En Bitrix24, puedes enviar correos electrónicos a tus clientes directamente desde la ficha de CRM. El historial de correos se almacena en la ficha del cliente, facilitando la búsqueda rápida de cualquier email.
Este artículo responde a preguntas frecuentes sobre el uso del correo electrónico en CRM:
- Por qué los correos no se guardan automáticamente en CRM
- Quién puede generar prospectos y negociaciones desde correos
- Si es posible vincular un correo a otra negociación
- Quién puede ser responsable de un correo en una ficha de CRM
- Por qué un correo muestra horarios distintos en Webmail y en CRM
- Por qué un empleado no puede ver un correo en la ficha de CRM
- Cómo funciona la opción "Enrutar correos electrónicos de clientes existentes a gerentes de CRM asignados"
- Por qué un correo no se guarda en CRM
¿Por qué los correos no se guardan automáticamente en CRM?
Si los correos no se guardan automáticamente en CRM, pero el empleado puede hacerlo manualmente, revisa la configuración del buzón.
- Ve a la sección de Webmail > Configuraciones.
- Abre Configuración del buzón.
- Haz clic en Configurar carpetas para la sincronización.
- Verifica el campo Mover spam a la carpeta (Move spam to folder). Si está seleccionada la bandeja de entrada, los correos no se guardarán automáticamente en CRM.
- Elige otra carpeta para el spam. Así, los correos entrantes se guardarán en CRM.
¿Quién puede generar prospectos y negociaciones desde correos?
Si la integración con CRM está activada en la configuración del buzón, los prospectos o negociaciones se crean automáticamente.
Si no está activada, un empleado con acceso al buzón puede guardar manualmente un correo en CRM.
¿Es posible vincular un correo a otra negociación?
Para vincular un correo a otra negociación, el empleado necesita permisos de acceso para modificar esas negociaciones. Estos permisos se pueden configurar por el administrador de Bitrix24 o un empleado con permisos para cambiar la configuración de CRM.
Permisos de acceso en CRM
Para hacerlo, abre la negociación vinculada al correo y haz clic en Abrir en el timeline junto al correo. Luego, selecciona Más > Cambiar negociación.
Si no ves el botón Cambiar negociación, no podrás vincular el correo a otra negociación. Esto sucede después de convertir un prospecto en negociación, ya que el correo queda vinculado a ambos.
El campo "Documentos conectados" está inactivo, por lo que no se puede cambiar la negociación
¿Quién puede ser responsable de un correo en una ficha de CRM?
El responsable de un correo en una ficha de CRM es el empleado responsable de la ficha. Todas las tareas y actividades relacionadas con el correo se le asignan automáticamente (1).
Al guardar un correo en CRM, se añade una entrada en el timeline junto con la actividad programada. El avatar del empleado que conectó el buzón aparece junto a esta entrada, y él puede modificar la configuración de la integración del correo con CRM (2).
¿Por qué un correo muestra horarios distintos en Webmail y en CRM?
Los horarios pueden diferir según:
- cuándo se recibió el correo,
- cuándo se registró el correo en CRM,
- cuándo se generó una actividad a partir del correo en CRM.
Ver encabezados de correo electrónico
Cuándo se recibió el correo. Ve a la sección de Webmail y abre el correo necesario. La hora de recepción aparece en la esquina superior derecha.
Cuándo se registró el correo en CRM. Consulta el timeline de la ficha de CRM.
Cuándo se generó una actividad a partir del correo en CRM. La actividad programada muestra la hora de ingreso al CRM y, si está completada, la hora de finalización.
¿Por qué un empleado no puede ver un correo en la ficha de CRM?
Solo los empleados con permisos de acceso pueden ver los elementos vinculados al correo. Por ejemplo, si un correo está vinculado a una negociación y un contacto, pero el empleado no tiene acceso al contacto, no verá el correo en la ficha del negociación.
Los administradores de Bitrix24 y empleados autorizados pueden configurar estos permisos de acceso.
Permisos de acceso en CRM
¿Cómo funciona la opción "Enrutar correos electrónicos de clientes existentes a gerentes de CRM asignados"?
Si un correo electrónico proviene de un cliente ya registrado en CRM, se puede adjuntar a su ficha existente. Para ello, utiliza la opción Enrutar correos electrónicos de clientes existentes a gerentes de CRM asignados.
Si en la cola de distribución de prospectos y contactos hay una persona responsable asignada, el nuevo correo de ese cliente se añadirá a su ficha de CRM.
Si no hay una persona responsable asignada, se generará un nuevo prospecto por cada correo de ese cliente, y se asignará a uno de los empleados en la cola. Así, aparecerán varias fichas de un cliente con diferentes responsables en CRM.
¿Por qué un correo no se guarda en CRM?
Error. Al intentar guardar un correo manualmente en CRM, ocurre un error.
Razón. Los correos entrantes o salientes de los usuarios de tu cuenta de Bitrix24 no se pueden guardar en CRM. Solo puedes vincular correos de clientes al CRM.