En Bitrix24, puedes enviar correos electrónicos a tus clientes directamente desde la ficha del CRM. El historial de correos se almacena en la ficha del cliente, facilitando la búsqueda rápida de cualquier email.
Este artículo responde a las preguntas más frecuentes sobre el uso del correo electrónico en el CRM:
- Por qué los correos no se guardan automáticamente en el CRM
- Quién puede generar prospectos y negociaciones desde correos
- Si es posible vincular un correo a otra negociación
- Quién puede ser responsable de un correo en una ficha del CRM
- Por qué un correo muestra horarios distintos en Webmail y en el CRM
- Por qué un empleado no puede ver un correo en la ficha del CRM
- Cómo funciona la opción "Enrutar correos electrónicos de clientes existentes a gerentes del CRM asignados"
- Por qué un correo no se guarda en el CRM
- Por qué no se puede enviar un correo desde la ficha de una negociación
- Por qué no se cierra la actividad al responder un correo entrante en el CRM
- Por qué pueden crearse duplicados de contactos al enviar un correo desde el CRM
- Por qué se creó un prospecto si la creación de prospectos está desactivada en el correo
- Cómo seleccionar un elemento al guardar manualmente un correo en el CRM
¿Por qué los correos no se guardan automáticamente en el CRM?
Si los correos no se guardan automáticamente en el CRM, pero el empleado puede hacerlo manualmente, revisa la configuración del buzón.
- Ve a la sección de Webmail > Configuraciones.
- Abre Configuración del buzón.
- Haz clic en Configurar carpetas para la sincronización.
- Verifica el campo Mover spam a la carpeta (Move spam to folder). Si está seleccionada la bandeja de entrada, los correos no se guardarán automáticamente en el CRM.
- Elige otra carpeta para el spam. Así, los correos entrantes se guardarán en el CRM.
¿Quién puede generar prospectos y negociaciones desde correos?
Si la integración con el CRM está activada en la configuración del buzón, los prospectos o negociaciones se crean automáticamente.
Si no está activada, un empleado con acceso al buzón puede guardar manualmente un correo en el CRM.
¿Es posible vincular un correo a otra negociación?
Para vincular un correo a otra negociación, el empleado necesita permisos de acceso para modificar esas negociaciones. Estos permisos se pueden configurar por el administrador de Bitrix24 o un empleado con permisos para cambiar la configuración del CRM.
Permisos de acceso basados en roles en el CRM
Para hacerlo, abre la negociación vinculada al correo y haz clic en Abrir en el timeline junto al correo. Luego, selecciona Más > Cambiar negociación.
Si no ves el botón Cambiar negociación, no podrás vincular el correo a otra negociación. Esto sucede después de convertir un prospecto en negociación, ya que el correo queda vinculado a ambos.
El campo "Documentos conectados" está inactivo, por lo que no se puede cambiar la negociación
¿Quién puede ser responsable de un correo en una ficha del CRM?
El responsable de un correo en una ficha del CRM es el empleado responsable de la ficha. Todas las tareas y actividades relacionadas con el correo se le asignan automáticamente (1).
Al guardar un correo en el CRM, se añade una entrada en el timeline junto con la actividad programada. El avatar del empleado que conectó el buzón aparece junto a esta entrada, y él puede modificar la configuración de la integración del correo con el CRM (2).
¿Por qué un correo muestra horarios distintos en Webmail y en el CRM?
Los horarios pueden diferir según:
- cuándo se recibió el correo,
- cuándo se registró el correo en el CRM,
- cuándo se generó una actividad a partir del correo en el CRM.
Ver encabezados de correo electrónico
Cuándo se recibió el correo. Ve a la sección de Webmail y abre el correo necesario. La hora de recepción aparece en la esquina superior derecha.
Cuándo se registró el correo en CRM. Consulta el timeline de la ficha del CRM.
Cuándo se generó una actividad a partir del correo en el CRM. La actividad programada muestra la hora de ingreso al CRM y, si está completada, la hora de finalización.
¿Por qué un empleado no puede ver un correo en la ficha del CRM?
Solo los empleados con permisos de acceso pueden ver los elementos vinculados al correo. Por ejemplo, si un correo está vinculado a una negociación y un contacto, pero el empleado no tiene acceso al contacto, no verá el correo en la ficha de la negociación.
Los administradores de Bitrix24 y empleados autorizados pueden configurar estos permisos de acceso.
Permisos de acceso basados en roles en el CRM
¿Cómo funciona la opción "Enrutar correos electrónicos de clientes existentes a gerentes del CRM asignados"?
Si un correo electrónico proviene de un cliente ya registrado en el CRM, se puede adjuntar a su ficha existente. Para ello, utiliza la opción Enrutar correos electrónicos de clientes existentes a gerentes del CRM asignados.
Si en la cola de distribución de prospectos y contactos hay una persona responsable asignada, el nuevo correo de ese cliente se añadirá a su ficha del CRM.
Si no hay una persona responsable asignada, se generará un nuevo prospecto por cada correo de ese cliente, y se asignará a uno de los empleados en la cola. Así, aparecerán varias fichas de un cliente con diferentes responsables en el CRM.
¿Por qué un correo no se guarda en el CRM?
Error. Al intentar guardar un correo manualmente en el CRM, ocurre un error.
Razón. Los correos entrantes o salientes de los usuarios de tu cuenta de Bitrix24 no se pueden guardar en el CRM. Solo puedes vincular correos de clientes al CRM.
¿Por qué no se puede enviar un correo desde la ficha de una negociación?
Error. El botón para enviar un correo desde la ficha de una negociación aparece inactivo.
Razón. El correo solo se puede enviar a un contacto o compañía que esté vinculado a esa negociación.
Enviar correos a direcciones de email especificadas en la ficha del CRM
Solución. Vincula un contacto o compañía a la negociación desde el CRM o crea uno nuevo.
Añadir un cliente existente. En el campo Cliente, selecciona un contacto o compañía de la lista. Comprueba que tenga una dirección de correo electrónico completado.
Crear un nuevo contacto.
1-2. Haz clic en Más > E-mail.
3-4. En el campo Para, selecciona Agregar > Agregar nuevo contacto de correo electrónico.
5-6. Introduce el nombre y el correo electrónico del cliente y haz clic en Guardar.
Una vez hecho esto, podrás enviar un correo desde la ficha de la negociación. Este nuevo contacto se añadirá al CRM, pero no se vinculará automáticamente a la negociación. Para vincularlo, solo tienes que seleccionarlo en el campo Cliente.
¿Por qué no se cierra la actividad al responder un correo entrante en el CRM?
La actividad se mantiene abierta a propósito para que puedas continuar la conversación si necesitas retomar el correo más tarde.
Para finalizar la actividad, puedes hacer lo siguiente:
- Cerrar la actividad manualmente: si el asunto de ese correo ya está resuelto.
- Crear una nueva actividad a partir del correo: si vas a seguir trabajando con el cliente sobre ese mismo tema.
¿Por qué pueden crearse duplicados de contactos al enviar un correo desde el CRM?
No se crean duplicados si envías un correo a un contacto que ya existe en el CRM, aunque no esté vinculado a la ficha actual.
Los duplicados se generan si envías un correo a una dirección de tu libreta de direcciones (marcada con un icono azul). En este caso, el CRM la trata como una dirección nueva y crea un duplicado, incluso si ese correo ya existe en otra ficha.
Ejemplo: En el campo "Para", seleccionaste un contacto del CRM (icono verde) y uno de tu libreta de direcciones (icono azul)
Si el correo de la libreta ya existía en el CRM, se generará un duplicado
Cómo evitar la creación de duplicados:
1-3. Ve a CRM > Configuraciones > Configuración CRM.
4-5. Abre Otros > Otras configuraciones.
6. Ve a la sección Actividad.
7-8. Desactiva la opción Permitir el envío de correos electrónicos a cualquier dirección y haz clic en Aplicar.
De este modo, los correos solo se podrán enviar a direcciones que ya estén en el CRM, lo que eliminará la creación de duplicados.
Seleccionar destinatarios de correo en CRM
¿Por qué se creó un prospecto si la creación de prospectos está desactivada en el correo?
Error. Se genera un prospecto repetido a partir de un correo entrante, a pesar de tener desactivada la creación de prospectos en la configuración de correo.
Razón. En la configuración del CRM está habilitada la opción Habilitar el modo de repetición.
Negociaciones y prospectos repetidos
Solución. Desactiva el registro automático de ventas repetidas en el CRM.
1-3. Ve a CRM > Configuraciones > Configuración CRM.
4-5. Abre Otros > Otras configuraciones.
6. Desactiva la opción Habilitar el modo de repetición.
7. Activa la opción Habilitar el modo de creación de propsectos heredados.
8. Haz clic en Aplicar.
¡Listo! De esta forma, no se crearán prospectos repetidos. Si un cliente que ya está en el CRM vuelve a contactarte:
- Si hay una negociación activa con ese cliente, el nuevo contacto se asignará a esa negociación.
- Si no hay una negociación activa, el contacto se asignará al prospecto cerrado.
¿Cómo seleccionar un elemento al guardar manualmente un correo en el CRM?
Si guardas un correo electrónico en el CRM de forma manual, no podrás elegir a qué elemento se vinculará. La vinculación depende de la configuración del buzón y del CRM.
Gestionar correo electrónico en el CRM
Configurar el correo electrónico
