Bitrix24.Sign es una herramienta que le permite crear documentos y enviarlos a su contraparte para que los firme en un par de minutos.
La herramienta Bitrix24.Sign es una firma electrónica, no digital. Cada país tiene sus propias leyes y requisitos para el uso de firmas electrónicas. En algunos países, se debe firmar un acuerdo especial con el cliente para usar una firma electrónica.
Además, este método de firma no está permitido para todo tipo de documentos. Por lo tanto, si no está seguro de si Bitrix24.Sign es conveniente para firmar su documento, consulte con abogados. La confianza en estas firmas es responsabilidad de la persona que acepta el documento.
Para empezar a trabajar con Bitrix24.Sign, elija un documento de CRM o cree uno nuevo.
¿Cómo crear un documento electrónico?
En el menú principal, vaya a la sección de Bitrix24.Sign y haga clic en Firmar.
Elija el formato de documento y cárguelo desde su computadora para editar. También puede usar un documento cargado previamente. Para hacer esto, elija la plantilla y haga clic en Continuar.
Complete los campos:
- Persona que firma como remitente (su parte): ingrese el nombre y el apellido del empleado que va a firmar el documento de su parte.
- Remitente: este campo se completa con los datos de su compañía con todos los detalles. Si tiene más de una empresa, seleccione la que necesita.
Aprenda a agregar los detalles de su compañía - Destinatario: seleccione un contacto de CRM que va a firmar el documento.
Una vez completados los campos, haga clic en Continuar.
Haga clic en Editar para agregar detalles adicionales al documento. Use los bloques a la derecha: Remitente, Destinatario y Común.
Remitente
Los detalles de su entidad legal se ingresarán en el documento. Se pueden completar con antelación o en el momento de la firma.
- Firma y Sello: se solicitarán al empleado que va a firmar el documento.
- Campo del CRM: inserte cualquier información guardada en la ficha de su Compañía o solicítela al empleado responsable de su parte.
Destinatario
- Detalles, Firma y Sello: se solicitarán al cliente en el momento de la firma.
- Campo del CRM: inserte cualquier información guardada en la ficha del Contacto o solicítela al cliente.
Común
- Texto: agregue cualquier texto al documento, por ejemplo: objeto del contrato, condiciones de pago, fecha del poder notarial, etc.
- Fecha: especifique la fecha de firma del contrato, plazo de entrega, fecha de paga, etc.
- Número: es el campo para ingresar el número del documento. Puede ingresar el número manualmente o utilizar el numerador automático.
Coloque el cursor en la sección necesaria del documento, seleccione un elemento a la derecha y haga clic en Insertar. Luego personalice la ubicación de sellos y firmas en el documento.
Además, especifique el color de la firma en el modo de edición. Este color se mostrará en su documento final y en el certificado de finalización.
Puede agregar no solo la firma sino también los detalles, el sello y cualquier otra información desde la ficha de contacto. Para hacerlo, haga clic en Insertar junto al Campo del CRM. Luego marque el campo de la lista y haga clic en Seleccionar.
Cuando su cliente reciba un documento para firmar, verá qué campos deben completarse.
Mueva el elemento a la parte requerida del documento donde desea ingresar los datos. Utilice el editor para configurar la fuente, los bordes y más.
Una vez agregada la información requerida al documento, haga clic en Guardar.
¿Cómo enviar el documento para firmar?
Antes de enviar el documento, vuelva a verificar los contactos del director de su empresa y los de su contraparte. El enlace al documento se enviará a las contrapartes por correo electrónico o por sms, por lo que los datos de contacto deben ser correctos.
Si necesita editar algún dato, haga clic en Editar en el bloque del documento. Una vez comprobados todos los datos, haga clic en Enviar para firma.
En la ficha del documento, puede seguir el proceso de firma.
Resumen
- Utilice Bitrix24.Sign para crear documentos y enviarlos a su contraparte para que los firme en unos pocos pasos.
- Agregue un documento nuevo o seleccione una de las plantillas utilizadas anteriormente.
- Agregue detalles adicionales al documento usando tres bloques en el modo de edición: Remitente, Destinatario y Común.
- Inserte los elementos requeridos, como una firma y un sello, y personalice su tamaño y ubicación.
- Verifique los contactos del responsable de su empresa y de la contraparte antes de enviar el documento.
- Elija cómo enviar una solicitud para firmar documentos: por correo o por SMS. Envíe el documento para su firma.
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