En este artículo, hemos recopilado información sobre la herramienta Firma electrónica y un buen ejemplo de cómo trabajar con ella.
La herramienta será útil para las empresas que intercambian documentos con sus clientes con frecuencia y desean que este proceso sea lo más rápido, simple y conveniente posible.
Firma electrónica: visión general
El proceso de firma de documentos consta de varias etapas:
- El empleado crea un documento, completa los datos y lo envía para firmar.
- El director de la primera parte firma el documento.
- El documento firmado por la primera parte se envía al cliente para que lo firme.
La herramienta Firma electrónica es una firma electrónica, no digital. Cada país tiene sus propias leyes y requisitos para el uso de firmas electrónicas. En algunos países, se debe firmar un acuerdo especial con el cliente para usar una firma electrónica. Además, este método de firma no está permitido para todo tipo de documentos.
Por lo tanto, si no estás seguro de si Firma electrónica es conveniente para firmar tu documento, consulta con abogados. La confianza en estas firmas es responsabilidad de la persona que acepta el documento.
Preparar y enviar un documento
Crea un documento. Haz clic en Firmar.
En la siguiente etapa, puede solicitar o agregar elementos adicionales al documento: detalles de contrapartes, fecha del documento, sellos y firmas.
Especifica el correo electrónico o número de teléfono móvil del director de su empresa y el de su contraparte. De esta forma, se les enviará una solicitud de firma de documentos. Si todos los datos son correctos, envíф el documento para firmar.
Crear y enviar un documento electrónico para firmar
Firmar documento: director de tu empresa
Una vez enviado, el documento pasa al director de stu empresa para que lo firme. El director verifica el documento y carga la firma y el sello en los campos destacados. Una vez completado, el documento se firma y se envía a tu cliente.
¿Cómo firma el director de su empresa un documento electrónico?
Firmar documento: tu cliente
En la siguiente etapa, el documento pasa a ser firmado por tu cliente. El cliente rellena todos los datos que solicitados, y además sube su firma.
¿Cómo firma el cliente un documento electrónico?
Tan pronto como el cliente firme el documento, se enviará un correo electrónico a todas las partes con un archivo PDF e información de que el documento ha sido firmado. Puedes ver o descargar el documento inmediatamente.
Además, puedes comprobar que la contraparte no ha modificado los plazos ni el importe del documento. Para ello, verifica la autenticidad del documento firmado a través de nuestro servicio online especial.
¿Cómo comprobar la integridad de un documento electrónico firmado?
Con el paso de tiempo, la cantidad de documentos puede acumularse. Utiliza la vista de Kanban para que los empleados vean qué documento está en proceso de aprobación y los supervisores puedan controlar el trabajo de sus subordinados.
¿Cómo controlar el proceso de trabajo con los documentos?
