Cuando trabajas en varios proyectos a la vez, es crucial asegurarte de que todos avancen según lo planeado y se completen a tiempo.
La intercambiabilidad también es clave. Si un empleado se va de vacaciones o deja el proyecto, sus responsabilidades deben transferirse a otro empleado sin pérdida de tiempo ni información.
Además, es importante mantener un historial de proyectos para que todos los archivos y mensajes estén disponibles para uso futuro.
Veamos qué herramientas puedes usar para gestionar estos aspectos.
Tomemos como ejemplo un escenario común en muchas empresas: la organización de eventos, como conferencias, exposiciones, fiestas corporativas o actividades de team building.
Estos eventos suelen involucrar tanto al equipo interno como a especialistas externos de una agencia de eventos.
Chat: el centro de comunicación
El equipo comparte ideas y archivos en el chat, donde también puedes ver contadores para tareas y reuniones.
En el chat del collab se lleva a cabo toda la comunicación: puedes enviar mensajes, asignar tareas, programar reuniones y hacer videollamadas.
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Videollamadas: rápidas e ilimitadas
Las videollamadas permiten a tu equipo discutir aspectos del proyecto de manera efectiva.
Las videollamadas en collabs son más que simples conversaciones; son una herramienta para trabajar de manera productiva. No te preocupes por las restricciones de tiempo: nuestras llamadas son gratuitas e ilimitadas. Además, no necesitas comprobar la disponibilidad de todos; puedes llamar a todos los participantes del collab al mismo tiempo y ver de inmediato quién está conectado.
Tareas: de la discusión a la acción
Después de una discusión, se crean tareas como reservar un lugar, diseñar visuales o gestionar la logística.
Las tareas ayudan a consolidar acuerdos, asignar responsabilidades y establecer plazos. Muestran el progreso del proyecto y los pasos siguientes. Aunque haya muchas tareas, los participantes siempre pueden ver lo que deben hacer. El contador indicará qué tarea necesita tu atención, ya sea por una fecha límite cercana o un nuevo comentario.
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Calendario y reuniones: programación sencilla
Programar reuniones teniendo en cuenta la disponibilidad de todos los participantes ya no es un problema. El calendario del collab muestra los espacios disponibles compartidos, permitiendo planificar reuniones con unos pocos clics. Las notificaciones y contadores te recordarán el evento próximo en el chat con anticipación.
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Notificaciones: enfócate en lo importante
Las notificaciones del collab se enfocan solo en el proyecto. Los participantes responden rápidamente a asuntos urgentes, y los contadores indican tareas y eventos que requieren atención inmediata.
Archivos: todo lo que necesitas en un solo lugar
Aquí es donde se almacenan todos los archivos del Collab.
Puedes encontrar cualquier archivo fácilmente, ya sea que se haya subido en un chat, tarea, evento del calendario o directamente en la sección de "Archivos".
Puedes coeditar un archivo, como un documento o una hoja de cálculo.
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Firma electrónica
Los documentos, como contratos y acuerdos, pueden ser aprobados y firmados en línea directamente desde un collab.
La herramienta Firma electrónica de Bitrix24 es una firma electrónica, no digital. Cada país tiene sus propias leyes y requisitos para el uso de firmas electrónicas. En algunos países, se debe firmar un acuerdo especial con el cliente para usar una firma electrónica.
Una vez firmado por todas las partes, el documento estará disponible en los archivos del collab para leer y descargar, tanto en el chat como en la sección de "Archivos". El documento firmado estará accesible para todos los participantes.
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Veamos el collab desde la perspectiva del invitado.
Los invitados pueden usar cuatro herramientas: messenger, tareas, archivos y calendario.
La disponibilidad de ciertas acciones depende de los permisos de acceso que establezca el propietario del collab.
Los invitados pueden gestionar tareas, participar en reuniones y manejar archivos. Además del chat del collab, pueden unirse a chats grupales y canales.
¿Cómo seguir el progreso del trabajo?
El propietario del collab, que suele ser también el propietario del proyecto, puede supervisar el trabajo en las tareas y elegir el modo de vista adecuado:
Lista: ofrece información detallada sobre cada tarea, como actividad, título, estado y fecha límite, y permite clasificar las tareas por estos criterios.
Kanban: visualiza el flujo de trabajo en columnas, mostrando las etapas de cada tarea.
Fecha límite: organiza las tareas en columnas según sus fechas límite.
Planificador: es similar al kanban y permite crear tus propias etapas.
Gantt: presenta las tareas en una cuadrícula de calendario, mostrando todos los proyectos relacionados.
Calendario: ayuda a seguir los plazos de las tareas y la carga de trabajo de los empleados.
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Usa la aplicación móvil de Bitrix24 para mantenerte siempre en contacto con tu equipo y no perderte nada importante.
Tu proyecto está siempre al alcance de tu mano. Todas las funciones del collab en la aplicación móvil te permiten trabajar no solo desde tu laptop o PC, sino también desde cualquier dispositivo móvil.
Al completar el proyecto
¡Felicidades! ¡Has completado otro proyecto!
Todo el historial de comunicación y los datos del proyecto se mantienen en la empresa, eliminando la necesidad de transferir información desde otros servicios o cuentas personales. Esto será útil para futuros proyectos.
Los usuarios externos pueden ser despedidos o añadidos a un nuevo collab si se planean más proyectos.
Ahora, puedes decidir: organiza una reunión para una discusión final, comenta los logros y recopila opiniones sobre la colaboración. Si el proyecto incluyó a un cliente, recoge sus comentarios y sugerencias para mejorar futuras interacciones.