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Reglas de automatización en tareas

Una regla de automatización es una secuencia de acciones que se realiza automáticamente cuando una tarea pasa a un estado nuevo.

Con la ayuda de reglas de automatización, puede acelerar el trabajo de la empresa, aumentar la eficiencia de los empleados y organizar la ejecución de grandes tareas y proyectos.

Automatización de tareas está disponible únicamente para los suscriptores del plan Professional de Bitrix24.

¿Cómo configurar las reglas de automatización en tareas?

Vaya a la sección Tareas y proyectos y abra la pestaña Automatización.

Las reglas de automatización se pueden configurar para Proyectos, así como para las tareas en las vistas Kanban y Planificador.

A continuación vamos a ver cómo crear una simple regla de automatización que ayudará a aumentar la eficiencia de empleados.

Ejemplo: cuando la tarea esté casi atrasada (o sea, le quedan 24 horas hasta la fecha límite), la persona responsable recibirá un mensaje en el flujo de noticias.

En primer lugar, cree un estado nuevo para este tipo de tareas.

Luego abra la pestaña de Automatización y agregue el disparador Casi vencido al estado creado. Entonces la tarea pasará automáticamente a este estado cuando queden menos de 24 horas a su vencimiento.

El disparador es una condición o una acción que activa el procesamiento del estado. Cuando se dispara un trigger, la tarea se lleva al estado requerido, lo que a su vez activa la regla de automatización apropiada.

Descripción de disparadores de tareas

  • Estado cambiado – el disparador mueve la tarea al estado necesario cuando ésta pasa al estado especificado.
  • Casi vencido – el disparador funciona cuando quedan 24 horas hasta la fecha límite de la tarea.
  • Atrasado – el disparador se activa cuando la tarea no se completa a tiempo.

Luego agregue la regla de automatización Añadir mensaje al flujo de actividad que se aplicará cuando la tarea pase al estado especificado.

Guarde la configuración.


¿Cómo funciona?

Cuando queden menos de 24 horas para completar la tarea a tiempo, el empleado recibirá una notificación en el flujo de noticias y seguro que no se olvidará de su tarea.


Descripción de las reglas de automatización en tareas

Por empleado

  • Añadir mensaje al flujo de actividad – los empleados especificados recibirán mensajes en sus flujos de noticias.
  • Cambiar estado – la tarea se moverá a otro estado.
  • Cambiar etapa – la tarea cambiará de etapa.
  • Cambiar persona responsable – la tarea se asignará a otro empleado.
  • Crear elemento de lista - la regla de automatización creará un elemento nuevo de la lista.
  • Editar variable - la regla de automatización cambia una variable específica y le agrega el valor de una constante, otra variable o el valor de un campo de una tarea. Si desea especificar un valor arbitrario, seleccione la opción Valor personalizado.
  • Editar elemento de la lista - la regla de automatización cambia los campos en el elemento de lista especificado.
  • Editar tarea - la regla de automatización modifica la tarea: mueve la fecha límite, agrega observadores, etc.
  • Eliminar tarea - la regla de automatización elimina la tarea actual.
  • Generar un código - la regla de automatización genera un código alfabéticamente: una cadena de la longitud requerida a partir de números, letras, etc. Por ejemplo, puede utilizarlo como código PIN, enviarlo por SMS o correo a un empleado.
  • Información del empleado - esta regla de automatización le permite sustituir información sobre un empleado en una tarea. Una vez creada la regla de automatización Información del empleado, otras reglas de automatización podrán seleccionar los datos de los empleados e insertarlos en un documento o tarea.
  • Leer el elemento de la lista - esta regla lee el elemento y sus datos.
  • Operaciones matemáticas - la regla de automatización modifica la variable, pero escribe el resultado de la operación matemática en el valor. Hay cuatro operaciones matemáticas básicas disponibles: suma, resta, multiplicación y división.
  • Enviar correo electrónico – se mandará el email a la dirección de correo indicada.
  • Notificación – el empleado recibirá una notificación en Bitrix24.
  • Leer campos de la tarea - la regla de automatización lee los campos de la tarea. Una vez creada esta regla de automatización, otras reglas de automatización podrán seleccionar datos del campo e insertarlos en un documento o tarea.
  • Tarea – se creará una tarea nueva.

Reglas de automatización personalizadas

  • WebHook – es una forma de interacción de Bitrix24 con servicios de terceros. Para configurar el disparador hay que especificar la dirección del manejador y los parámetros para transmitir. Obtendrá más detalles sobre esta tecnología en el artículo sobre el tema.
  • Bitrix24.Market – puede descargar las acciones de reglas de automatización en el catálogo de aplicaciones.
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