En Firma electrónica para RR. HH., se ha incorporado un robot de Recursos Humanos. La función principal del robot es automatizar el proceso de firma de documentos.

El robot de RR. HH. te notificará sobre:

• un nuevo documento para firmar,
• los cambios en el estado del documento,
• los errores al firmar.

Cuando se requiera alguna acción, se enviará un mensaje al chat de Bitrix24 a cada uno de los participantes en la firma: el iniciador, el aprobador, el editor de campos, el representante de la empresa o los empleados que firman el documento.

Por ejemplo, el iniciador y el empleado que firma el documento recibirán un mensaje sobre un documento firmado, mientras que solo el iniciador recibirá una notificación sobre la cancelación de la firma.

Este artículo te guiará sobre los mensajes que envía el robot de RR. HH.

Tipos de mensajes del robot de RR. HH.

Aprobar documento. El aprobador, generalmente el director de la empresa, verifica que todo el contenido del documento sea correcto y lo aprueba. Luego, el documento pasa a la siguiente etapa, ya sea a la persona que lo completa o a un representante de la empresa. El robot les notificará sobre esto en el chat de Bitrix24.

Revisar el documento y completar los campos. El gerente de RR. HH. completa el documento. Luego, el documento se envía al representante de la empresa, para que lo firme. El robot notificará al representante sobre esto.

Firmar documento. El representante de la empresa recibirá este mensaje primero. Después de firmar el documento, el robot de RR. HH. enviará un mensaje a los empleados firmantes.

Los empleados recibirán un mensaje del robot en el chat de Bitrix24. Podrán abrir el documento, leerlo y firmarlo.

Documento firmado. Cuando el documento sea firmado por ambas partes, el iniciador de la firma y el empleado recibirán un mensaje al respecto.

El iniciador puede descargar el documento en bóveda de la empresa, y el empleado puede descargarlo desde su perfil personal en la sección Documentos firmados.
Ver y descargar documentos firmados

Puedes cancelar la firma del documento. El robot de RR. HH. te informará sobre esto si:

• el aprobador, el editor de campos o el representante de la empresa canceló la firma del documento por cualquier motivo,
• el empleado se negó a firmar el documento.

Firma cancelada. Cuando uno de los participantes, ya sea el aprobador, el editor de campos o el representante de la empresa, cancela la firma por cualquier motivo, el robot de RR. HH. notificará al iniciador de la firma en el chat de Bitrix24. El robot indicará el nombre de la persona que canceló la firma y el título del documento.

El empleado se negó a firmar documento. Si el empleado se niega a firmar el documento, el iniciador recibirá un mensaje en el chat de Bitrix24 en nombre de dicho empleado.

Para saber por qué no se pudo firmar el documento, comunícate directamente con el empleado mencionado en el mensaje o con un especialista en RR. HH.

Personalización del robot de RR. HH.

Para asegurarte de que el robot de RR. HH. esté asociado únicamente con tu empresa, puedes personalizar su perfil, cambiando el avatar, el nombre y la posición. Esto lo puede hacer el administrador de Bitrix24.

1. Ve al perfil del robot de RR. HH. haciendo clic en su nombre en el chat.
2. Completa los campos en su perfil: nombre, apellido, posición.
3. En su avatar, haz clic en Subir una foto > Cargar desde el drive.
4. Selecciona una nueva foto o imagen y haz clic en Guardar.