En Bitrix24 puedes trabajar con distintos tipos de archivos. Los documentos de texto, tableros, hojas de cálculo y presentaciones de Bitrix24 permiten a los equipos trabajar de manera colaborativa: planificar proyectos, visualizar ideas y documentar resultados.

Para mantener la información bajo control, puedes configurar de forma flexible el acceso para cada categoría de usuarios. Con el mismo enlace, distintos participantes pueden recibir diferentes niveles de acceso: por ejemplo, los empleados podrán editar un documento, mientras que los clientes y expertos externos solo podrán verlo. Esto permite involucrar participantes externos sin riesgo de pérdida o modificación de datos.

Dónde encontrar la configuración de acceso

El acceso a los archivos se puede configurar desde la lista de elementos o mientras trabajas en ellos.

Desde la lista de documentos o tableros.

1. Ve a la sección Drive, Documentos o Tableros.
2-4. Junto al archivo requerido, haz clic en Menú (≡) > Compartir > Acceso mediante enlace (Share) .

Desde el editor de documentos o tableros. Si ya estás trabajando en un documento o tablero, haz clic en Compartir en la esquina superior derecha.

Cómo otorgar acceso a un usuario externo

Si necesitas mostrar un documento a un cliente o invitar a colaborar a un especialista que no tiene acceso a tu Bitrix24, activa el acceso público. Copia el enlace y envíalo por SMS, chat o correo electrónico: permitirá abrir el archivo en un navegador. El enlace puede ser utilizado tanto por usuarios externos como por empleados.

Permitir activar el acceso público. La posibilidad de activar el acceso público depende de la configuración de Drive. La opción está activada de forma predeterminada, pero el administrador de Bitrix24 puede restringirla.

1–2. Haz clic en el icono situado junto al logotipo o nombre de tu Bitrix24 y ve a Configuración (⚙️).
3–6. Haz clic en Comunicaciones > Drive y configura dos parámetros:

• Permitir enlaces a archivos públicos: activa esta opción para que los usuarios puedan compartir archivos mediante enlaces públicos.
• Ver los documentos utilizando: selecciona Bitrix24.Documentos. Solo con este servicio se puede permitir la edición de archivos en la configuración del acceso público.

7. Guarda los cambios.

Configurar el acceso público. De forma predeterminada, el enlace abre el documento en modo de visualización, sin contraseña ni límite de tiempo, pero puedes cambiar estos parámetros.

Versión web

Aplicación móvil

1–2. Ve a la pestaña Acceso público (Public access) y activa la opción Acceso público (Public access).
3. Haz clic en Cambiar (Change) para configurar el acceso.
4. Selecciona los permisos que tendrán los usuarios externos que dispongan del enlace: Ver (View) o Editar y eliminar (Edit and delete). Si permites realizar cambios, desactiva la edición cuando termine el trabajo para conservar el resultado final.
5. Indica el período de validez del enlace: permanente o limitado en el tiempo. Selecciona la fecha y la hora a partir de las cuales el enlace dejará de funcionar automáticamente. El usuario recibirá acceso temporal al documento o al tablero y no tendrás que revocarlo manualmente.
6–7. Establece una contraseña: añade un código sin el cual no se podrá abrir el documento o el tablero y guarda los cambios. Cambia la contraseña cuando el contratista termine el trabajo para proteger el resultado final frente a modificaciones accidentales.
8. Copia el enlace para compartirlo.

Los cambios en la configuración de acceso se guardan automáticamente.

1–2. Mantén pulsado el archivo y selecciona Enlace público en el menú que se abrirá.
3–4. Activa el acceso mediante enlace y cópialo.
5–7. Si es necesario, cambia los parámetros de acceso. Pulsa Configuración de acceso, especifica los parámetros y guarda los cambios.

Cómo otorgar acceso a un empleado

Ve a la pestaña Empleados (Authorized users). Aquí puedes consultar el nivel de acceso actual. Haz clic en Cambiar (Change) para abrir la configuración.

Configurar acceso compartido. Por defecto, los empleados con un enlace interno pueden editar el documento. Para cambiarlo, haz clic en el nivel de acceso actual y selecciona el deseado:

• Ver (View): permite ver el documento y usar herramientas que no afectan su contenido. Por ejemplo, en un tablero, activar o desactivar los cursores de otros participantes.
• Editar y eliminar (Edit and delete): permite visualizar y modificar el documento.
  
• Denegar el acceso (Deny access): solo el propietario puede acceder.

Si quieres controlar el acceso a documentos confidenciales, configura el nivel de acceso predeterminado para los enlaces internos. Esta configuración puede ser realizada por el administrador de Bitrix24.

1. Haz clic en el icono junto al nombre de tu Bitrix24.
2–4. Ve a Configuraciones (⚙️) > Comunicaciones > Drive.
5. En el campo Permiso predeterminado del enlace al archivo, selecciona el nivel de acceso deseado.
6. Guarda los cambios.

Configurar acceso personalizado. Puedes ampliar el nivel de acceso para empleados, departamentos o grupos específicos.

1–2. Haz clic en Configuración avanzada (Extended parameters) > Seleccionar (Select).
3–4. Introduce en el campo de búsqueda el nombre de un empleado, departamento o grupo. También puedes abrir la pestaña correspondiente y añadir usuarios desde allí. Los participantes seleccionados aparecerán inmediatamente en la lista.
5. Para eliminar un empleado, grupo o departamento de la lista, haz clic en la cruz del campo de selección.
6–7. Especifica el nivel de acceso. De forma predeterminada, el documento está disponible para edición. Para cambiarlo, haz clic en el nivel actual y selecciona el necesario.

• Ver; Ver y crear (View; View and create): el empleado puede ver el documento y utilizar herramientas que no afectan a su contenido. Por ejemplo, mientras trabaja con una hoja de cálculo, puede cambiar el tema visual o el nivel de zoom en su pantalla.
• Editar y eliminar (Edit and delete): permite ver y editar el documento, cambiar el nombre, añadir o eliminar elementos, entre otras acciones.
• Acceso completo y gestión de permisos (Full access; edit permissions): permite realizar todas las acciones anteriores y configurar el acceso al documento para otros participantes.

8. Marca la opción Permitir la creación de enlaces públicos si solo se selecciona el permiso de acceso de Visualización (Allow creating public links if only the View access permission is selected) para ampliar los permisos personales de todos los empleados seleccionados.
9. Copia el enlace para enviarlo a tus colegas.

Una vez configurado el acceso personalizado, el empleado recibirá una notificación. Según el tipo de documento, se le pedirá que añada el tablero a su lista o que conecte el archivo a su Drive.

• Si el empleado confirma la acción, el documento aparecerá en su lista con acceso ampliado.
• Si el empleado rechaza la acción, conservará el nivel de acceso general. Solo el propietario o un usuario con acceso completo puede restaurar el acceso ampliado.

Cómo funciona el acceso a documentos adjuntos

Puedes compartir documentos con tus compañeros adjuntándolos a mensajes, tareas o publicaciones del Feed. Todos los que tengan acceso a estos elementos podrán editar el archivo.

Por ejemplo, si añades un tablero privado a un chat grupal, todos los participantes podrán editarlo. Esto resulta práctico para colaborar rápidamente sin configurar manualmente los permisos.

Si prefieres mantener el acceso sin cambios, comparte el documento como enlace en lugar de adjuntarlo.