El calendario de Bitrix24 es una herramienta útil para planificar reuniones, tareas y eventos, tanto personales como corporativos. Permite encontrar horarios disponibles, invitar a colegas, reservar salas de reuniones, configurar recordatorios y seguir los eventos de toda la empresa.
Contenido del artículo:
Usar calendarios personales y corporativos
En Bitrix24 puedes gestionar dos tipos de calendarios: personal y corporativo.
Mi calendario (personal). Este calendario te permite organizar tu agenda y coordinar reuniones con colegas. Aquí se muestran todos los eventos que has creado o en los que te han invitado.
Para planificar reuniones, selecciona un horario disponible, agrega a los participantes y envía las invitaciones. El calendario verificará automáticamente la disponibilidad de los colegas.
Calendario personal
Calendario de la compañía (corporativo). Este es un calendario compartido para planificar actividades internas de la organización. Permite crear eventos corporativos, invitar a colegas y seguir todas las actividades de la empresa, incluso aquellas en las que no participas. Es ideal para eventos como celebraciones, capacitaciones o reuniones generales.
Calendario de la compañía
Configurar calendarios
Para que el calendario sea práctico y eficiente en el trabajo colaborativo, puedes personalizarlo según las necesidades de cada usuario y de la empresa. Las configuraciones se dividen en tres bloques:
- Personal: cada empleado puede ajustar su calendario personal según sus tareas: especificar un correo electrónico para enviar invitaciones, seleccionar la zona horaria correcta para que los eventos muestren la hora adecuada, etc.
- General: los administradores de Bitrix24 y los usuarios con el permiso de Acceso completo pueden personalizar el calendario corporativo: definir el horario laboral, establecer días festivos y fines de semana.
- Permisos de acceso: los administradores y usuarios con el permiso de Acceso completo pueden gestionar los permisos para los calendarios personales y corporativos. Por ejemplo, los supervisores pueden crear eventos en el calendario corporativo, mientras que los empleados solo pueden visualizarlos. Cada empleado puede otorgar acceso a su calendario personal a colegas si lo desea.
Configuración del calendario
Permisos de acceso a los calendarios
Crear salas de reuniones
En el calendario de Bitrix24 puedes planificar reuniones presenciales reservando salas de reuniones en tus oficinas, considerando la disponibilidad y capacidad de cada ubicación. Por ejemplo, si tienes dos salas de reuniones en la oficina, al crear un evento, los empleados podrán ver su disponibilidad, seleccionar la fecha, agregar participantes y reservar la sala.
Crear y reservar salas de reuniones
Programar eventos
Puedes programar reuniones de dos maneras:
- Formulario rápido: ideal para reuniones simples sin configuraciones detalladas.
- Formulario completo: útil para eventos que requieren más detalles, como configurar la repetición del evento, establecer recordatorios o vincular el evento con elementos del CRM.
Para crear un evento, ve a la sección de Calendario, haz clic en Crear o selecciona cualquier hora libre en el calendario. Completa el formulario rápido o selecciona Editor completo para más opciones.
Crear eventos en el calendario de Bitrix24
Crear nuevos calendarios
Puedes crear calendarios separados para diferentes propósitos. Por ejemplo, un calendario exclusivo para capacitaciones, evitando que los entrenamientos se mezclen con reuniones laborales. Además, puedes elegir qué calendarios mostrar en tu agenda.
Cómo crear un calendario
Agregar calendarios de empleados, grupos o de la compañía
Conecta los calendarios de colegas o grupos de trabajo para visualizar su disponibilidad. Esto facilita encontrar horarios libres para reuniones sin necesidad de largas discusiones. Por ejemplo, un gerente puede consultar los calendarios del director y del equipo de logística para coordinar una reunión en un horario disponible para todos.
Agregar calendarios de empleados, grupos y compañía
Compartir espacios disponibles con participantes externos
Envía un enlace con tu disponibilidad a participantes externos, como clientes, socios o proveedores. Ellos podrán seleccionar un día y hora convenientes para la reunión. Los destinatarios solo verán tus espacios disponibles y ocupados, sin detalles de los eventos ni sus participantes.
Calendario: espacios disponibles
Sincronizar calendarios
Sincroniza el calendario de Bitrix24 con otros servicios, como Google o iCloud, para centralizar todos tus eventos en un solo lugar y no perder reuniones importantes.
Sincronización de calendarios en Bitrix24
El calendario de Bitrix24 es una herramienta poderosa para gestionar reuniones, tareas y eventos. Sigue los pasos proporcionados para optimizar tu planificación y organización.
