Los Tableros de Bitrix24 ayudan al equipo a trabajar en conjunto: son ideales para visualizar tareas, proyectos e ideas. Para mantener la información bajo control, configura el acceso a los tableros de manera flexible para diferentes usuarios. Por ejemplo, permitir que los empleados editen el tablero, mientras que los clientes y expertos externos solo puedan visualizarlo. Esto permite involucrar a participantes externos sin riesgo de pérdida o modificación de datos.

Dónde encontrar las configuraciones de acceso al tablero

El acceso al tablero se puede configurar desde la lista de tableros o mientras trabajas en él.

Desde la lista de tableros.

1. Ve a la sección de Tableros.
2–3. Junto al nombre del tablero requerido, haz clic en Menú (≡) > Compartir.
4. Elige una opción:

• Compartir con otros usuarios: para empleados,
• Obtener enlace público: para usuarios externos, como clientes, contratistas y otros.

En el editor de tableros. Si ya estás trabajando en un tablero, haz clic en Permisos y uso compartido y selecciona una opción:

• Compartir con otros usuarios: para empleados,
• Obtener enlace público: para usuarios externos.

Cómo otorgar acceso a un empleado

Agregar o eliminar empleados. Puedes otorgar acceso a empleados individuales, departamentos o grupos.

1. Haz clic en Agregar más.
2–4. En la barra de búsqueda, ingresa el nombre del empleado, departamento o grupo. También puedes ir a la pestaña correspondiente para agregar usuarios. Los participantes seleccionados aparecerán inmediatamente en la lista.
5. Para eliminar un empleado, grupo o departamento de la lista, haz clic en la cruz.

Especificar nivel de acceso. Por defecto, todos los empleados tienen acceso para editar el tablero. Para cambiar esto, haz clic en el nivel de acceso actual y selecciona el deseado.

• Leer: el empleado puede ver el tablero y los iconos de los demás que están trabajando en él. Puede ocultar o mostrar los cursores de otros participantes en su pantalla.
• Editar: el empleado puede ver y editar el tablero, es decir, cambiar su nombre y diseño, agregar, eliminar o modificar elementos y conexiones entre ellos.
• Acceso completo: el empleado puede hacer todas las acciones anteriores, así como configurar el acceso al tablero para otros participantes.

Haz clic en Guardar.

Cuando otorgues acceso al tablero, el empleado recibirá una notificación al respecto. Si decide cancelar el acceso, entonces no podrá acceder al tablero. Solo el propietario del tablero o un usuario con acceso completo podrá restaurarlo.

Cómo otorgar acceso a un usuario externo

Si necesitas mostrar el tablero a un cliente o invitar a un especialista que no tiene acceso a tu Bitrix24, habilita el enlace público. Puedes copiarlo y enviarlo por SMS, chat o correo electrónico. Por defecto, el enlace abre el tablero en modo de solo lectura, sin contraseña ni restricciones de tiempo.

Para cambiar el acceso, ve a Configuraciones (⚙️).

• Establecer la fecha y hora de expiración del enlace: especifica la duración del enlace, después de la cual dejará de funcionar automáticamente. El usuario tendrá acceso temporal al tablero y no tendrás que cerrarlo manualmente.
• Establecer contraseña: agrega un código sin el cual el tablero no se abrirá. Cámbialo cuando el contratista termine su trabajo para proteger el resultado de cambios accidentales.
• Permitir acceso de edición: permite a los usuarios realizar cambios, como agregar elementos, mover bloques, dejar notas, etc. Al finalizar el trabajo, desactiva la edición para fijar el resultado.

Haz clic en Guardar.