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Soporte Bitrix24

Trabajando con las tareas

Clasificación:

La sección de Tareas es una de las herramientas principales de planificación y gestión del trabajo en equipo. Muchas compañías utilizan las tareas de Bitrix24 para organizar su proceso laboral.

Vistas de las tareas

Cambie entre diferentes tipos de vistas dentro de las tareas: Lista, Kanban, Planificador o Gantt.

  • Lista – vista simple de tareas
  • Kanban – tablas de tareas personalizables para proyectos (grupos de trabajo)
  • Planificador – tablas de tareas individuales personalizables
  • Gráfico de Gantt –gráfico de representación de proyectos (ilustra duración de tareas, fechas límite y dependencias)


Pantallazo general de las tareas

Al abrir la sección de Tareas por primera vez, podrá ver filtros & contadores por encima de la lista de tareas que le ayudarán a navegar entre ellas. La lista de tareas muestra tanto las tareas de proyectos (haga clic sobre el icono +/- para mostrarlas / ocultarlas) como las individuales. El panel superior le ayudará a navegar entre las tareas dependiendo del rol que tiene.

  • Todas* – todas las tareas a las que tiene acceso
  • En curso – las tareas de las que es responsable
  • Participante – las tareas de las que forma parte como participante
  • Fijadas por mí – las tareas que ha creado
  • Observador – las tareas de las que forma parte como observador
  • Implicados – muestra la participación de los empleados en las tareas.
  • Proyectos – el gráfico de proyectos general con contadores de tareas
  • Supervisando – el gráfico general con contadores de tareas de empleados
  • Reportesinformes de tareas
  • Plantillas – plantillas de tareas, incluso plantillas de tareas recurrentes
  • Papelera de reciclaje – la opción que permite recuperar las tareas eliminadas
*Solo el administrador de la cuenta puede acceder a todas las tareas de otros usuarios:
  1. Habilite Modo de administración desde Mi perfil.
  2. Vaya a Tareas > Todas.
  3. Aplique el filtro Parámetros de la tarea > Mostrar tareas en las que no participo.

El jefe del departamento (supervisor) tiene acceso a las tareas de sus subordinados. Los demás usuarios pueden acceder solo a las tareas que han creado o en las que participan.

Para navegar entre los detalles de las tareas dentro de la lista de las mismas puede desplazarse tanto horizontalmente como verticalmente.

Para cambiar la ordenación de las tareas haga clic sobre el nombre de la columna apropiada.

Para cambiar el orden de las columnas simplemente arrastre & suelte el nombre de la columna.

La vista de lista «Mis tareas» es personalizable: haga clic sobre el icono de Configuraciones para editarla. Habilite la opción Aplica para todos los usuarios para guardar las configuraciones para los demás empleados.

¿Qué significan los diferentes colores en el título de las tareas?

El color del título de la tarea indica el estado de la tarea:

  • verde: tareas asignadas, pero aún no vistas;
  • azul: las tareas aceptadas por el empleado;
  • negro: tareas que ya se están ejecutando;
  • rojo: tareas caducadas;
  • gris: tareas detenidas o completadas (las tareas completadas también se tacharán);
  • naranja: tareas que esperan el control del director.


Filtros & búsqueda inteligente

Filtros & búsqueda inteligente incluyen:

  • Filtros de acceso rápido a las tareas: tales como Terminado, Por vencer, Atrasado y etc. Puede aplicar cualquiera de los filtros predeterminados, o también crear los suyos y guardarlos en el panel lateral (para hacerlo configure las condiciones del filtro & haga clic sobre la opción Guardar filtro).
  • Condiciones del filtro: haga clic sobre Agregar filtro debajo de la lista de filtros para habilitar / deshabilitar las condiciones del filtro (los campos).
  • Configuraciones del filtro: haga clic sobre el icono de configuraciones para reordenar (arrastre & suelte) los filtros de acceso rápido, fijarlos, editarlos o eliminarlos. Habilite la opción Aplica para todos los usuarios para guardar las configuraciones para los demás empleados.

Utilice el filtro y la palabra clave juntos para obtener mejores resultados de la búsqueda.



Acciones grupales con las tareas

Haga clic sobre el icono de configuración al lado del nombre de la tarea para abrir el menú de opciones: vista, editar, crear subtarea, agregar / quitar de favoritos, finalizar, iniciar ejecución, posponer, copiar, eliminar.

Para aplicar los cambios al grupo de tareas seleccione las tareas necesarias (o utilice la opción Para todos) > abra el menú Seleccione la opción debajo de la lista de tareas > elija la acción > haga clic sobre Aplicar. Toma en consideración las condiciones de filtros aplicados.



Exportación de tareas

La lista de tareas se puede exportar a Excel o sincronizar con Outlook. Haga clic sobre el icono de Configuración en la esquina derecha encima de la lista y busque la opción Exportar lista.
La exportación de tareas incluye únicamente sus detalles, no se puede exportar los comentarios.


Configuración de la lista de tareas

El menú de configuraciones de lista de tareas incluye las siguientes opciones:

  • Incluir subtareas – para que las subtareas aparezcan en la lista de tareas
  • Incluir grupos – para que las tareas de proyectos / grupos de trabajo aparezcan en la lista
  • Clasificar – seleccione las columnas para ordenar las tareas
  • Lista de importación – importe tareas subiendo el archivo en formato CSV
  • Exportar lista – exporte tareas a Excel
  • Sincronizar lista – sincronice tareas con Outlook


Tareas rápidas

Cuando necesita agregar un grupo de tareas nuevas, la opción de tareas rápidas es muy conveniente. En este caso la ficha de la tarea incluye solo un par de campos más importantes:
  • nombre de la tarea
  • fecha límite
  • persona responsable
  • proyecto
  • descripción


Plantillas de tareas

Plantilla de tarea es el formulario de tarea preestablecido que se utiliza para generar tareas nuevas automáticamente basadas en las condiciones de la plantilla.

Con otras palabras, puede crear la plantilla de la tarea que quiere volver a utilizar en el futuro.

Si trabaja con tareas recurrentes, las plantillas resultan muy prácticas, ya que puede crear la plantilla y activar la repitición con la frecuencia establecida (cada día / semana / mes y etc.).



Roles en las tareas

Hay cuatro roles en las tareas: Persona responsable, Participante, Creado por, Observador.
  • Persona responsable – es la persona que va a trabajar sobre la tarea y será responsable de su implementación.
  • Creado por – es la persona que ha creado la tarea. Este mismo usuario también va a confirmar que la tarea ha sido completada.
  • Participantes – son usuarios que pueden ayudar a completar la tarea si es necesario. Pueden realizar las mismas acciones que el responsable.
  • Observadores – son usuarios que pueden observar el trabajo sobre la tarea, dejar comentarios, recibir notificaciones, pero no participan en la tarea.
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