Reserva online envía mensajes automáticos a los clientes para confirmar y recordar sus citas programadas.

Puedes personalizar las plantillas de mensajes cuando creas o modificas un recursoLos recursos son personas, equipos, espacios o herramientas necesarios para prestar servicios. Por ejemplo, médicos, peluqueros, automóviles, apartamentos, entre otros..
Reserva online: agregar un recurso

Tipos de mensajes automáticos

Reserva online incluye varios mensajes programados:

• nueva cita,
• confirmación de cita,
• recordatorio de cita,
• aviso por retraso.

Nueva cita. El mensaje incluye la hora, fecha del servicio y el recurso reservado. Por defecto, se envía al cliente justo después de la reserva, pero puedes modificar este plazo (por ejemplo, programarlo para 10 minutos o una hora después).

Confirmación de cita. Puedes enviar notificaciones tanto al cliente como al responsable.

Mensaje al cliente: contiene un enlace para confirmar la cita. Se envía automáticamente un día antes, aunque puedes cambiar este plazo. Si el cliente no confirma, se mostrará un indicador especial en el calendario para que puedas contactarlo.

Ejemplo: citas pendientes de confirmación

Notificación al responsable: si no hay confirmación, se crea una actividad en CRM. Configura cuándo el responsable recibirá el aviso (por ejemplo, 3 horas antes de la cita) para que tenga tiempo de contactar al cliente.

Recordatorio de cita. Para evitar olvidos, configura el envío automático de recordatorios. Define cuándo el cliente recibirá el mensaje (por ejemplo, la mañana del día de la cita).

Aviso por retraso. Si el cliente se retrasa, se envía un aviso tanto al cliente como al responsable para confirmar asistencia o liberar el espacio.

Mensaje al cliente: elige cuándo enviarlo (inmediatamente, o a los 5, 10 o 30 minutos de la hora acordada) para gestionar la disponibilidad.

Notificación al responsable: si no hay confirmación de asistencia, se genera una actividad en CRM. Configura el momento del aviso (por ejemplo, 5 minutos después de la hora pactada) para que el gerente contacte al cliente.

Configuración de plantillas de mensajes

Elegir plantilla. Dispones de dos modelos predefinidos para cada tipo de mensaje:

• citas con especialistas,
• reservas de espacios y equipos.

Por ejemplo, al agendar una consulta médica, deberás seleccionar la plantilla para citas con especialistas. Haz clic en Cambiar la plantilla > Seleccionar.

Personalizar texto. Los mensajes se generan automáticamente incluyendo:

• el nombre del cliente desde la ficha de contacto,
• el recurso reservado,
• la fecha y la hora de la cita,
• el nombre de tu empresa,
• otra información relevante.

Ejemplos de mensajes

Aplicar configuraciones. Marca la opción Aplicar estas preferencias a este y a todos los recursos creados posteriormente para que tus ajustes se repliquen automáticamente en futuras reservas.

Desactivar plantillas. Todas las plantillas vienen activadas por defecto. Si necesitas deshabilitar alguna, simplemente haz clic en el interruptor correspondiente.

Finaliza la configuración haciendo clic en Guardar para que todos los cambios surtan efecto.