Los empleados que trabajan con documentos y los firman necesitan tener una base de datos de contactos de socios, clientes, proveedores y otras contrapartes.
Para encontrar contactos más rápido, en Firma electrónica tienes un directorio de contactos - Partes firmantes.
La herramienta Firma electrónica es una firma electrónica, no digital. Cada país tiene sus propias leyes y requisitos para el uso de firmas electrónicas. En algunos países, se debe firmar un acuerdo especial con el cliente para usar una firma electrónica. Además, este método de firma no está permitido para todo tipo de documentos.
Por lo tanto, si no estás seguro de si Firma electrónica es conveniente para firmar tu documento, consulte con abogados. La confianza en estas firmas es responsabilidad de la persona que acepta el documento.
Ve a la sección de Firma electrónica y abre la pestaña Contactos. Aquí de almacena información detallada sobre los clientes, socios y proveedores.
Todos los empleados tienen acceso al directorio de partes firmantes, incluso si no tienen permisos de acceso a la sección de CRM. Esto es muy importante si varios empleados o departamentos de tu empresa trabajan con las mismas contrapartes.
Ten en cuenta que los contactos de este directorio están disponibles en el CRM.
Puedes crear nuevos contactos o editar los existentes y enviarles documentos para firmar por correo electrónico o SMS.
Puedes crear contactos nuevos en la sección de Firma electrónica en las pestañas Contactos o Firmar y administrar.
Crear un contacto en la pestaña Contactos
En la sección de Firma electrónica > Contactos, puedes crear contactos nuevos y editar los existentes, así como cambiar la configuración de los campos en la ficha de contacto.
Haz clic en Crear para agregar un contacto nuevo.
En la ficha de contacto, encontrarás dos secciones: Sobre el contacto y Más.
En la sección Sobre el contacto, puedes especificar la siguiente información:
- Nombre, apellido y segundo nombre,
- Teléfono, correo electrónico y mensajeros,
- Fecha de nacimiento y foto,
- Cargo y sitio web,
- Dirección y detalles de la compañía.
La sección Más cuenta con los siguientes campos:
- Tipo de contacto: socio, cliente, proveedor, etc.,
- Origen: de donde proviene el contacto,
- Información de origen: información detallada sobre el origen,
- Comentario: puedes ingresar cualquier información que sea útil para tu trabajo.
Una vez realizados los cambios necesarios, haz clic en Guardar.
Ficha de CRM
Otros campos en la ficha de contacto
- Puedes completar la información detallada sobre la dirección del contacto y los detalles de la compañía. Para hacerlo, haz clic en detallado.
- Puedes restringir el acceso al contacto y su exportación o cambiar la persona responsable del contacto.
- Puedes crear nuevos campos en el formulario, editar los existentes y eliminar secciones innecesarias.
Crear un contacto en la etapa de firma del documento
Puedes crear un contacto de parte firmante al crear un documento.
Abre la pestaña de Firmar y administrar y haz clic en Firmar.
En la sección Destinatario, puedes crear un contacto nuevo.
Los contactos del directorio de Partes firmantes están marcados con la etiqueta Firma electrónica.
Crear y enviar un documento electrónico para firmar
Trabajando con los contactos
En la pestaña de Contactos, puedes editar la vista de la lista. Haz clic en el engranaje y configura la visualización de campos.
En el menú de acciones, puedes realizar varias acciones con el contacto: editar, eliminar, copiar, etc.
También puedes exportar contactos a CSV, Excel o Outlook.
Contactos en CRM
