Lección 2. Configuración de los flujos

A continuación, se presentan varios ejemplos de operaciones y tareas rutinarias a las que la mayoría de las empresas se enfrentan:

• Creación, auditoría y aprobación de documentos (departamento legal);
• Creación de activos visuales para marketing (diseñadores gráficos);
• Mejoras y mantenimiento del sitio web (departamento de desarrollo web);
• Compra de suministros y materiales (departamento de suministros);
• Reembolso de gastos de viaje de negocios (departamento de contabilidad) .

Como puedes ver, hay muchas tareas y operaciones que simplemente requieren optimización y deben ser abordadas.

Tomemos como ejemplo el proceso de aprobación de contratos de venta y otros documentos legales para crear nuestro primer flujo en Bitrix24. Todo lo que tienes que hacer es seguir estos 4 sencillos pasos.

Paso 1. Crear un flujo
Haz clic en el botón "NUEVO FLUJO" y completa los siguientes campos:

• ingresa un nombre breve pero descriptivo para que sea más fácil encontrar tu flujo;
• especifica una descripción adecuada para explicar el propósito de este flujo.

NOMBRE - Aprobación de documentos
DESCRIPCIÓN - Aprobación y auditoría de diversos documentos legales, como contratos de venta, acuerdos de servicio, etc.

Aquí también debemos decidir quién podrá agregar tareas al flujo, ya sean todos los empleados o personas seleccionadas, y establecer el tiempo planificado para completar las tareas. Cuando se agrega una tarea al flujo, su fecha límite se calculará y establecerá automáticamente en función del tiempo de finalización planificado.

También puedes desactivar la opción "Omitir días festivos y fines de semana". Sin embargo, en nuestro caso, el departamento legal trabaja de lunes a viernes de 9 a 17, por lo que dejamos esta opción habilitada y hacemos clic en SIGUIENTE.

Paso 2. Configurar las preferencias del flujo
Aquí, debemos agregar personas al equipo del flujo y elegir cómo queremos que se asignen las tareas, ya sea mediante la cola o de forma manual. Próximamente, habrá una tercera opción: autoasignar tareas. Con esta opción, los usuarios podrán elegir las tareas pendientes tan pronto como completen las tareas actuales.

También hay algunas opciones adicionales que puedes modificar, como:

• Permitir que el responsable pueda cambiar la fecha límite (sin embargo, dado que la aprobación de documentos legales es un proceso estrictamente regulado, desactivaremos esta opción);
• Activar la alerta de punto intermedio (un recordatorio adicional podría ser útil, así que dejaremos esta opción activada);
• Enviar la tarea al creador para su aprobación (también es una opción útil, así que la dejaremos activada).

Si hay un proyecto en curso al que te gustaría vincular este flujo, también puedes agregarlo en este paso.
Finalmente, hay una opción muy útil llamada "Crear tareas utilizando solo plantillas". En nuestro caso, esto realmente podría simplificar el proceso, así que también la habilitaremos.

Paso 3. Crear plantillas de tareas
Las plantillas de tareas son una excelente manera de facilitar la vida de aquellos que asignan tareas a los especialistas en tus flujos. Las plantillas ayudan a evitar muchas preguntas innecesarias y ahorran tiempo en idas y venidas.

En nuestro ejemplo, podría ser algo como esto:

• Por favor, proporciona la siguiente información:
• Nombre del contrato: …
• Comprador: …
• Cantidad: …
• Período: …
• Información adicional:
• Adjuntar el contrato en formato DOCX:

Paso 4. Configuración final
Además del propietario del flujo (es decir, la persona que creó el flujo y gestiona las tareas dentro de él), también puedes configurar un administrador del flujo. Esta opción es útil en situaciones en las que, como propietario del flujo, deseas delegar las operaciones diarias a otra persona, ya que el administrador del flujo también tiene acceso a la configuración del mismo.

Algunas configuraciones adicionales que debemos mencionar son:

• Notificar si el número de tareas pendientes supera un cierto valor;
• Notificar si el número de tareas en progreso supera un cierto valor;
• Notificar si la eficiencia cae por debajo de un cierto valor porcentual;
• Podemos personalizar todos estos valores según nuestras preferencias, lo que agrega un nivel adicional de precisión a nuestro proceso de gestión del flujo de trabajo.

BI Analytics — ¡PRÓXIMAMENTE!
Pronto tendrás acceso a BI Analytics, lo que te permitirá analizar la carga de trabajo de varios departamentos y evaluar la productividad de tu equipo. Podrás ver si hay demasiadas tareas o identificar a aquellos que podrían no ser tan eficientes como el resto del equipo.

Puedes crear múltiples flujos para el mismo departamento. Por ejemplo, además de la aprobación de documentos, nuestro departamento legal también puede brindar consultas legales sobre diversos temas, lo cual justifica un flujo separado. A estas alturas, deberías poder crearlo en solo unos minutos.

Si no estás seguro de qué tipo de flujos necesitas en este momento, te recomendamos que crees un flujo por departamento y lo dejes funcionar durante algunas semanas. Para entonces, habrás acumulado suficiente experiencia y analizado suficientes datos para comprender qué cambios deben realizarse.

¡Inténtalo y crea tu primer flujo ahora para verlo en acción!