La gestión del inventario muestra la cantidad de productos en cada almacén y registra todo su flujo: entradas, ventas, cancelaciones y transferencias. El catálogo contiene los productos y servicios que los gestores utilizan en negociaciones, facturas y cotizaciones. A continuación, respondemos a las preguntas más frecuentes sobre la gestión del inventario y el catálogo.

Cómo desactivar la gestión del inventario y cómo afecta al trabajo con productos

Para desactivar la gestión del inventario:

1-3. Accede a Gestión del inventario > Ajustes > Parámetros comunes.
4. Busca la sección Modo de Gestión del inventario y haz clic en Deshabilitar.

Se eliminarán todos los documentos de inventario y las existencias de productos. Si posteriormente vuelves a activar la gestión del inventario, no podrás continuar trabajando con los documentos procesados anteriormente. Esto garantiza que los datos no se dupliquen y que el sistema funcione correctamente. Es útil si probaste el sistema y creaste documentos o verificaste inventarios.

Cómo cancelar el procesamiento de documentos de inventario

Los documentos de inventario reflejan el flujo de productos: entradas, registros, ventas, cancelaciones y transferencias. Una vez procesado un documento, las existencias en los almacenes se actualizan. Si se ha producido un error en el documento, puedes cancelar su procesamiento para restaurar las existencias anteriores.

Para cancelar un documento ya procesado:

1-2. Accede a Gestión del inventario y selecciona la sección del tipo de documento correspondiente.
3-4. Elige el documento de la lista y haz clic en Menú (≡) > Cancelar el procesamiento.
5. Confirma la acción haciendo clic en Sí, cancelar.

Tras esto, podrás editar el documento y procesarlo de nuevo. Si no visualizas la opción de cancelación, verifica los permisos de acceso a la gestión del inventario. La posibilidad de cancelar documentos procesados se configura individualmente para cada tipo de documento.
Permisos de acceso a la gestión del inventario

Cómo funciona la opción "Hacer que los artículos sin existencias estén disponibles para compra"

Esta opción permite agregar productos a una negociación incluso cuando no hay inventario disponible en el almacén. Los clientes podrán ver el producto en la tienda online, realizar pedidos y los gestores podrán enviar enlaces de pago. Sin embargo, esta configuración no permite registrar ventas con existencias negativas al cerrar una negociación. Es decir, puedes recibir el pago por adelantado, pero no podrás finalizar la negociación ni procesar la venta hasta que el producto esté disponible en el almacén.

Por qué no se puede cerrar una negociación sin existencias. Al completar una negociación, Bitrix24 verifica las existencias en el almacén y genera un documento de venta. Si no hay inventario, la negociación no se cerrará y aparecerá un aviso de existencias insuficientes. El producto solo se puede descontar cuando esté disponible en el almacén.
Gestión del inventario: órdenes de venta en negociaciones

Opciones para poder cerrar la negociación:

• Registrar el producto en el almacén. Si el producto ya está disponible o va a llegar pronto, crea un ajuste de existencias y añade los productos necesarios. Esto actualizará el inventario y te permitirá cerrar la negociación.
  Gestión del inventario: ajustes de existencias
• Desactivar la gestión del inventario. Si no necesitas controlar el stock en el almacén, desactiva esta función en CRM > Gestión del inventario > Ajustes > Parámetros comunes. Así podrás cerrar negociaciones sin que verifiquen las existencias.
  Deshabilitar la gestión del inventario

Cómo exportar las existencias de todos los productos y almacenes

Puedes exportar a Excel el inventario de todos tus productos y almacenes. Este método es adecuado si en el catálogo trabajas solo con productos simples (sin variantes), ya que en caso contrario no se incluirán todas las referencias en la exportación.
Catálogo de productos y servicios

Exportar el catálogo.
1. Elimina todos los filtros de búsqueda para que se muestren todos los productos y servicios del catálogo.
2-4. Selecciona los campos que quieres ver en la lista: abre la configuración de la lista, marca Inventario disponible y otras propiedades, y haz clic en Aplicar.
5-6. Haz clic en Configuración (⚙️) > Exportar a Microsoft Excel.

Si el catálogo contiene productos con variantes, puedes consultar los datos de existencias y almacenes en el informe de existencias actuales. Este informe incluye datos actualizados sobre cantidades, reservas y existencias disponibles para cada referencia.

Accede a Gestión del inventario > Analítica > Existencias actuales. La parte superior del informe muestra el valor total del inventario, calculado según los precios de compra. En la parte inferior encontrarás una tabla con los niveles de stock actuales para cada almacén.
Informe de existencias actuales

Por qué un producto no aparece al buscarlo en una negociación y cómo solucionarlo

Un producto del catálogo no podrá seleccionarse en una negociación si no está activo.
Añadir productos al catálogo

Para cambiar el estado de un producto:

1-4. Accede a CRM > Inventario > Catálogo de productos y selecciona el producto deseado.
5. En la ficha del producto, verifica los siguientes campos:

• Activo desde: indica una fecha pasada.
• Activo hasta: indica una fecha futura o deja el campo vacío.

Una vez guardados, el producto estará disponible para seleccionar en las negociaciones.

Cómo convertir un producto en servicio y viceversa

En el catálogo puedes gestionar tanto productos como servicios.

• Productos: bienes físicos que pueden gestionarse en el almacén.
• Servicios: ofertas intangibles que no se gestionan en el almacén ni admiten variantes (por ejemplo, horas de trabajo de un estilista personal o la limpieza en seco de una prenda).

Puedes cambiar el tipo de un producto siempre que no tenga variantes. Por ejemplo, si un servicio ya está incluido en un paquete de equipos, puede convertirse en producto, y viceversa.

1-3. Ve a CRM > Inventario > Catálogo de productos.
4-5. Selecciona el producto o servicio en el catálogo. Abre Menú (≡) y haz clic en Convertir en producto o Convertir en servicio, según sea necesario.

Cómo convertir un producto con variantes en un producto simple

De forma predeterminada, en Bitrix24 los productos se crean con variantes. Estos productos no pueden actualizarse mediante importación. Si no utilizas las variantes, puedes convertirlo en un producto simple.
Gestionar las variantes de productos
Actualizar productos utilizando la importación

Pasos para cambiar el tipo de producto:

1-3. Abre la ficha del producto con variantes. Haz clic en Eliminar junto a cada variante. No guardes los cambios.
4. Una vez eliminadas todas las variantes, actualiza la página. El producto se convertirá automáticamente en un producto simple.

Cómo crear propiedades para variantes de producto y usarlas en negociaciones

Las propiedades de variantes permiten almacenar características adicionales de un producto, como color, tamaño, material, código del proveedor y otros atributos. Estos parámetros se mostrarán en la ficha de la negociación al añadir un producto.
Gestionar las variantes de productos
Propiedades de las variantes de productos
Ficha de negociación: propiedades y campos de productos

Primero, crea una propiedad de variante:

1-4. Ve a CRM > Inventario > Catálogo de productos y abre un producto con variantes.
5. Haz clic en Crear una propiedad del SKU y selecciona el tipo adecuado.
6. Ingresa el nombre del campo y define los elementos de la lista.
7. Añade las nuevas propiedades a las variantes del producto.

De esta forma, puedes almacenar características específicas para cada referencia. Por ejemplo, puedes indicar la talla de una prenda.

Al añadir un producto a una negociación, Bitrix24 mostrará la variante seleccionada con todas sus propiedades. Para ver otros parámetros, selecciona la variante deseada, y sus propiedades aparecerán en la línea del producto.

Si algunas propiedades y campos no se muestran, haz clic en Configuración (⚙️) y activa los campos que quieras ver en la tabla de productos.

Cómo exportar e importar productos y servicios

La importación y exportación facilitan la gestión de catálogos grandes. Puedes:

• Cargar una lista de productos y servicios en Bitrix24
• Exportar el catálogo a Microsoft Excel para actualizar precios o crear listados

La importación y exportación solo están disponibles para productos sin variantes. Si un artículo tiene diferentes características, como varios colores y tallas, estas variantes deberán añadirse manualmente en las fichas de productos.
Catálogo de productos y servicios

Importar el catálogo:
1-2. Ve a Configuración (⚙️) > Importación de productos.
3. Descarga la plantilla de importación y rellénala.
4-5. Sube el archivo a Bitrix24 y comprueba la correspondencia de los campos.
Importación de productos

Exportar el catálogo:
1. Quita todos los filtros de búsqueda para que se muestren todos los productos y servicios del catálogo.
2-4. Selecciona los campos que quieres ver en la lista: abre la configuración de la lista, marca las propiedades necesarias y haz clic en Aplicar.
5-6. Haz clic en Configuración (⚙️) > Exportar a Microsoft Excel.