Kanban es un tablero visual con columnas y fichas que te ayuda a guiar a tus clientes a través del proceso de ventas.
- Columnas: son etapas del trabajo con un cliente.
- Fichas: son elementos de CRM, como prospectos, negociaciones y facturas.
En el Kanban de negociaciones, puedes realizar un seguimiento del número de elementos en cada etapa, monitorear la carga de trabajo de los gerentes y ver qué negociaciones aún están pendientes.
Para acceder a la vista Kanban, ve a la sección de CRM > selecciona la entidad requerida > abre la vista Kanban.
Configurar la vista Kanban para negociaciones
Configurar etapas. Las etapas son los pasos para trabajar con los clientes, desde el primer contacto hasta la finalización de la negociación. Puedes configurarlas en Kanban o en los directorios de CRM.
Estados y listas desplegables en CRM
De forma predeterminada, las negociaciones cuentan con varias etapas. Puedes editarlas o crear etapas nuevas.
- Etapa inicial: es la primera etapa de la relación con el cliente. Las nuevas negociaciones entran aquí. No puedes eliminarla, solo cambiarle el nombre.
- Etapas adicionales: se utilizan para preparar documentos, enviar facturas y firmar contratos. Puedes crear tantas etapas como necesites.
- Etapas finales: se utilizan para negociaciones exitosas o fallidas, ayudando a analizar las ventas.
Para cambiar el nombre, color o eliminar una etapa, haz clic en el icono del lápiz. Para agregar una nueva etapa, haz clic en el botón Plus (+).
Personalizar el formulario de creación de negociaciones. Las negociaciones se pueden crear automáticamente (por ejemplo, desde un correo electrónico) o manualmente en Kanban. Para permitir que los gerentes creen rápidamente una negociación manualmente, selecciona los campos que se deben completar. El resto de los campos se pueden completar más tarde.
Haz clic en Configuración (⚙️) > Configuraciones Kanban > Configurar los campos del formulario de creación.
Selecciona los campos y guarda los cambios.
Para crear rápidamente una negociación, haz clic en Plus (+) en la etapa deseada. Completa los campos y haz clic en Guardar.
¿Cómo agregar negociaciones?
Personalizar el formulario de visualización de negociaciones. Para mostrar solo la información importante en Kanban, configura el formulario de visualización. Cada empleado puede personalizarlo según sus necesidades.
Haz clic en Configuración (⚙️) > Configuraciones Kanban > Configurar los campos del formulario de visualización.
Selecciona los campos y guarda los cambios.
Avatares de los empleados en la ficha de negociación. De forma predeterminada, en Kanban se muestra el avatar de la persona responsable de la negociación. A medida que trabajas con la negociación, este puede cambiar automáticamente al avatar de otro empleado si:
- ha dejado un comentario en el timeline,
- es responsable de una llamada entrante o perdida, correo electrónico entrante o chat,
- es responsable de una actividad con un recordatorio automático activado. El avatar de la persona responsable de la actividad se mostrará en la ficha de negociación 15 minutos antes de la fecha límite.
Trabajar con negociaciones en Kanban
Mover las negociaciones a través de las etapas. Mueve las negociaciones por etapas mientras trabajas con un cliente. Arrastra y suelta la negociación en otra columna.
Planificar actividades. Planifica una actividad para no olvidarte de contactar con un cliente. Puedes planificar una llamada, una reunión o cualquier otra actividad. Haz clic en + Actividad, completa los campos y haz clic en Guardar.
Actividades universales en CRM
La ficha de negociación incluye un contador de actividades pendientes. El número indica actividades entrantes y programadas, y el color indica la fecha límite. Por defecto, el contador se ilumina en rojo 15 minutos antes de la fecha límite. Este tiempo se puede personalizar.
¿Cómo funcionan los contadores en CRM?
Para ver la información de una actividad, haz clic en el contador.
Contactar con un cliente Para acceder rápidamente a los datos de contacto, enviar un mensaje o llamar, coloca el cursor sobre el nombre del cliente. Se abrirá una mini-ficha de CRM con la información principal: tipo de cliente, empresa, teléfono y correo electrónico. Desde allí, también puedes acceder a la ficha completa para editar los datos.
Qué acciones grupales están disponibles en el Kanban
Las acciones grupales permiten trabajar simultáneamente con varios elementos del CRM: por ejemplo, cambiar el responsable en dos negociaciones o volver a ejecutar reglas de automatización en ellas. Marca las negociaciones necesarias: en la parte superior aparecerá un panel con las acciones disponibles.
Acciones grupales en CRM
Eliminar. Los elementos eliminados se almacenan en la papelera durante 30 días y no se tienen en cuenta en los informes analíticos.
Agregar a excepciones. Los contactos de los elementos seleccionados se agregarán a la lista de excepciones: ya no se crearán automáticamente nuevos prospectos ni negociaciones para ellos. Esto es útil si en el CRM entran muchos datos innecesarios: campañas publicitarias, llamadas no objetivo o spam.
Lista de excepciones
Cambiar etapa. Esta acción mueve los elementos a otra etapa, por ejemplo, de la etapa En progreso a Factura final.
Asignar persona responsable. Permite cambiar masivamente el responsable. Es conveniente si necesitas transferir inmediatamente varios elementos a otro empleado, por ejemplo, al redistribuir la carga de trabajo.
Cambiar la persona responsable en CRM
Crear tarea. La acción crea una tarea vinculada a los elementos seleccionados del CRM. Esto ayuda a unir el trabajo de los departamentos. Por ejemplo, un responsable de ventas puede asignar al contable la tarea Preparar factura para dos negociaciones.
Crear lista de llamadas. Permite programar llamadas para varias negociaciones. Puedes indicar el asunto y la descripción, seleccionar la hora y el responsable.
Cómo realizar llamadas a clientes en CRM
Fusionar. La acción fusionará los elementos seleccionados en uno solo. Selecciona la ficha principal a la que se transferirán todos los datos. Si los valores de los campos en las fichas son diferentes, marca los necesarios con una casilla y permanecerán en la ficha principal.
Fusionar duplicados en CRM
Reiniciar las reglas de automatización (Restart automation rules). Las reglas de automatización volverán a ejecutarse en los elementos seleccionados y aparecerá un registro sobre la nueva ejecución en las fichas.
Reglas de automatización en CRM
Resumen
- Kanban es un tablero visual con columnas y fichas que te ayuda a guiar a tus clientes a través del proceso de ventas.
- Las fichas representan elementos de CRM como prospectos, negociaciones y facturas. Las columnas representan etapas del trabajo con un cliente.
- Puedes realizar un seguimiento del número de negociaciones en cada etapa, controlar la carga de trabajo de los gerentes y ver qué negociaciones aún están pendientes.
- La vista Kanban está disponible para prospectos, negociaciones, facturas, cotizaciones y procesos inteligentes.
- Configura las etapas en el kanban y mueve las fichas entre ellas hasta finalizar la negociación.
- Para que los empleados puedan crear rápidamente una negociación en el kanban, configura la ficha de creación.
- Para que en el kanban no se muestren todos los campos, sino solo la información importante, configura la ficha de visualización de la negociación.
- Para realizar una acción con varios elementos, márcalos con una casilla: en la parte superior aparecerá un panel con las acciones grupales disponibles. Por ejemplo, puedes cambiar el responsable en dos negociaciones o reiniciar reglas de automatización en ellas.
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