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Enviar datos de formularios web de CRM a un empleado por correo electrónico

Los formularios web de CRM son una de las herramientas más populares y convenientes para adquirir datos de los clientes. Se utilizan para recopilar comentarios, registrar participantes de eventos, aceptar pedidos online, etc.

Después de que su cliente haya completado el formulario, la información se guarda en el CRM. En algunas ocasiones puede ser importante enviar esta información por correo electrónico, por ejemplo, a un empleado externo que no tiene acceso al CRM.

En este artículo, aprenderá cómo se puede enviar por correo electrónico los datos de un formulario del CRM. La implementación del escenario consta de tres etapas:

  • Configuración del formulario del CRM
  • Configuración del correo electrónico
  • Configuración de la regla de automatización

  • Configuración del formulario del CRM

    Puede usar cualesquiera campos en el formulario web. Los datos del cliente se pueden guardar en el contacto, y la información sobre el proceso de ventas - en la negociación (por ejemplo, fecha de entrega, lista de productos, documentos, etc.).

    Vaya a la sección de CRM > Formularios del CRM > haga clic en Agregar un nuevo formulario. Agregue los campos:

    • Nombre, Teléfono, E-mail de la sección de Contactos;
    • Comentario de la sección de Negociaciones.

    Encontrará varias opciones importantes en la sección Más:

    • Crear entidades del CRM - negociación;
    • No cree una nueva negociación, en vez de ello, utilice una existente - deshabilitado;
    • Registros existentes y duplicados - unir.


    ¿Cómo averiguar en qué sitio web se ha completado el formulario?

    Esto puede ser útil si un formulario del CRM se usa en varios sitios web. Cree un campo personalizado de tipo "cadena" para negociaciones. Este campo se utilizará para especificar la dirección del sitio web en el cual se ha completado el formulario.

    Vuelva a la configuración del formulario web de CRM > haga clic en Más Valores predeterminados. Seleccione el campo personalizado que ha creado > haga clic en Etiquetas personalizadas > seleccione Nombre de dominio.

    ¡Listo! Ahora en este campo se especificará el sitio web en el cual se ha completado el formulario del CRM.

    Habilite el formulario del CRM creado.

    Coloque el formulario del CRM en el widget de su sitio web.


    Configuración del correo electrónico

    Conecte el buzón de correo que utilizará para enviar correos electrónicos y configure el servidor SMTP.

    Para leer más en detalle, consulte el artículo Conectar el buzón de correo.

    Configuración de la regla de automatización

    Una vez completado el formulario web, se crea una negociación en la primera etapa del primer pipeline. Entonces, debe crear una nueva regla de automatización allí.

    Haga clic en Configurar reglas de automatización > Agregar > Por empleado > Enviar correo electrónico.

    La regla de automatización debe tener la siguiente configuración:

    • Ejecutar - inmediatamente;
    • De - seleccione la dirección de correo apropiada;
    • Para - responsable (o cualquier otra persona, por ejemplo, usted mismo).

    Ingrese el texto del mensaje y el asunto.

    En el texto del mensaje puede utilizar los datos del formulario - el nombre, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico de contacto, y el comentario de negociación.



    ¿Cómo agregar valores de campos al mensaje de correo electrónico?

    Por ejemplo, debe agregar el nombre del contacto en el texto del mensaje de correo electrónico. Haga clic en el punto gris junto a la ventana de texto del mensaje > elija Contacto > haga clic en Nombre.

    ¿Cómo funciona?

    El cliente completa el formulario del CRM en su sitio web.

    En el CRM se crean un contacto y una negociación nuevos.

    Se lanza la regla de automatización, y el correo electrónico se envía al empleado especificado.

    Este empleado recibe el correo electrónico que contiene todos los datos del formulario web completado.


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