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Automatización de tareas

Una regla de automatización es una secuencia de acciones que se realiza automáticamente cuando una tarea pasa a un estado nuevo.

Con la ayuda de reglas de automatización, puede acelerar el trabajo de su empresa, aumentar la eficiencia de los empleados y organizar la ejecución de grandes tareas y proyectos.

Automatización de tareas está disponible solo en algunas tarifas comerciales. Para obtener más información, consulte la página de planes y precios.

Configurar reglas de automatización en tareas

Vaya a la sección de Tareas y proyectos y haga clic en Automatización.

Las reglas de automatización se pueden configurar para Proyectos, Kanban y Planificador de tareas.

Para agregar una regla de automatización, haga clic en Crear y elija la regla de automatización apropiada.

Ejemplo: para cambiar la persona responsable de la tarea, elija la regla de automatización Cambiar la persona responsable.

Descripción de reglas de automatización de tareas

  • Agregar publicación – el empleado especificado recibirá un mensaje en su flujo de noticias.
  • Agregar un elemento de la lista - la regla de automatización creará un elemento nuevo de la lista.
  • Cambiar a la persona responsable – la tarea se asignará a otro empleado.
  • Cambiar estado – la tarea se moverá a otro estado.
  • Cambiar etapa – la tarea cambiará de etapa.
  • Crear tarea – se creará una tarea nueva.
  • Modificar variable - la regla de automatización cambia una variable específica y le agrega el valor de una constante, otra variable o el valor de un campo de una tarea. Si desea especificar un valor arbitrario, seleccione la opción Valor personalizado.
  • Ejecutar operaciones matemáticas - la regla de automatización modifica la variable, pero escribe el resultado de la operación matemática en el valor. Hay cuatro operaciones matemáticas básicas disponibles: suma, resta, multiplicación y división.
  • Eliminar elemento - la regla de automatización elimina la tarea actual.
  • Generar un código - la regla de automatización genera un código alfabéticamente: una cadena de la longitud requerida a partir de números, letras, etc. Por ejemplo, puede utilizarlo como código PIN, enviarlo por SMS o correo a un empleado.
  • Enviar correo electrónico – se mandará el email a la dirección de correo indicada.
  • Agregar notificación – el empleado recibirá una notificación en Bitrix24.
  • Modificar el elemento de la lista - la regla de automatización cambia los campos en el elemento de lista especificado.
  • Modificar tarea - la regla de automatización modifica la tarea: mueve la fecha límite, agrega observadores, etc.
  • Obtener información de la tarea - esta regla de automatización envía los valores del campo de la tarea a otras reglas de automatización.
  • Obtener información sobre los elementos de la lista - esta regla de automatización envía la información de los elementos de la lista a otras reglas de automatización.
  • Obtener información del empleado - esta regla de automatización le permite sustituir información sobre un empleado en una tarea. Una vez creada la regla de automatización Información del empleado, otras reglas de automatización podrán seleccionar los datos de los empleados e insertarlos en un documento o tarea.

Especifique la nueva persona responsable y a nombre de quién se realizará el cambio. Haga clic en Guardar.

Luego puede mover la tarea a otra etapa.

Como resultado, la regla de automatización para esta etapa ha funcionado y la persona responsable se ha cambiado.

Tenga en cuenta que cada regla de automatización se configura por separado.

Configurar disparadores en tareas

Un disparador es una acción o situación específica, como una tarea atrasada. Tan pronto como ocurre esta situación, la tarea pasa a la etapa requerida. Luego se activa la regla de automatización configurada en esta etapa.

Descripción de disparadores de tareas

  • Seguir el cambio de estado de la tarea – el disparador mueve la tarea al estado necesario cuando ésta pasa al estado especificado.
  • Seguir la fecha límite de la tarea – el disparador funciona cuando quedan 24 horas hasta la fecha límite de la tarea.
  • Seguir una tarea atrasada – el disparador se activa cuando la tarea no se completa a tiempo.
  • Seguir el cambio de campo - el disparador funciona una vez cambiado el valor del campo especificado de la tarea.

Por ejemplo, agregue el disparador Seguir la fecha límite de la tarea para que la tarea se mueva automáticamente a la etapa requerida si al día siguiente es su fecha límite.

Habilite la opción Permitir el cambio al estado anterior y guarde los cambios.

Cuando queden 24 horas hasta la fecha límite, el disparador moverá la tarea a la etapa especificada.


Reglas de automatización personalizadas y Bitrix24.Market

Las reglas de automatización personalizadas implican la integración de reglas de automatización de terceros desde webhooks y aplicaciones de Bitrix24.Market.

Webhook es una forma de interacción de Bitrix24 con servicios de terceros. Para establecer la regla, ingrese la dirección del manejador y los parámetros requeridos.

Para leer más en detalle, consulte el artículo Ejemplos de webhooks para desarrolladores.

Además, puede descargar reglas de automatización desde Bitrix24.Market.

Para leer más en detalle, consulte el artículo Instalar aplicaciones de Bitrix24.Market.
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