Las fichas de elementos de CRM y procesos inteligentes tienen un timeline a la derecha, donde puedes planificar actividades con clientes, dejar comentarios para colegas, seguir cambios de etapa y más.
Ficha de CRM: características y configuraciones
Ahora, los eventos del flujo de trabajo se muestran en el timeline. Completa asignaciones, revisa comentarios y sigue los estados del flujo de trabajo directamente en la ficha de CRM.
Activa la opción Mostrar los eventos del flujo de trabajo en el timeline en los parámetros de la plantilla para verlos.
De forma predeterminada, esta opción está activada para procesos que se inician manualmente o al crear un elemento. Si el proceso se activa al modificar un elemento o su etapa, la opción está desactivada. Puedes ajustar estas configuraciones si es necesario.
Contenido del artículo:
- Ver eventos del flujo de trabajo en el timeline
- Completar asignaciones en la ficha de CRM
- Completar actividades con asignaciones
- Delegar asignaciones del flujo de trabajo
- Ver comentarios en el formulario del flujo de trabajo
- Revisar resultados del flujo de trabajo
- Ver estados y contadores del flujo de trabajo en Kanban
Ver eventos del flujo de trabajo en el timeline
El timeline de la ficha de CRM muestra registros del sistema y acciones que requieren la atención de la persona responsable.
Acciones de la persona responsable. Incluyen tareas como aprobar documentos, revisar comentarios o verificar resultados del flujo de trabajo.
Estas acciones crean automáticamente actividades en CRM que se muestran en amarillo bajo Cosas para hacer.
La persona responsable debe aprobar el presupuesto para el cliente
Acciones del sistema. No requieren la intervención de la persona responsable. Los registros del sistema indican cuándo y qué acciones ocurrieron en un elemento específico de CRM. Estas acciones aparecen en el timeline con un fondo blanco.
El flujo de trabajo se inició automáticamente
Las acciones del flujo de trabajo no aparecerán en el timeline si:
- no están dirigidas a la persona responsable del elemento de CRM,
- la opción Mostrar la descripción de la asignación solo a las personas responsables está activada en la configuración de la acción.
Completar asignaciones en la ficha de CRM
Cuando un empleado tiene que completar una asignación del flujo de trabajo, se crea automáticamente una actividad en la ficha de CRM. Esta incluye el nombre del flujo de trabajo y la asignación, el estado, la fecha límite y otros detalles. Para completar la asignación, abre el formulario del flujo de trabajo desde el timeline.
Asignaciones sin fecha límite. Si no se establece una fecha límite en la configuración, la persona responsable puede comenzar a trabajar en cualquier momento.
Para completar la asignación, haz clic en Iniciar o Abrir, revisa la asignación y complétala.
Asignaciones con fecha límite. Si se establece una fecha límite, la fecha y hora de vencimiento se mostrarán en el timeline.
Cuando queda menos de una hora hasta la fecha límite, aparece un contador rojo en CRM. Puedes configurar recordatorios adicionales, como un día o 30 minutos antes, para no olvidar la asignación y completarla a tiempo.
Contadores en CRM
Asignaciones secuenciales. Si hay varias asignaciones en secuencia, al completar la primera, la siguiente aparecerá automáticamente en el timeline.
La primera asignación está en estado "Completada" y la segunda en "Pendiente"
Asignaciones paralelas. Si hay varias asignaciones paralelas, ambas aparecerán en el timeline al mismo tiempo. Puedes seleccionar y completar una, y luego pasar a la siguiente.
Ambas asignaciones están en estado "Pendiente"
Completar actividades con asignaciones
Por defecto, después de completar una asignación, debes cerrar manualmente la actividad vinculada en la ficha de CRM. Puedes hacerlo de inmediato o más tarde.
Para cerrar una actividad, marca la casilla.
Si hay otras asignaciones del flujo de trabajo, puedes mantener la actividad en el timeline para seguir el proceso y cerrarla al finalizar el flujo.
La persona responsable puede seguir las asignaciones de otro usuario
Para completar actividades automáticamente, desactiva la opción El usuario debe completar manualmente la actividad con las asignaciones en la configuración de Bitrix24.
Configuraciones de la cuenta de Bitrix24
Delegar asignaciones del flujo de trabajo
Puedes delegar una asignación a otro empleado desde el timeline de la ficha de CRM, por ejemplo, si la persona responsable está de permiso u ocupada con otras tareas.
Para delegar una tarea, abre el formulario del flujo de trabajo.
Haz clic en Delegar y selecciona un empleado de la lista.
Ver comentarios en el formulario del flujo de trabajo
Cuando un colega comenta en una asignación del flujo de trabajo, se genera una actividad en la ficha del elemento de CRM para que la persona responsable no pierda discusiones importantes.
En el timeline, puedes abrir la asignación, ver los comentarios y responder.
Si esperas respuesta de colegas, no completes la actividad para evitar que se creen nuevas por cada comentario. Al finalizar la discusión, marca la casilla.
Para completar actividades automáticamente tras leer los comentarios, desactiva la opción El usuario debe completar manualmente la actividad con comentarios en la configuración de Bitrix24.
Revisar resultados del flujo de trabajo
Si la persona responsable inicia o participa en un proceso, al completarse se genera una actividad con el resultado en el timeline. Por ejemplo, en un proceso de aprobación de una propuesta comercial, el resultado es un archivo que se puede abrir o descargar.
La actividad programada ayuda al empleado a no perder de vista el resultado y usarlo en su trabajo con clientes. Una vez revisado el resultado, completa la actividad.
Si la persona responsable no inició ni participó en el proceso, en la ficha de CRM solo habrá un registro del sistema indicando su finalización.
Ver estados y contadores del flujo de trabajo en Kanban
La vista Kanban en CRM muestra los estados de los flujos de trabajo para diferentes elementos:
- Pendiente: la persona responsable de la asignación aún no la ha completado.
- Comentarios agregados: hay nuevos comentarios en el formulario del flujo de trabajo que requieren atención.
- Completado: el flujo de trabajo está finalizado.
Los contadores de CRM ayudan a la persona responsable a no perder asignaciones y nuevos comentarios:
- Contador rojo: queda menos de una hora hasta la fecha límite de la asignación.
- Contador verde: ha aparecido un nuevo comentario en el formulario del flujo de trabajo.
Resumen
- Los eventos del flujo de trabajo aparecen en el timeline del elemento de CRM, mostrando registros del sistema y acciones que requieren atención de la persona responsable.
- Completa asignaciones, revisa comentarios y sigue estados del flujo de trabajo directamente en la ficha de CRM.
- Activa la opción Mostrar los eventos del flujo de trabajo en el timeline en los parámetros de la plantilla para verlos.
- Puedes delegar asignaciones a otros empleados desde el timeline.
- La vista Kanban en CRM muestra los estados de los flujos de trabajo para diferentes elementos.
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