Si es nuevo en Bitrix24 & desea migrar sus datos desde otro CRM, o simplemente quiere cargar su base de CRM al sistema, esto es lo que le podemos ofrecer entre las opciones que tenemos:
Esto es lo que puede importar al CRM de Bitrix24:
- sus registros de CRM de prospectos, contactos, compañías, negociaciones o productos de Bitrix24;
- campos que las entidades de Bitrix24 no tienen (encontrará la información al respecto en la sección Importar campos personalizados más abajo);
- lista de registros en Excel (primero deberá guardarla en formato CSV);
- registros de contactos de vCard, GMail, Outlook, Yahoo.
- aprovechar el control de duplicados durante el proceso de importación;
- especificar la conexión entre el contacto y la compañía.
- registros de actividades del CRM (tales como tareas, correos electrónicos, reuniones, etc.);
- los archivos grabados del CRM (puede subirlos al Drive de Bitrix24);
- grabación de los registros de la comunicación de los agentes de ventas.
Importante: La lista del registro de CRM que importará a Bitrix24 debe estar en formato CSV. Si tiene un archivo Excel, primero debe guardarlo como CSV.
Importar prospectos, contactos, compañías, negociaciones
Puede utilizar procesos de exportación - importación para transferir sus datos al CRM de Bitrix24, o sea exportar los datos de su CRM anterior y cargarlos al CRM de Bitrix24.
Por favor, tenga en cuenta que actualmente puede importar la lista de prospectos, contactos, compañías, negociaciones o productos. Las actividades de CRM no pueden ser importadas.
Aquí es cómo puede realizar la importación para prospectos, contactos, compañías o negociaciones:
- En primer lugar cree la lista de entidades del CRM (prospectos, contactos, compañías, negociaciones) en formato CSV. También puede utilizar el archivo exportado desde su CRM anterior;
- Abra su Bitrix24 y vaya al CRM. Utilice la opción Importar haciendo click sobre el símbolo de engranaje.
En el caso de Contactos encontrará varias opciones de importación - si no importa sus datos desde Gmail, Outlook, Yahoo, etc., utilice la opción Importación personalizada.
- Abra el formulario de importación y cargue su archivo.
- descargue el archivo de ejemplo desde la página de importación;
- asegúrese de que ha guardado su archivo de importación en formato CSV;
- no se olvide de rellenar los campos obligatorios para cada entidad de CRM para que el procedimiento de importación tenga éxito:
- prospectos - título;
- contactos - nombre completo (nombre + apellido);
- compañías - nombre de la compañía;
- negociación - nombre de la negociación;
- en primer lugar importe Compañías, y luego Contactos; entonces podrá vincularlos.
- Haga click en Siguiente para proceder. En la pestaña Campos relacione los campos de su archivo con los campos correspondientes de Bitrix24. Tenga en cuenta que si Bitrix24 no tiene algunos campos que quiere importar, deberá crearlos primero desde CRM > Más > Configuraciones > Configuraciones de reportes y formularios > Campos personalizados.
- En la pestaña Control de Duplicados puede especificar la acción que realizará el sistema al encontrar duplicados durante el proceso de importación:
- permitir
- reemplazar
- unir
- omitir
- ¡Listo! En la pestaña Importar encontrará el número de registros que han sido importados con éxito.
Por favor, tome en consideración las siguientes recomendaciones:
Importar productos
Puede importar productos al catálogo de Bitrix24 desde CRM > Productos, haga click sobre el símbolo de engranaje y elija Importar productos.
Lea más sobre la importación de productos en el artículo - Importación de productos.
Importar campos personalizados
Si su archivo de importación tiene algunos campos que no aparecen entre los campos predeterminados de Bitrix24, puede crearlos como campos personalizados para las entidades de CRM apropiadas. Esto ayudará al procedimiento exitoso de importación.
- Para agregar un campo personalizado al CRM de Bitrix24 vaya a CRM > Más > Configuraciones > Configuraciones de reportes y formularios > Campos personalizados > haga click en Agregar campo para la entidad que quiere.
- Especifique los parámetros del campo recién creado (su nombre, tipo, si es un campo múltiple o requerido, si debe aparecer en el filtro y en la lista de campos). No se olvide de Guardar las configuraciones. Puede leer más sobre la creación de campos personalizados aquí.
- Para que el campo personalizado aparezca entre otros campos del contacto, vaya al formulario del contacto y haga click en Seleccionar campo y elija el campo creado:
- Abra su archivo de importación y asigne a su campo personalizado el mismo nombre que tiene este campo en Bitrix24 (este paso no es obligatorio, pero le ayudará a evitar confusiones cuando vaya a importar sus datos).
- Inicie el proceso de importación.
- En la segunda pestaña Campos relacione los campos de su archivo con los campos correspondientes de Bitrix24.
Control de duplicados
Actualmente el control de duplicados durante el proceso de importación se realiza para prospectos, contactos y compañías. Tenga en cuenta que dicha opción está disponible solo para suscriptores de los planes comerciales de Bitrix24.
Especificar la conexión entre el contacto y la compañía
En primer lugar, por favor, importe Compañías. Luego al importar contactos elija el campo correspondiente de "Compañía":
En este caso la conexión entre el contacto y la compañía se establecerá automáticamente:
No aparece la opción de importación
Si no le aparece la opción de importar los elementos de CRM, asegúrese de tener los permisos de acceso para la importación. El administrador de la cuenta puede hacerlo en CRM > Configuraciones > Permisos > Permisos de acceso.
Importación fallada
Si ve símbolos raros o signos de interrogación al terminar la importación, le recomendamos que revise la codificación de su archivo CSV: ha de ser UTF-8.
La mejor manera de realizar la importación correctamente sería descargar nuestro archivo de ejemplo, rellenarlo con sus datos e importarlo. También podría exportar sus prospectos / contactos / compañías y reemplazarlos por datos que quiere importar.
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