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Permisos de acceso en CRM

Permisos de acceso: visión general

Los permisos de acceso a CRM se requieren para separar zonas de responsabilidad cuando se trabaja con clientes.

Con los permisos de acceso configurados correctamente, un empleado no perderá tiempo procesando los prospectos de otras personas, no podrá cambiar información de un contacto o exportar la base de clientes.

La configuración de permisos de acceso en CRM está disponible solo en algunas tarifas comerciales. Para obtener más información, consulte la página de planes y precios.

El proceso de configuración de permisos de acceso se compone de tres etapas:


1. Crear un rol

Un rol en CRM es un conjunto de permisos que se pueden asignar a uno o más empleados, departamento o grupo de usuarios.

Vaya a CRM > Configuraciones > Permisos > Permisos de acceso.

En la parte derecha verá la lista de los roles creados. Haga clic en Agregar para crear un rol nuevo.

Para editar o eliminar un rol existente, haga clic en los iconos correspondientes.


2. Configurar los permisos de acceso del rol

Ingrese el nombre del rol y configure los permisos d e acceso.

En la parte izquierda de la tabla está la lista de elementos a los que se aplican los permisos. En la parte superior está la lista de posibles acciones y en el centro están los permisos de acceso.

Lista de elementos

Para prospectos, puede configurar permisos de acceso a cada estado.

Para negociaciones, puede configurar permisos de acceso a cada etapa de todos los pipelines. Negociación (Deal) quiere decir el pipeline general.

Acciones con los elementos

Para trabajar con los elementos de CRM, están disponibles las siguientes acciones:

  • Leer - ver elementos de CRM, sin posibilidad de modificarlos o eliminarlos.
  • Agregar - crear nuevos elementos. Si al mismo tiempo no hay permiso a leer, el empleado no podrá ver el elemento después de crearlo.
  • Actualización - editar elementos que el empleado puede ver.
  • Eliminar - eliminar elementos que el empleado puede ver.
  • Exportar - exportar elementos de CRM. Más información
  • Importar - importar elementos al CRM. Más información

En cuanto a la automatización, cualquier empleado puede ver las reglas de automatización, mientras que solo los empleados con permiso Actualizar pueden editarlas o eliminarlas.

Permisos de acceso a las acciones

Hay varios niveles de acceso disponibles:

  • Acceso denegado - se niega el acceso a todas las acciones posibles con elementos.
  • Personal - se puede acceder solo a aquellos elementos de los que el empleado es responsable.
  • Personal y departamento - lo mismo que "personal" + los elementos de empleados de su departamento.
  • Personal, departamento y subdepartamentos - los mismo que "personal y departamento" + los elementos de empleados de subdepartamentos.
  • Todo abierto - lo mismo que "personal, departamento y subdepartamentos" + todos los elementos con la opción Disponible para todos habilitada.
  • Todo - acceso a todos los elementos de CRM.

La opción El usuario puede editar configuración otorga todos los permisos de acceso a todas las configuraciones de CRM, incluidos los procesos de negocios, las integraciones, los productos, etc. No recomendamos habilitarla para empleados comunes.

Guarde el rol creado.


3. Asignar el rol a los empleados

Una vez configurado y guardado el rol, puede asignarlo a los empleados.

Un empleado no podrá ingresar a CRM si él (ella) o su departamento no tiene ningún rol especificado.

Haga clic en Agregar permisos de acceso > elija usuario / grupo de usuarios / departamento.

Asigne el rol creado a los empleados seleccionados.

Tenga en cuenta que el sistema concede acceso según la siguiente regla: si se asigna a un usuario varios roles, se le otorgará el nivel de acceso máximo permitido por diferentes roles.

Más información sobre el conflicto de permisos

Si usted ha configurado los permisos de acceso para su empleado, pero el nivel de acceso del empleado es diferente a lo que ha establecido (por ejemplo, el usuario ve lo que él o ella no debería poder ver), puede ser que el usuario se muestra también como miembro del grupo o del departamento.

Por ejemplo, los empleados de la empresa tienen asignado el rol Manager, y uno de los empleados tiene el rol Administrador.

Manager tiene acceso a las acciones básicas en CRM, mientras que el administrador tiene permisos extendidos y acceso a todos los datos.

En este caso, el permiso de acceso máximo estará activo para Adriana, es decir, el rol del administrador.

Guarde los cambios.

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