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Reglas de automatización de tareas

Clasificación:
Automatización de tareas está disponible únicamente para los suscriptores del plan Professional de Bitrix24.

Las reglas de automatización de Tareas son una de las múltiples herramientas de automatización del proceso laboral. Le permitirá acelerar el trabajo de su compañía, aumentar la eficiencia de empleados y completar más tareas y proyectos a tiempo.

La regla de automatización es una secuencia de acciones que se activa automáticamente cuando la tarea pasa a un estado nuevo.

Una vez configuradas las reglas de automatización, Bitrix24 le enviará más notificaciones, creará más tareas y pospondrá las fechas límite.

Las reglas de automatización están presentes en las vistas Kanban y Planificador.

¿Cómo configurar las Reglas de Automatización para las Tareas?

A continuación le mostraremos un ejemplo de creación de una simple regla de automatización que ayudará a aumentar la eficiencia de empleados.

Cuando la tarea esté casi atrasada (o sea, le quedan 24 horas hasta la fecha límite), la persona responsable recibirá un mensaje del Flujo de Actividad. Entonces no habrá que preocuparse de que se olvide de la tarea.

En primer lugar, hay que crear un estado especial para este tipo de tareas.

Luego vaya a la pestaña Reglas de automatización (Automation rules) y pulse el botón Configurar reglas de automatización.

En los grupos de trabajo solo el propietario tiene acceso a las reglas de automatización de Tareas.

Agregue el disparador. En el ejemplo que le mostramos es "Por vencer" ("Almost overdue"), lo que hará que la tarea se mueve a este estado automáticamente.

El disparador (el trigger) es la acción del lado del cliente que activa el procesamiento del estado. Cuando se dispara un trigger, la tarea se lleva al estado requerido, lo que a su vez activa la regla de automatización apropiada.


Descripción de disparadores de tareas

  • Estatus cambiado (status changed) – el disparador mueve la tarea al estado necesario cuando ésta pasa al estatus especificado (por ejemplo, en progreso).
  • Por vencer (almost overdue) – el disparador funciona cuando quedan 24 horas hasta la fecha límite de la tarea.
  • Atrasado (overdue) – el disparador se activa cuando la tarea no se completa a tiempo.

Agregue la regla de automatización que que se aplicará cuando la tarea pase al estado especificado. En nuestro ejemplo es la acción Añadir mensaje al Flujo de Actividad.

¿Qué acciones están disponibles en las reglas de automatización de tareas?



Por empleado

  • Añadir mensaje al Flujo de Actividad – los empleados especificados recibirán mensajes en sus Flujos de Actividad.
  • Cambiar persona responsable – la tarea se asignará a otro empleado.
  • Cambiar estado – la tarea se moverá a otro estado.
  • Cambiar estatus – la tarea cambiará el estatus.
  • Enviar correo electrónico – se mandará el email a la dirección de correo indicada.
  • Notificación – el empleado recibirá una notificación en Bitrix24.
  • Tarea – se creará una tarea nueva.


Reglas de automatización personalizadas

  • WebHook – es una forma de interacción de Bitrix24 con servicios de terceros. Para configurar el disparador hay que especificar la dirección del manejador y los parámetros para transmitir. Obtendrá más detalles sobre esta tecnología en el artículo sobre el tema.
  • Marketplace – puede descargar las acciones de reglas de automatización en el catálogo de aplicaciones.

¡Listo! El empleado ya no se olvidará de la tarea asignada :)


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