Al unir a los usuarios en grupos de trabajo para la colaboración y los proyectos, toda la comunicación y los datos relacionados con un proyecto o equipo se organizan en un solo lugar. Además, toda la funcionalidad del grupo de trabajo está disponible para los usuarios externos.
¿Cómo crear un grupo de trabajo (proyecto)?
Para crear un grupo de trabajo (proyecto), simplemente vaya a la sección Grupos de trabajo > haga click en Crear.
En el control deslizante de creación / edición del grupo de trabajo (proyecto), puede especificar los siguientes datos:
- nombre del grupo (proyecto);
- breve descripción;
- imagen;
- propietario (administrador del proyecto) y moderadores del grupo (asistente del administrador del proyecto).
Aquí mismo en la sección Más encontrará las configuraciones adicionales:
- Características - puede seleccionar las herramientas que estarán disponibles en este grupo de trabajo.
- Los usuarios pueden invitar al grupo de trabajo - puede especificar quién tendrá el permiso de invitar otros usuarios al grupo (proyecto).
- Palabras clave - agregue etiquetas para que sea más fácil buscar el grupo de trabajo (proyecto).
- Tipo de grupo de trabajo - visible, abierto, archivado, disponible en extranet, proyecto.
Invitar usuarios al grupo de trabajo (proyecto)
Seleccione los empleados que desea agregar y haga click en Enviar invitación.
Puede invitar tanto usuarios individuales como departamentos completos (la opción Todos los empleados del departamento y del subdepartamento - All department and Subdepartment employees):
En la pestaña Miembros del grupo podrá visualizar las siguientes categorías de usuarios:
- Moderadores: usuarios que pueden moderar el grupo (editar la configuración, invitar usuarios).
- Departamentos: departamentos que ha invitado a unirse al grupo.
- Miembros: usuarios individuales que han confirmado la invitación y se unieron al grupo de trabajo (proyecto).
- Usuarios conectados: usuarios de departamentos conectados (invitados). Cuando invite a todo el departamento con todos sus empleados, éstos se agregarán automáticamente al grupo y se mostrarán aquí.
Características del grupo de trabajo (proyecto)
- Flujo de actividad: los miembros del grupo verán los mensajes y las actividades del grupo aquí.
- Drive: almacenamiento de documentos del grupo.
- Tareas: sección de tareas del grupo.
- Calendario: calendario del grupo.
- Conversaciones: mensajes grupales.
- Foto: galería de fotos del grupo.
- Wiki: wiki del grupo (base de conocimientos).
- Listas: listas del grupo (gestión de registros).
- Chat: chat del grupo de trabajo para todos los miembros del grupo.
- Filtro & búsqueda: búsqueda y filtros del grupo.
Además de las características principales, hay varias opciones adicionales disponibles:
- El modo "Ocultar tareas": esta opción permite ocultar las notificaciones de tareas del flujo de actividad del grupo de trabajo.
- Pestaña "Notificaciones": puede habilitar / deshabilitar las notificaciones del grupo de trabajo (proyecto).
- Pestaña "Acciones": permite acceder a la configuración y las opciones principales del grupo de trabajo.
Permisos de acceso del grupo de trabajo (proyecto)
Diferencia entre un grupo de trabajo y un proyecto
La diferencia principal es que el proyecto tiene las fechas de proyecto. Si los plazos de las tareas creadas en el proyecto van más allá, se generará un error.
En cualquier momento puede transferir un grupo de trabajo al proyecto y viceversa - utilice el menú Acciones > Editar grupo de trabajo (proyecto).
¿Quién puede crear el grupo de trabajo (proyecto)?
Hay 3 opciones disponibles:
- solo propietario del grupo;
- propietario del grupo y moderadores;
- todos los miembros del grupo.
