Utiliza campos personalizados para almacenar información adicional en la ficha de factura o proceso inteligente cuando los campos estándar no sean suficientes. Por ejemplo, puedes agregar un campo con los métodos de pago disponibles en tu empresa.
Este artículo te guiará sobre cómo crear campos personalizados en facturas y procesos inteligentes.
Para crear campos personalizados en prospectos, negociaciones, contactos, compañías y cotizaciones, consulta el artículo: Campos personalizados en CRM.
Para crear campos personalizados en la ficha de almacén, consulta el artículo: Campos personalizados en almacenes.
Recuerda que solo los administradores y empleados de Bitrix24 con permiso para editar la configuración de CRM pueden crear campos personalizados.
Permisos de acceso en CRM
Contenido del artículo:
Tipos de campos personalizados
Hay varios tipos de campos personalizados en facturas y procesos inteligentes, diseñados para almacenar diferentes tipos de datos. Puedes elegir el tipo al crear un campo:
- Vincular a elementos de CRM: selecciona un elemento de CRM específico (por ejemplo, contacto, compañía, factura, cotización).
- Vincular a la lista de selección de CRM: selecciona un valor de los estados y listas desplegables en CRM (por ejemplo, etapa de la factura, tipo de contacto, industria de la compañía).
- Dinero: especifica el monto y la moneda (por ejemplo, el monto del pago anticipado o el presupuesto del proyecto).
- Vincular al empleado: selecciona un empleado de la empresa (por ejemplo, gerente de proyectos).
- Cadena: ingresa cualquier información (texto, números o fechas).
- Entero: ingresa números enteros (por ejemplo, edad del cliente, porcentaje de descuento).
- Número: ingresa cualquier número (por ejemplo, evaluación de la calidad de servicio).
- Fecha/Hora: especifica la fecha y la hora exacta (por ejemplo, fecha y hora de la reunión con el cliente).
- Fecha: especifica la fecha sin hora (por ejemplo, fecha de pago de la factura).
- Sí/No: selecciona Sí o No (por ejemplo, si se necesita entrega).
- Dirección: selecciona una dirección en el mapa (por ejemplo, dirección de entrega).
- Enlace: ingresa cualquier URL (por ejemplo, sitio web del cliente, perfil de red social).
- Archivo: carga archivos (por ejemplo, contratos, documentación técnica, grabaciones de llamadas).
- Lista: selecciona uno o más valores de un conjunto preinstalado (por ejemplo, forma de pago de la factura: efectivo, tarjeta, código QR).
- Vincular a secciones del bloque informativo: selecciona una sección del bloque de información (por ejemplo, departamento de la compañía, sección del catálogo de productos).
- Vincular a elementos del bloque informativo: selecciona un elemento específico del bloque de información (por ejemplo, elemento de producto, elemento de flujo de trabajo).
Cómo crear un campo personalizado
Puedes crear un campo en la ficha del elemento, así como en la configuración de la factura o del proceso inteligente. Veamos cómo crear un campo personalizado usando una factura como ejemplo.
Crear un campo en la ficha del elemento. Este método es conveniente para crear y completar rápidamente un campo.
Abre la ficha de la factura > haz clic en Crear campo y selecciona el tipo de campo de la lista desplegable.
Especifica el nombre del campo y habilita los parámetros necesarios que pueden variar según el tipo de campo:
- Requerido en la etapa: haz que el campo sea obligatorio en todas las etapas o solo en algunas específicas. Los usuarios no pueden guardar la ficha hasta que completen este campo.
Campos requeridos en CRM - Múltiple: permite que los usuarios ingresen múltiples valores del campo.
- Mostrar siempre: muestra el campo en la ficha incluso si no está completado.
- Hacer que este campo sea visible solo para los usuarios seleccionados: selecciona qué empleados pueden ver la información en este campo. Estará oculto a los demás.
Limitar la visibilidad de campos
Una vez configurado el campo, haz clic en Guardar. El campo aparecerá en la ficha de la factura, listo para su uso inmediato.
Crear un campo en la configuración de la factura. Este método es adecuado para campos que requieren configuraciones adicionales, como limitar el tamaño y formato de los archivos que se pueden cargar en el campo.
Ve a la sección de CRM > Ventas > Facturas > Configuraciones (⚙️) > Configuración del campo.
Haz clic en Crear.
Configura los parámetros del campo. Pueden diferir según el tipo de campo. A continuación se explica cómo configurarlos usando el tipo Lista como ejemplo.
Ajustes generales. Estas configuraciones son las mismas para todos los tipos de campos.
- Tipo de datos: elige el tipo de datos almacenados en el campo.
Tipos de campos personalizados - ID del campo: se genera automáticamente. El ID se puede utilizar en documentos de CRM, así como para configurar integraciones con sistemas externos.
- Nombre: se muestra en la ficha del elemento.
- Ordenar: determina el orden del campo en la lista de campos. Cuanto menor sea el número, mayor será el campo en la lista.
- Múltiple: permite que los usuarios ingresen múltiples valores del campo.
- Requerido: los usuarios no pueden guardar la ficha de la factura sin completar este campo.
- Mostrar en el filtro: permite filtrar facturas por el valor de este campo. Si la opción está deshabilitada, el campo no aparecerá en el filtro.
- Buscable: el usuario podrá ingresar un valor en la barra de búsqueda y encontrar todas las facturas con ese valor.
Valores de la lista. Ingresa cada valor en un campo separado.
El valor predeterminado es el valor que se completa automáticamente en el campo. Los usuarios pueden dejar o reemplazar este valor.
Todos los idiomas. Si los empleados utilizan diferentes idiomas de interfaz de Bitrix24, indica cómo se llamará el campo en otros idiomas.
Ajustes adicionales. Estas configuraciones pueden variar según el tipo de campo.
- Control: afecta cómo se mostrará la lista de valores en la ficha de la factura.
- Altura de la lista de control: establece cuántos valores de la lista se mostrarán en el cuadro de selección. Para ver el resto de valores, deberás desplazarte hacia abajo en la lista.
- Usar el título cuando el valor esté vacío: se muestra si no se selecciona ningún valor de la lista.
- Mostrar valor vacío en los campos obligatorios: si la opción está habilitada, el campo requerido estará vacío hasta que lo completes. Si desactivas la opción, el primer valor de la lista se ingresará automáticamente en el campo.
Cuando hayas configurado el campo, haz clic en Guardar.
Una vez creado, el campo se puede completar en la ficha de la factura.
Cómo editar o eliminar un campo personalizado
Puedes editar la configuración del campo en la ficha del elemento o en la configuración del campo. Eliminar campos personalizados solo es posible en la configuración del campo.
Editar un campo en la ficha del elemento. Abre una ficha de la factura. Haz clic en el icono de Configuración (⚙️) al lado del campo. Selecciona Configurar. Realiza tus cambios y haz clic en Guardar.
Editar un campo en la configuración de la factura o del proceso inteligente. Ve a la sección de CRM > Ventas > Facturas o abre el proceso inteligente deseado. Haz clic en Configuraciones (⚙️) > Configuración del campo.
Para abrir la configuración de un campo específico, haz clic en su nombre. Realiza tus cambios y haz clic en Guardar.
Eliminar un campo. Ve a la sección de CRM > Ventas > Facturas o abre el proceso inteligente deseado. Haz clic en Configuraciones (⚙️) > Configuración del campo. Abre la configuración del campo deseado y haz clic en Eliminar.
Resumen
- Utiliza campos personalizados para almacenar información adicional en la ficha de factura o proceso inteligente cuando los campos estándar no sean suficientes.
- Solo los administradores y empleados de Bitrix24 con permiso para editar la configuración de CRM pueden crear campos personalizados.
- Puedes crear un campo en la ficha del elemento, así como en la configuración de la factura o del proceso inteligente.
- Elige el tipo de campo y establece sus parámetros: requerido, múltiple, visible para usuarios seleccionados, etc.
- Puedes editar cualquier parámetro de campo, excepto Tipo, Múltiple e ID del campo.
- Cuando eliminas un campo, también se eliminan todos los datos vinculados a él.
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