Lección 1. Flujos. Visión general

Introducción
Si eres jefe de departamento o director general, aquí tienes algunas preguntas para reflexionar:

• ¿Cuántas tareas está manejando actualmente tu equipo?
• De esas tareas, ¿cuántas considerarías como "típicas" o "repetitivas"? ¿Cómo las estás gestionando?
• Si alguien de tu equipo no cumple con un plazo, ¿cuál crees que es la razón subyacente?

Si te resulta difícil responder de inmediato, es posible que necesites una herramienta especial para ayudarte con eso.

Tomemos como ejemplo un departamento típico de una empresa, como el departamento legal, de marketing o de desarrollo web. Por lo general, tienen que lidiar con muchas solicitudes (tareas) que llegan de otros departamentos a diario. Naturalmente, la dirección de la empresa necesita controlar y gestionar el flujo de tareas. De lo contrario, podría convertirse en un caos donde sea difícil saber quién está haciendo qué y por qué.

Pero el mayor riesgo es que no puedas resolver realmente la situación si no sabes cuál es el problema subyacente. Podría ser una carga de trabajo desigual, demasiadas tareas en general, la responsabilidad personal de alguien o una combinación de todo lo anterior. Y ahí es donde entran en juego los flujos de Bitrix24.

Flujos en Bitrix24
Los flujos son una herramienta sencilla y conveniente de gestión de tareas en Bitrix24. Te permiten combinar tareas del mismo tipo, distribuirlas entre los miembros de tu equipo de manera uniforme y realizar un seguimiento de varios parámetros, como fechas límite, estados de las tareas e incluso la posición actual de las tareas en la cola. Esta herramienta también simplifica el proceso de asignación de tareas, ya que ni siquiera tienes que elegir al responsable: el sistema lo hará automáticamente por ti.

Otra gran ventaja de los flujos es que puedes configurar una plantilla para asignar tareas, lo que elimina la necesidad de aclaraciones y te ayuda a ahorrar tiempo extra.

Beneficios clave de los flujos
En resumen, al utilizar los flujos en Bitrix24, puedes:

• Eliminar el caos y poner orden en tu proceso de gestión de tareas;
• La configuración es muy sencilla y no requiere habilidades técnicas;
• Obtener una imagen clara de la carga de trabajo de tu departamento y tus empleados para gestionarla de manera más eficiente;
• Identificar cuellos de botella y retrasos mediante el seguimiento en tiempo real de la eficiencia del trabajo;
• Regular el flujo de tareas entrantes, ya sea de forma manual o automática;
• Proporcionar datos concretos sobre la carga de trabajo de cualquier departamento.

Identificar cuellos de botella
Por último, pero no menos importante, los flujos de Bitrix24 te permiten a ti y a la gerencia de la empresa evaluar la eficiencia de un departamento en particular y, si es menor de lo esperado, identificar las posibles razones basándote en estadísticas concretas en lugar de adivinar y corregir el problema.