En este artículo, hemos recopilado información sobre la nueva herramienta Bitrix24.Sign y un buen ejemplo de cómo trabajar con ella.
La herramienta será útil para las empresas que intercambian documentos con sus clientes con frecuencia y desean que este proceso sea lo más rápido, simple y conveniente posible.
El proceso de firma de documentos consta de varias etapas:
- El empleado crea un documento, completa los datos y lo envía para firmar.
- El director de la primera parte firma el documento.
- El documento firmado por la primera parte se envía al cliente para que lo firme.
La nueva herramienta Bitrix24.Sign es una firma electrónica, no digital. Cada país tiene sus propias leyes y requisitos para el uso de firmas electrónicas. En algunos países, se debe firmar un acuerdo especial con el cliente para usar una firma electrónica. Además, este método de firma no está permitido para todo tipo de documentos.
Por lo tanto, si no está seguro de si Bitrix24.Sign es conveniente para firmar su documento, consulte con abogados. La confianza en estas firmas es responsabilidad de la persona que acepta el documento.
Preparar y enviar un documento
Cree un documento. Haga clic en Firmar (Sign).
En la siguiente etapa, puede solicitar o agregar elementos adicionales al documento: detalles de contrapartes, fecha del documento, sellos y firmas.
Especifique el correo electrónico o número de teléfono móvil del director de su empresa y el de su contraparte. De esta forma, se les enviará una solicitud de firma de documentos. Si todos los datos son correctos, envíe el documento para firmar.
Firmar documento: director de su empresa
Una vez enviado, el documento pasa al director de su empresa para que lo firme. El director verifica el documento y carga la firma y el sello en los campos destacados. Una vez completado, el documento se firma y se envía a su cliente.
Firmar documento: su cliente
En la siguiente etapa, el documento pasa a ser firmado por su cliente. El cliente rellena todos los datos que solicitados, y además sube su firma.
Tan pronto como el cliente firme el documento, se enviará un correo electrónico a todas las partes con un archivo PDF e información de que el documento ha sido firmado. Puede ver o descargar el documento inmediatamente.
Además, puede comprobar que la contraparte no ha modificado los plazos ni el importe del documento. Para ello, verifique la autenticidad del documento firmado a través de nuestro servicio online especial.
Con el paso de tiempo, la cantidad de documentos puede acumularse. Utilice la vista de pipeline para que los empleados vean qué documento está en proceso de aprobación y los supervisores puedan controlar el trabajo de sus subordinados.
