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Soporte Bitrix24

Control de los duplicados

Clasificación:
La administración de registros duplicados puede ser tan importante como ganar o perder un acuerdo. A menudo, un sólo contacto tiene varios empleados trabajando con él, por lo que es importante que toda la información relacionada con el cliente se encuentre en un solo registro.

Incluso si sólo hay un agente de ventas, es imposible recordar todos los clientes que han sido registrados. La correspondencia repetida y la confusión en la comunicación hacen perder el tiempo y generan confusión.

El CRM de Bitrix24 ofrece un comprobador de duplicados de 2 niveles:

1. Cuando se crean nuevos objetos:



Cuando se crea un nuevo objeto (un prospecto, contacto o empresa), el sistema indicará si ya se ha agregado un registro similar, junto con información relativa a los campos de datos que coinciden (nombre o apellido / nombre de la empresa, correo electrónico y número de teléfono):

1.png

Si un agente de ventas introduce datos que coincidan con un objeto al que no tiene acceso, el sistema seguirá mostrando información básica del objeto y proporcionará un enlace al administrador responsable del objeto existente, de modo que una conversación sobre el trabajo con el cliente dado se puede iniciar de todas formas.


2.png

Si está seguro de que el (los) juego (s) no es un duplicado, puede ignorar la sugerencia y guardar el objeto.

2. Duplicar el control sobre la base de registros existentes:



Abra el menú de configuración justo encima de sus contactos, contactos y lista de empresas y elija Duplicar Control:

3.png

Puede buscar los duplicados utilizando uno de los tres, o los tres parámetros a la vez:

4.png

Después de realizar la búsqueda, el sistema le mostrará la lista de registros duplicados que puede omitir (marcar como no duplicados) o fusionarlos (ver a continuación).
La búsqueda avanzada de duplicados sobre la base de registros existente está disponible únicamente para los suscriptores del plan Bitrix24 Plus, Standard o Professional.
 Duplicar la fusión:

Cuando se fusionan entidades duplicadas, Bitrix24 CRM determina en primer lugar qué prospecto, contacto o empresa se considerará como entidad primaria y cuáles como secundarias y, por lo tanto, eliminadas una vez finalizada la fusión.

Al determinar la entidad primaria, se consideran los siguientes factores:
  • Índice de citas: el índice de citas se calcula en función de la frecuencia con la que el gerente de CRM ha trabajado con este registro y cuántas conexiones tiene con ofertas, actividades, presupuestos y facturas. Cuanto más registro esté conectado y trabajado, mayor será su índice de citas.
  • Fecha: CRM entidad con cambios más recientes se clasifica más alto que el que no se han hecho cambios recientes.
  • Perfil: los perfiles con más información llenada se clasifican más alto que el perfil con menos registros.
  • Derechos de acceso: los derechos de acceso determinan el orden en que se muestran las entidades. Las entidades con derechos de sólo visualización se mostrarán en la parte inferior.
Acciones:
  • Fusionar: los datos del registro duplicado (secundario) se transferirán al registro principal.
  • Omitir: puede utilizar esta acción para marcar los registros como no duplicados. En este caso, estos registros no se mostrarán como tales.
Importante:

No puede revertir o deshacer una fusión de entrada duplicada, por lo que esta operación debe ser realizada únicamente por una persona que entiende el proceso y qué información y derechos de acceso se perderán o modificarán como resultado de esta acción.

¿Qué ocurre cuando se fusionan los duplicados?

Cuando se fusionan, todos los datos duplicados se transferirán al registro principal principal de esta manera:
  • Se complementarán los valores de varios campos
  • Los campos vacíos del registro principal se llenarán con datos de duplicados
  • Si los registros duplicados principales y secundarios tienen los mismos campos con los datos (y el archivo no es múltiple), los datos no se fusionarán. Sólo el valor del registro principal se mantendrá. Es por eso que es importante determinar qué registro es principal y cuál es el secundario.
  • Negocios conectados, empresas, facturas o actividades serán conectados al registro principal principal.
  • Los mensajes de flujo de la nueva factura o creación de actividad no se transferirán de duplicado al registro principal.
  • Los permisos de acceso permanecerán para el registro principal ya que todos los duplicados se eliminarán automáticamente.
Duplicar los permisos de acceso de búsqueda y CRM:

Bitrix24 CRM viene con derechos de acceso flexibles. Esto generalmente significa que cada gerente debe tener acceso sólo a sus prospectos, contactos o clientes.
Nota: cada gerente de ventas puede realizar la búsqueda duplicada solo para los registros propios y aquellos a los que tiene acceso. El control duplicado no estará disponible si no tiene permisos de acceso para eliminar registros.
El administrador de CRM, sin embargo, será capaz de combinar duplicados independientemente a quienes pertenezcan en estos casos.

Configuración del control duplicado:

Si es necesario, puede desactivar el sistema de detección de duplicados en CRM > Configuración > Otras Configuraciones:


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 Pantalla de control de duplicado:

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