Las reglas de automatización y los disparadores son herramientas clave para automatizar los flujos de trabajo con clientes y empleados.

• Reglas de automatización: ejecutan acciones rutinarias (como crear tareas, enviar notificaciones o generar documentos) cuando un elemento alcanza cierta etapa.
• Disparadores: monitorean acciones específicas (como visualización de correos, creación o firma de documentos, etc.) y mueven automáticamente los elementos a la etapa correspondiente.

Crear reglas de automatización y disparadores

Utiliza reglas de automatización y disparadores para automatizar procesos de firma de documentos con empleados. Están disponibles en las soluciones automatizadas, permitiendo que diferentes departamentos (no solo RR. HH.) gestionen documentos. Por ejemplo, un coordinador de formación podría enviar automáticamente acuerdos de capacitación desde su solución automatizada.
Soluciones automatizadas: visión general

Agregar reglas de automatización y disparadores

1-4. Ve a la sección de Automatización > Soluciones automatizadas. Selecciona la solución automatizada y el proceso inteligente correspondiente, por ejemplo, Recursos humanos > Capacitación.
5. Haz clic en Reglas de automatización.
6-9. Haz clic en Crear. Especifica la etapa donde aplicarás la regla. Selecciona Papeleo y escoge la regla de automatización o el disparador que necesites configurar.
Interfaz para agregar reglas de automatización y disparadores

Regla de automatización "Firmar el documento con el empleado"

Funcionalidad. Cuando un elemento del proceso inteligente alcanza una etapa específica, esta regla de automatización genera un documento desde una plantilla y lo envía para firma, primero al representante de la empresa y luego al empleado.

Uso. Esta regla de automatización es útil para automatizar el envío de documentos que requieren firma, como acuerdos de formación o contratos de teletrabajo.

Especifica los parámetros de la regla de automatización.

Agregar una plantilla del documento o crear una nueva. Elige un documento existente de la biblioteca de plantillas o crea uno nuevo.
Firma electrónica para RR. HH.: plantillas de documentos para empresas

Empleados que firman.

1. Haz clic en Seleccionar.
2. Abre la pestaña Roles.
3. Selecciona el rol correspondiente. Aquí se muestran los campos del proceso inteligente con tipo de datos Vincular a empleado (por ejemplo, el campo Empleado remoto en procesos de capacitación).
4. Si no existe el campo necesario, créalo en la configuración del proceso.
   Campos personalizados en procesos inteligentes

Representante de la empresa. Designa quién firmará el documento en representación legal de la empresa (ejecutivo, director de RR. HH. u otro cargo autorizado).

Aprobador. Asigna la persona que validará la exactitud de toda la información del documento (podría ser el supervisor directo del empleado).

Editor de campos. Especifica quién podrá completar o modificar los campos vacíos (podría ser un especialista del área de RR. HH.).

Esperar la finalización del flujo de trabajo. Activa esta función cuando existan otros procesos de negocio o reglas de automatización en cadena. El sistema esperará a que finalice todo el proceso de firma antes de ejecutar las siguientes acciones.

Los roles (firmante, aprobador y editor de campos) se configuran automáticamente según la plantilla utilizada, pero puedes modificarlos para cada regla sin alterar la plantilla base.

Al activarse la regla de automatización, el sistema genera un registro en Firma electrónica para RR. HH. con el documento correspondiente.

Disparador "Aprobar documento"

Funcionalidad. Este disparador actualiza la etapa del elemento del proceso inteligente cuando se inicia la aprobación de un documento.
Firma electrónica para RR. HH.: aprobar documentos

Uso. Notifica al área de RR. HH. cuando un documento entra en fase de aprobación, por ejemplo, cuando un jefe autoriza la capacitación de su equipo.

Disparador "Completar los campos"

Funcionalidad. Este disparador actualiza la etapa del elemento del proceso inteligente cuando un documento comienza a ser completado.
Firma electrónica para RR. HH.: completar documentos

Uso. Notifica al equipo de RR. HH. cuando un documento está siendo revisado y completado por el empleado correspondiente.

Disparador "La firma del documento inició"

Funcionalidad. Este disparador actualiza la etapa del elemento del proceso inteligente cuando el documento entra en fase de firma por parte del representante de la empresa.

Uso. Avisa al equipo de RR. HH. cuando el documento está siendo firmado, primero por la empresa y luego por el empleado.

Disparador "Firma del documento completada"

Funcionalidad. Este disparador actualiza la etapa del elemento del proceso inteligente cuando se completa el proceso de firma (ya sea con aceptación o rechazo por parte de los empleados).

Uso. Informa al personal de RR. HH. sobre el estado final del documento. Por ejemplo, permite al responsable de formación saber cuándo puede proceder con el pago tras la firma del acuerdo de capacitación.

Características. Configura qué estado deseas rastrear: cualquier resultado, solo documentos firmados o solo cancelaciones.