Los clientes pueden reservar servicios a través de un formulario en línea o con ayuda de un agente de reservas.
Independientemente de la opción que elijan, Bitrix24 les envía mensajes automáticos para reducir las ausencias y asegurar que no olviden su cita.
Los mensajes se envían por WhatsApp. El momento, frecuencia y formato de estas notificaciones se basan en tu configuración personalizada. Puedes ajustar fácilmente el horario de envío, elegir plantillas de mensajes y desactivar los recordatorios que no necesites.
Los agentes de reservas también reciben notificaciones, permitiéndoles hacer seguimiento del estado de la reserva y contactar a los clientes cuando sea necesario.
Información de la reserva
Cuando un cliente crea una nueva reserva, Bitrix24 le envía un mensaje con la fecha, hora e información del recurso. Puedes elegir enviar el mensaje inmediatamente o retrasarlo 10 minutos o 1 hora.
En la ficha del CRM, el timeline muestra la actividad "Reserva" y el historial de mensajes, incluyendo estados de enviado y leído.
Confirmación de la reserva
Por defecto, los clientes reciben un mensaje con un enlace para confirmar la reserva un día antes de la visita.
En el panel de programación, un icono de reloj aparece junto a las reservas que aún no han sido confirmadas.
Puedes hacer seguimiento de las confirmaciones y el historial de mensajes en tiempo real desde el CRM.
Si el cliente no confirma la reserva usando el enlace, aparece un contador rojo en el panel de programación.
El sistema también crea una actividad en el CRM para el agente responsable. Por defecto, esto ocurre 3 horas antes de la cita para que pueda contactar al cliente y confirmar sus planes.
Si el cliente cambia de opinión, puede usar el mismo enlace para cancelar la reserva.
Cuando se cancela una reserva, el agente recibe una notificación y el horario vuelve a estar disponible en el panel de programación.
Recordatorio de cita próxima
El sistema envía automáticamente un recordatorio al cliente en el momento elegido, como la mañana del día de su cita.
Recordatorio de reserva casi perdida
Cuando un cliente no se presenta a tiempo y el agente no ha marcado la visita como confirmada, Bitrix24 envía un mensaje de seguimiento. Puedes configurarlo para que se envíe 5 o 10 minutos después de la hora programada.
En el panel de programación, la reserva se marca en color naranja y aparece un contador a la derecha para llamar la atención.
Si la reserva sigue sin confirmarse, se crea automáticamente una actividad en el CRM para recordar al agente que contacte al cliente.
Si el cliente no confirma la reserva, el horario se libera automáticamente para nuevas reservas.
El agente recibe una notificación y el horario vuelve a estar disponible en el panel de programación.
Consejo
Tanto el cliente como el agente pueden cancelar una reserva:
Cancelación por el cliente: El agente recibe una notificación.
Cancelación por el agente: El cliente no recibe notificación automática.
En ambos casos, recomendamos contactar al cliente para proponerle un nuevo horario.