La Reserva online de Bitrix24 permite programar citas con especialistas, reservar equipos y más. Puedes rastrear la disponibilidad de los empleados, enviar recordatorios a los clientes sobre sus citas y guardar los datos en el CRM. Este artículo responde a las preguntas más frecuentes sobre reservas.

¿Por qué es útil la herramienta de reservas?

La Reserva online ayuda a automatizar el proceso de gestión de solicitudes. Los clientes pueden elegir un horario y servicio conveniente a través de un formulario o contactar a un gerente que añade la reserva al calendario. La empresa puede ver el horario actual, evitar solapamientos y huecos vacíos, y los empleados se liberan de llamadas rutinarias.

Esta herramienta es útil para diversos sectores, como:

• Centros médicos: programación de citas con médicos, diagnósticos y procedimientos.
• Salones de belleza: reservas para cortes de cabello, maquillaje y otros servicios.
• Alquiler de espacios: coworkings, estudios fotográficos, etc.
• Alquiler de equipos: coches y equipos especializados.
• Servicios de consultoría: asesorías legales y de otros temas.

¿Qué es un recurso?

Los recursos son todo lo necesario para proporcionar un servicio, como especialistas, salas, equipos, entre otros. Puedes especificar el tipo, horario y duración de la reserva para cada recurso. Por ejemplo:

• En un centro médico: un médico y una sala con equipo.
• En un gimnasio: un entrenador y una sala de entrenamiento.
• En un taller mecánico: un espacio, un mecánico y un elevador.
• En un coworking: una sala de reuniones.
• En un servicio de alquiler: coches u otros vehículos.

Reserva online: agregar un recurso

¿Cómo los clientes pueden reservar un servicio?

Los clientes pueden reservar un servicio de dos maneras:

A través de un gerente. Si un cliente llama o escribe, el gerente selecciona un horario y añade la reserva al calendario. Por ejemplo, un administrador de clínica programa una cita con un médico, o un gerente de taller mecánico reserva un horario para una reparación.

A través de un formulario del CRM. En Bitrix24, puedes configurar un formulario de reservas para que los clientes elijan un horario y reserven servicios por sí mismos. Hay tres tipos de formularios del CRM:

• Selección automática: el formulario sugiere automáticamente horarios y especialistas disponibles. Perfecto para clientes que buscan rapidez sin preferencia por un profesional concreto. Por ejemplo, un paciente con urgencia dental puede reservar el primer turno disponible con cualquier dentista de guardia.
• Selección de horario: muestra todos los horarios libres para la fecha seleccionada, permitiendo al cliente elegir el más conveniente. Ideal cuando el horario es más importante que el especialista. Por ejemplo, en un taller mecánico para reservar hora de cambio de neumáticos.
• Selección de especialista: el cliente selecciona específicamente al profesional, fecha y hora. Perfecto para quienes prefieren un especialista determinado. Por ejemplo, en una peluquería cuando se quiere reservar con un estilista en particular.

Crear un formulario para reservar citas en Bitrix24

¿Qué recordatorios se pueden configurar?

Puedes configurar recordatorios automáticos tanto para clientes como para gerentes:

• Notificación de nueva cita: el cliente recibe un mensaje con la fecha, hora y servicio inmediatamente después de reservar.
• Confirmación de cita: el cliente recibe un enlace para confirmar la reserva, y el gerente es notificado si el cliente no confirma.
• Recordatorio de cita: el cliente recibe un recordatorio sobre la reserva un tiempo antes de la cita, como en la mañana del día de la reserva.
• Aviso por retraso: el cliente recibe un mensaje, y el gerente recibe un recordatorio si el cliente se retrasa.

Esto ayuda a reducir citas perdidas y tiempos muertos. Los clientes recuerdan sus reservas y es menos probable que las olviden, mientras que los gerentes pueden anticipar cancelaciones y responder rápidamente.
Reserva online: plantillas de mensajes para clientes

¿Pueden varios clientes reservar el mismo horario?

La Reserva online incluye la opción de overbooking, que permite que dos clientes reserven el mismo horario. Si uno cancela o reprograma, el otro permanece en el calendario. Esto es útil cuando las cancelaciones son frecuentes, asegurando que el horario se mantenga lleno, los empleados ocupados y la empresa no pierda tiempo ni clientes.
Gestionar múltiples citas en el mismo horario

¿Cómo reservar a un cliente si el horario está lleno?

Si todos los horarios están reservados, añade al cliente a la lista de espera. Cuando alguien cancela, el gerente puede ofrecer inmediatamente el horario disponible a quienes han dejado una solicitud y están esperando. Esto ayuda a evitar huecos en el calendario y a retener clientes.

Por ejemplo, un gimnasio usa una lista de espera para sesiones de entrenamiento personal, mientras que una clínica la utiliza para citas con pacientes.
Reserva online: lista de espera

¿Se pueden realizar reservas directamente desde el CRM?

Los clientes ya registrados en el CRM pueden ser reservados para un servicio de dos maneras:

En la ficha del CRM. Ve a la sección de CRM y selecciona un elemento del CRM. Haz clic en Reserva en el timeline y selecciona un horario bajo el recurso requerido.
Reserva online: programar una cita desde la ficha de CRM

En la sección de Reservas. Al crear una nueva reserva, haz clic en Agregar cliente. Ingresa el nombre del cliente en el campo Nombre del contacto. La reserva se vinculará automáticamente al CRM y aparecerá en la ficha.