Lección 3. Trabajando con los flujos

¿Qué grupos de usuarios pueden beneficiarse del uso de los flujos?
Ahora que hemos creado y lanzado un flujo, veamos exactamente cómo tu equipo puede beneficiarse del uso de esta herramienta. Hemos identificado 4 grupos de usuarios y sus beneficios:

1. Todos los empleados (beneficio: creación de tareas más fácil)
   Ya no es necesario que los empleados de tu empresa hagan preguntas innecesarias para entender cómo abordar una solicitud o tarea estándar. Ahora solo tienen que abrir la lista de flujos, elegir el que necesitan y configurar una tarea utilizando la plantilla correspondiente.
   Además, los empleados pueden ver el tiempo estimado de finalización de su tarea.
   
   No hay necesidad de preocuparte por el responsable y la fecha límite. Cuando agregues una tarea a un flujo de Bitrix24, el sistema completará automáticamente estos campos.
   
2. Responsables de tareas (beneficio: gestión más fácil de las tareas entrantes)
   Una vez agregada una tarea a un flujo, se asigna automáticamente al siguiente responsable en la cola o a un usuarios específico. A su vez, esta persona asignará manualmente la tarea al empleado más adecuado en ese momento.
   
   Próximamente, también habrá una opción para que los responsables seleccionen tareas pendientes tan pronto como completen las tareas actuales.
   
   Si se trata de una tarea basada en una plantilla, es conveniente continuar "tal cual", ya que toda la información necesaria ya está ahí:
   
   Para mayor comodidad, puedes llevar un registro de las tareas en forma de una lista simple o utilizar nuestro tablero Kanban con etapas personalizadas. Por ejemplo, para el departamento legal, podrían ser: Sin clasificar, En progreso, Pendiente de revisión, Completado.
   
   Como sabes, las tareas en Bitrix24 van más allá de las simples fechas límite y responsables. También puedes invitar a otros miembros de tu equipo como participantes y observadores para discutir temas relacionados con la tarea en los comentarios, el chat o las videollamadas. Una vez completada una tarea, puedes proporcionar un resumen del estado de la tarea, lo que facilita que el creador de la tarea evalúe los resultados.
   
   Y no olvidemos nuestras reglas de automatización y disparadores, algunos de los cuales ya están preconfigurados para tu conveniencia. Por ejemplo, cuando inicias una tarea, pasa automáticamente a la siguiente etapa en el tablero Kanban.
   
3. Jefes de departamentos/grupos de trabajo (beneficio: análisis rápido)
   Como administrador o propietario de un flujo en Bitrix24, tendrás acceso a una gran cantidad de información, como la carga de trabajo, el número total de tareas activas (tanto en general como por empleado), el número de tareas en cola, la eficiencia del flujo y más.
   
4. Directores generales (beneficio: transparencia y toma de decisiones basada en datos)
   Los flujos de Bitrix24 proporcionan a los directores generales una forma rápida y sencilla de evaluar la eficiencia de los departamentos, identificar cuellos de botella y obtener información sobre posibles formas de aumentar esa eficiencia.
   
   Vamos a resumir los beneficios:
   – Creación de tareas más fácil;
   – Gestión de tareas más fácil;
   – Seguimiento más sencillo de la eficiencia y la carga de trabajo;
   – Toma de decisiones más fácil basada en datos.