadido los productos al catálogo, activa la gestión del inventario. La primera vez que accedas a esta sección, Bitrix24 te propondrá elegir el método de valoración.

1–3. Ve a la sección CRM o Sitios web y tiendas y abre la pestaña Inventario > Gestión del inventario.

4-5. Indica el método de valoración de productos, es decir, cómo se calculará el costo al vender:

• Promedio: el costo se calcula como la media de todos los lotes disponibles. Adecuado para productos con precios de compra variables, por ejemplo, cuando se compran en moneda extranjera.
• FIFO (primero en entrar, primero en salir): se descuentan primero los productos recibidos antes. Adecuado para negocios donde los precios disminuyen con el tiempo, por ejemplo, equipos tecnológicos o colecciones de temporada.

Una vez activada la gestión de inventario, para cambiar el método de valoración debes desactivarla y volver a activarla.
Gestión del inventario: cálculo de costos y reporte de beneficio

6. Haz clic en Habilitar la gestión del inventario.
7. Confirma la anulación de existencias. Antes de activar la gestión del inventario, Bitrix24 pondrá a cero las existencias actuales. Los borradores de documentos se conservarán.

Registrar las existencias iniciales

Para que el inventario refleje la situación real, registra la cantidad de productos que ya tienes disponibles. Para ello, crea un ajuste de existencias.

Al activar la gestión del inventario, se abrirá la sección Inventario con una propuesta para añadir el primer documento de existencias.

1. Haz clic en Crear.
2. En el documento, indica los productos, la cantidad, el precio de compra y el almacén.
3. Haz clic en Guardar y procesar.

Después de procesar el documento, los productos aparecerán en el almacén y estarán disponibles para trabajar con las negociaciones en CRM.
Gestión del inventario: ajustes de existencias

Si los datos ya están almacenados en otro sistema, puedes transferirlos a Bitrix24.
Gestión de inventario: transferir datos de otros sistemas

Configurar los permisos de acceso

Los permisos de acceso determinan qué acciones están disponibles para cada empleado. Configúralos con antelación para que los empleados trabajen solo con los datos necesarios y no realicen cambios por error.

Ve a CRM > Más > Configuraciones > Permisos de acceso al inventario.

En Bitrix24 hay tres roles estándar:

• Supervisor: gestiona Inventario y la configuración. Edita almacenes, consulta informes y supervisa el trabajo. Puede trabajar con todos los tipos de documentos.
• Empleado: se encarga de las ventas. Consulta existencias, registra ventas y bajas. Puede crear y procesar documentos.
• Empleado del almacén: se encarga del movimiento de productos. Registra recepciones, transferencias y bajas. No puede cancelar el procesamiento ni eliminar documentos.

Si los roles estándar no se adaptan a tus necesidades, crea los tuyos propios.
Permisos de acceso a la gestión del inventario
Configurar permisos de acceso para la gestión del inventario

Trabajar con documentos

Una vez añadidos los productos, registradas las existencias y configurados los permisos, puedes comenzar la gestión diaria. Todas las operaciones con productos se registran mediante documentos. En la sección Gestión del inventario hay cinco tipos de documentos, cada uno destinado a una operación específica:

• Ajuste de existencias: registra productos que llegan al almacén sin proceder de un proveedor, por ejemplo, existencias iniciales o excedentes detectados durante un inventario.
• Recibo de existencias: registra la llegada de productos de un proveedor. Las existencias aumentan.
• Orden de venta: registra la venta de productos a un cliente. Cuando una negociación de CRM se cierra, el documento de venta se crea automáticamente y las existencias disminuyen.
• Transferencia: registra el traslado de productos entre almacenes.
• Cancelación: registra pérdidas de productos no relacionadas con una venta, por ejemplo, defectos, daños o faltantes.

Se puede usar las plantillas personalizadas para los documentos e imprimirlos, enviarlos al cliente por correo o compartir mediante un enlace.
Gestión del inventario: recibos de existencias
Gestión de inventario: órdenes de venta
Gestión del inventario: transferencias
Gestión del inventario: cancelaciones
Gestión del inventario: imprimir documentos

Trabajar con productos en CRM

Los productos del catálogo están disponibles directamente en las negociaciones. El responsable puede consultar las existencias y reservar los productos necesarios sin salir de la ficha.

Reservar un producto. Cuando un usuario añade un producto a una negociación, puede reservarlo para un cliente concreto. Un producto reservado reduce las existencias disponibles y evita que otro responsable lo venda por error.

1–3. Ve a CRM > Negociaciones. Abre la negociación necesaria.
4. Abre la pestaña Productos.
5. Añade un producto, selecciona el almacén e indica la cantidad en el campo Reserva.

Por defecto, la reserva es válida durante tres días, pero este plazo puede modificarse. La reserva se cancela automáticamente cuando la negociación se cierra o el producto se elimina de ella.
¿Cómo reservar productos?
Negociaciones con productos reservados

Registrar la venta al cerrar una negociación. Cuando una negociación pasa a la etapa final, Bitrix24 crea automáticamente un documento de venta y descuenta los productos del almacén. Si no hay suficientes existencias, no será posible cerrar la negociación hasta que se resuelva el problema.

Para cerrar una negociación con venta, pásala a la etapa final. Bitrix24 comprobará la disponibilidad de los productos en el almacén y creará automáticamente el documento de venta.
Gestión del inventario: órdenes de venta en negociaciones