Las tareas en Bitrix24 proporcionan un espacio integrado que simplifica la organización del trabajo en equipo, permitiendo asignar tareas pequeñas y gestionar proyectos grandes. Con las tareas, puedes seguir el progreso de los empleados, controlar los plazos y distribuir las responsabilidades de manera efectiva.

Cómo optimizar la gestión de tareas

Definir claramente una tarea es crucial para su éxito. En Bitrix24, las tareas ofrecen funciones adicionales para estructurarlas y controlarlas eficazmente.
Crear tareas

Listas de verificación. Elabora listas de pasos para visualizar cuáles ya se han completado. Puedes añadir subpuntos, asignar responsables y adjuntar archivos.
Listas de verificación

Etiquetas. Utiliza etiquetas predefinidas o crea las tuyas propias para agrupar tareas por temas comunes, facilitando así su filtrado y búsqueda.
Etiquetas

Recordatorios. Configura recordatorios de tareas mediante notificaciones en Bitrix24 o correos electrónicos para asegurar el cumplimiento de los plazos.
Recordatorios

Seguimiento del tiempo. Inicia un temporizador al comenzar una tarea para registrar el tiempo dedicado a ella.
Seguimiento del tiempo de la tarea

Resultado de la tarea. Destaca el resultado del trabajo para que el supervisor no tenga que buscarlo entre los comentarios. Deja un comentario en la tarea y márcalo como resumen del estado.
Resumen del estado de la tarea

Plantillas. Diseña plantillas estándar para tareas recurrentes, como informes mensuales.
Plantillas de tareas

Búsqueda de tareas

Bitrix24 cuenta con filtros que te permiten encontrar rápidamente las tareas que necesitas.

• Campo de búsqueda: busca tareas utilizando frases o palabras clave presentes en el título o la descripción.
• Roles: filtra las tareas según tu rol: en curso, participante, fijadas por mí u observador.
• Filtros: crea tus propios filtros o utiliza los predefinidos, como en progreso, completadas, diferidas, atrasadas y casi vencidas.
  Filtros en las tareas

Vistas de tareas

Hay cinco modos de visualización para trabajar con tareas:

• Lista: reúne todas las tareas en un solo lugar, mostrando los últimos cambios y aquellas que requieren atención. Puedes ordenarlas según diferentes criterios.
• Fecha límite: indica el tiempo disponible para completar cada tarea, lo que ayuda a planificar y distribuir la carga de trabajo.
• Planificador: te permite organizar las tareas según tus propios criterios, como fecha límite, prioridad, estado, etc.
• Calendario: facilita el seguimiento de los plazos de las tareas y la visualización de la carga de trabajo en distintos periodos.
• Gráfico de Gantt: muestra cuánto tiempo tomará cada tarea y cuándo debe completarse.

Automatización

Configura reglas de automatización y disparadores para generar automáticamente nuevas tareas, añadir participantes y gestionar los plazos.

Las reglas automatizan acciones rutinarias, como enviar notificaciones y asignar tareas. Los disparadores detectan cambios, como la cercanía de una fecha límite, y actualizan el estado de la tarea.
Crear reglas de automatización y disparadores en tareas

Permisos de acceso

Ajusta los permisos de acceso para determinar qué acciones pueden realizar los empleados con las tareas, plantillas y reglas de automatización. Puedes crear un rol con un conjunto específico de permisos y asignarlo a un empleado o grupo.
Permisos de acceso a las tareas

Tareas en otras herramientas de Bitrix24

Las tareas en Bitrix24 están integradas con otras herramientas. Si un supervisor te solicita algo en el chat, puedes convertir su mensaje en una tarea. El texto del mensaje se convierte en la descripción de la tarea, tú serás el responsable y los participantes del chat actuarán como observadores.

Colaboración. Puedes asignar tareas desde el messenger, el calendario, el Feed, el grupo de trabajo y el proyecto.
Crear tareas a partir de publicaciones en el Feed
Crear una tarea o reunión a partir de un mensaje de chat

CRM. Las tareas en CRM facilitan la comunicación entre departamentos. Por ejemplo, el departamento de ventas puede asignar una tarea a los abogados para preparar documentos para un cliente. Los gerentes de ventas podrán ver el estado de las tareas en el kanban sin necesidad de abrir la ficha de CRM.
Tareas en CRM