El enfoque de la gestión de tareas está evolucionando: los equipos ahora discuten, planifican y toman decisiones directamente en los chats. Por eso, hemos rediseñado las tareas en Bitrix24 para adaptarnos a esta nueva realidad.
Ahora, una tarea no es solo una ficha con campos y comentarios, sino un espacio integral donde converge todo el trabajo: discusiones, acciones y resultados. El chat integrado se ha convertido en el centro de comunicación y gestión del proceso, permitiendo a los equipos realizar llamadas, compartir archivos y tomar decisiones sin perder contexto ni tiempo cambiando entre herramientas.
Hemos actualizado la ficha de tareas para reflejar esta nueva realidad, donde la comunicación se ha convertido no solo en parte del trabajo, sino en su herramienta principal. A continuación, te explicamos qué ha cambiado y cómo agiliza el trabajo.
Nueva ficha de tareas: todo en un solo lugar
La ficha de tareas es ahora más visual y fácil de usar, con la información organizada en bloques como descripción, participantes, archivos, listas de verificación y resultados. Este formato permite entender rápidamente qué hay que hacer y centrarse en la ejecución.
Ahora incluye un chat integrado. Aquí encontrarás todo el contexto de la conversación: puedes ver los últimos cambios, realizar llamadas, aclarar detalles y tomar decisiones rápidamente sin salir de la tarea.
Chats dentro de las tareas
Ventajas de la nueva ficha:
- Creación rápida de tareas: añade solo lo esencial (descripción, fecha límite, responsable y lista de verificación). Los demás bloques permanecen ocultos para mantener la ficha compacta y funcional.
- Diseño uniforme: la ficha tiene el mismo aspecto al crearla y al trabajar en ella, lo que facilita la navegación y ahorra tiempo.
- Comunicación ágil: el chat integrado acelera las discusiones y decisiones, ofreciendo retroalimentación inmediata y evitando retrasos.
- Colaboración con archivos: un espacio dedicado para documentos dentro de la tarea permite que todos los participantes compartan y accedan fácilmente a los archivos necesarios. Además, los documentos pueden discutirse directamente en el chat.
- Control de plazos y disciplina: las nuevas tareas se crean con una fecha límite predeterminada de cinco días hábiles. El creador puede definir quién puede modificar la fecha límite y bajo qué condiciones (por ejemplo, limitando los cambios o solicitando una justificación).
- Resultados claros: un bloque específico para resultados permite registrar tanto los finales como los intermedios. Así, el responsable y los compañeros pueden visualizar el progreso y proporcionar comentarios rápidamente.
Chats dentro de las tareas
El chat integrado se ha convertido en el centro de comunicación del equipo. Aquí, los miembros colaboran, acuerdan resultados, visualizan cambios y mantienen un historial completo de interacciones. Gracias al formato familiar de chat, trabajar en tareas es más rápido y cómodo: todas las acciones se realizan en una sola ventana, sin necesidad de cambiar entre herramientas.
En el chat de tareas puedes:
- Discutir detalles: comunícate con tus colegas directamente en la tarea, sin necesidad de abrir chats o pestañas adicionales. Todo sucede en tiempo real: haz preguntas, recibe respuestas y toma decisiones rápidamente, lo que acelera la ejecución y reduce retrasos.
- Realizar llamadas: inicia llamadas de audio o video directamente desde el chat de la tarea para discutir y decidir rápidamente. Después de la llamada, CoPilot Follow-Up generará automáticamente una transcripción y un resumen con los puntos clave.
CoPilot Follow-Up: análisis de videollamadas con IA - Compartir archivos: envía documentos, imágenes y otros materiales para que tus colegas tengan acceso inmediato a lo que necesitan.
- Seguir cambios: cada acción, como modificaciones en la fecha límite o el estado de la tarea, queda registrada en el chat, permitiendo un seguimiento claro del progreso.
- Resaltar información clave: fija o guarda en favoritos los mensajes importantes para acceder a ellos fácilmente más tarde.
- Mantener el contexto: todo el historial de discusiones, acciones y llamadas se guarda en un solo lugar, asegurando que el equipo siempre trabaje con información actualizada.
Los comentarios de la antigua ficha de tareas están disponibles en el chat en modo de solo lectura.
Todos los chats de tareas en un solo lugar
Hemos añadido una nueva sección llamada Chats de tareas, que no es solo una lista de chats, sino una herramienta para comunicarte y gestionar tareas directamente desde el messenger.
- Trabaja en un formato familiar: como en cualquier mensajería, a la izquierda verás la lista de tareas con los últimos mensajes, y a la derecha, el chat de la tarea seleccionada.
- Responde al instante: discute las tareas directamente en el chat. Los nuevos mensajes aparecen automáticamente en la lista, por lo que no necesitas abrir cada tarea para verificar actualizaciones. Simplemente selecciona el chat y responde donde sea necesario.
- Accede rápidamente a las tareas activas: todas las tareas en las que participas están reunidas en una lista. Los chats con nuevos mensajes se posicionan arriba, como en un mensajero, para que sepas dónde se espera tu respuesta. Para abrir la tarea, solo haz clic en el enlace en la parte superior del chat.
- Sigue el progreso: los responsables pueden monitorear actualizaciones, los supervisores revisar múltiples discusiones y los observadores mantenerse al tanto de los cambios.
Puedes acceder a la lista de chats de tareas desde Messenger > Chats de tareas o desde Tareas y proyectos > Chats de tareas.
Chats de tareas en la sección de Messenger
Chats de tareas en la sección de Tareas y proyectos
Contadores y notificaciones: para no perderte ningún cambio
El nuevo sistema de notificaciones combina los contadores de tareas y las alertas en el chat, asegurando que no te pierdas eventos importantes, como nuevos mensajes, cambios en la fecha límite, puntos completados de la lista de verificación y más.
¿Qué pasa cuando hay un cambio en la tarea?
- Recibes una notificación y un nuevo mensaje en el chat, como en un mensajero. En la lista de chats, aparece un contador.
- En la sección Tareas y proyectos, aparece un contador que señala las tareas con actualizaciones pendientes.
¿Cómo seguir los cambios?
- Observa los contadores en la sección de Tareas y proyectos o en la pestaña Tareas del messenger. Estos muestran el número total de nuevos eventos y destacan las tareas con actualizaciones.
- Abre la lista de chats de tareas para revisar secuencialmente todos los nuevos mensajes y cambios.
Notificaciones según el rol en la tarea:
- Responsables y participantes: reciben notificaciones de todos los cambios en sus tareas.
- Creadores de tareas: reciben alertas sobre eventos clave, como la finalización de la tarea, lista de verificación completada o resultados adjuntos.
- Observadores: ven notificaciones sobre cambios de estado, como la creación o finalización de una tarea.
Si un empleado es mencionado en el chat, también recibirá una notificación y verá un contador.
Contadores en la sección de Tareas y proyectos
Contadores en los chats de tareas
Las nuevas tareas no son solo una actualización, sino un formato completamente renovado de trabajo. Todo lo necesario para completar una tarea está reunido en un solo lugar. El chat se ha convertido en el núcleo del trabajo: aquí el equipo discute, decide y ve los cambios en tiempo real. Así, las tareas se completan más rápido y con menos esfuerzo.
