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Soporte Bitrix24

Crear y reservar salas de reuniones

En el calendario de Bitrix24, puedes reservar salas de reuniones para encuentros presenciales. Es importante considerar la disponibilidad y capacidad de cada sala al hacer las reservas.

Por ejemplo, si cuentas con dos amplias salas de reuniones en la oficina principal y una más pequeña en la sucursal, tus compañeros pueden revisar la disponibilidad de las salas, seleccionar una fecha para el evento, agregar asistentes y reservar una sala de reuniones a través del calendario de Bitrix24.

Contenido del artículo:


Crear una sala de reuniones

Por defecto, todos los empleados pueden crear salas de reuniones.

Ve a la sección de Calendario > Disponibilidad de la sala de reuniones > Salas de reuniones.

En el panel de salas de reuniones, haz clic en Agregar. Selecciona un color y especifica los parámetros de la sala de reuniones:

  • nombre,
  • número de asistentes: capacidad de la sala de reuniones,
  • categoría: por ejemplo, oficina central o sucursal. Las categorías deben crearse con anticipación. Deja el campo vacío para agregarlo más tarde.
    Categorías de salas de reuniones

Configura los permisos de acceso y guarda los cambios.
Permisos de acceso a las salas de reuniones


Ocultar, editar o eliminar una sala de reuniones

Por defecto, todos los empleados pueden editar, ocultar y eliminar salas de reuniones.

Ve a la sección de Calendario > Disponibilidad de la sala de reuniones > Salas de reuniones. Haz clic en Tres puntos (...) junto a la sala de reuniones deseada y selecciona una acción a realizar:

  • Mostrar solo esta sala: oculta todas las salas de la sección de Disponibilidad de salas de reuniones excepto la seleccionada.
  • Editar: cambia el nombre, capacidad y permisos de acceso.
  • Eliminar: elimina la sala de reuniones permanentemente.

Reservar una sala de reuniones en la sección de Disponibilidad de salas de reuniones

Ve a la sección de Calendario > Disponibilidad de la sala de reuniones. Haz clic en Reservar o en cualquier celda de la cuadrícula.

Especifica el nombre, la fecha y hora del evento. En el campo Ubicación, selecciona una sala de reuniones. Puedes ver la capacidad de cada sala en la lista. Agrega los asistentes al evento y guarda los cambios.

Un signo de exclamación aparecerá si el número de asistentes excede la capacidad de la sala de reuniones. En este caso, selecciona otra sala.

Reservar una sala de reuniones a través del calendario de Bitrix24

Ve a la sección de Calendario > Mi calendario. Haz clic en Crear o en cualquier celda de la cuadrícula.

Especifica el nombre, la fecha y hora del evento. En el campo Ubicación, selecciona una sala de reuniones. Puedes ver la capacidad de cada sala en la lista. Agrega los asistentes al evento y guarda los cambios.


Verificar la disponibilidad de las salas de reuniones

En la sección de Disponibilidad de salas de reuniones, puedes verificar la disponibilidad de una sala específica o de varias salas a la vez. Hay cuatro vistas disponibles: día, semana, mes o agenda.

Disponibilidad de una sala de reuniones específica

Ve a la sección de Calendario > Disponibilidad de la sala de reuniones > Salas de reuniones. Haz clic en Tres puntos (...) junto a la sala de reuniones deseada y selecciona la opción Mostrar solo esta sala.

El calendario mostrará la disponibilidad de la sala seleccionada y los siguientes detalles clave:

  • nombre de la sala de reuniones,
  • nombre del empleado que la reservó,
  • período de la reserva.

Disponibilidad de varias salas de reuniones

Ve a la sección de Calendario > Disponibilidad de la sala de reuniones > Salas de reuniones. Marca solo las salas de reuniones deseadas y desmarca las demás.


Resumen

  • En el calendario de Bitrix24, puedes reservar salas de reuniones para encuentros presenciales.
  • Tus compañeros pueden revisar la disponibilidad de las salas, seleccionar una fecha para el evento, agregar asistentes y reservar una sala de reuniones a través del calendario de Bitrix24.
  • En la sección de Disponibilidad de salas de reuniones, puedes crear y reservar salas, así como verificar su disponibilidad.
  • Por defecto, todos los empleados pueden crear, editar, ocultar y eliminar salas de reuniones.
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