Los grupos de trabajo y proyectos en Bitrix24 ayudan a tu equipo a organizar el trabajo colaborativo. Facilitan la comunicación, el intercambio de archivos, la asignación de tareas y el seguimiento de plazos.

Un grupo de trabajo es ideal para colaboraciones continuas, como discusiones de departamento, temas generales o compartir conocimientos. Por ejemplo, un grupo de trabajo de Marketing puede utilizarse para compartir informes, debatir campañas publicitarias y almacenar materiales creativos.

Un proyecto es más adecuado para iniciativas temporales donde necesitas hacer un seguimiento del progreso y los resultados. Por ejemplo, si estás lanzando un nuevo producto, puedes crear un proyecto de Lanzamiento de producto. Desde allí, puedes asignar responsabilidades, establecer plazos, subir especificaciones y seguir cada etapa hasta su finalización.

Tanto los grupos de trabajo como los proyectos pueden personalizarse para adaptarse a cualquier necesidad empresarial, desde tareas diarias de departamento hasta proyectos de equipo a gran escala.

Definir el tipo de proyecto

1. Ve a la sección de Grupos de trabajo.
2. Haz clic en Crear.
3. Selecciona Proyecto.
4. Haz clic en Siguiente.

Configurar el proyecto

En la pestaña Características, elige el tema de diseño, asigna un nombre, configura los parámetros del proyecto y añade herramientas.

Acerca del proyecto

• Asigna un nombre y añade una descripción.
• Elige un tema de diseño y un avatar, o sube los tuyos.
• Haz clic en Parámetros extendidos para ajustar los parámetros del proyecto y seleccionar herramientas.

Parámetros del proyecto

• Fechas del proyecto: establece la fecha límite del proyecto.
• Palabras clave: agrupa proyectos por temas comunes. Usa etiquetas existentes o crea nuevas para facilitar la búsqueda y el filtrado.
  Etiquetas en tareas y proyectos

Características

• Herramientas del proyecto: marca las herramientas de Bitrix24 necesarias para el proyecto, como tareas, Drive, entre otras.
• Tipo de proyecto: habilita esta opción si deseas compartir noticias del proyecto en tu sitio web y en las bases de conocimientos de Bitrix24.

Elegir el nivel de privacidad

Hay tres niveles de privacidad para los proyectos: público, privado u oculto. Define quién puede ver y unirse al proyecto seleccionando el nivel adecuado.

• Público: visible en la lista, cualquier empleado puede unirse. Por ejemplo, una empresa organiza un maratón deportivo abierto a todos los empleados.
• Privado: visible en la lista, cualquier empleado puede solicitar unirse. Por ejemplo, una empresa prepara un evento corporativo y solo participan los empleados involucrados.
• Oculto: no visible en la lista, solo se puede unir por invitación. Por ejemplo, una empresa crea un proyecto para elaborar un informe de KPI del departamento, y solo los empleados invitados pueden acceder.

Haz clic en Siguiente.

Añadir miembros

• Propietario: designa al empleado encargado del proyecto. Por defecto, es el creador del proyecto, pero puedes cambiarlo.
• Moderadores: selecciona uno o varios empleados.
• Equipo: añade a los colegas que trabajarán en el proyecto.

Haz clic en Siguiente.

También puedes definir los permisos de los moderadores y miembros del equipo en la configuración de acceso al proyecto.
Permisos de acceso en grupos de trabajo y proyectos

Editar el proyecto

Puedes editar el proyecto desde su ficha o en la sección de Grupos de trabajo. Abre la sección apropiada y busca el proyecto requerido.

En la sección de Grupos de trabajo. Haz clic en Menú (≡) junto al nombre del proyecto y selecciona Editar.

En la ficha del proyecto. Abre la ficha del proyecto y haz clic en Sobre el proyecto > Acerca del proyecto > Acciones > Editar proyecto.

Cambiar el tipo de proyecto a grupo de trabajo y viceversa

Ve a los Parámetros extendidos del proyecto. Junto al campo Proyecto:

• desmarca la casilla para cambiar de proyecto a grupo de trabajo,
• marca la casilla para cambiar de grupo de trabajo a proyecto.

Haz clic en Cambiar.