Las reglas de automatización y los disparadores en Firma electrónica de Bitrix24 te permiten automatizar el proceso de firma de documentos con tus clientes.

• Las reglas de automatización realizan acciones rutinarias, como enviar correos electrónicos a los clientes o asignar tareas para preparar documentos.
• Los disparadores monitorean las acciones de los clientes y los cambios en los elementos, como la firma de documentos por parte de tu empresa o del cliente. Cuando se detecta una acción, el disparador mueve el elemento a la etapa configurada.

Por ejemplo, cuando el director de tu empresa firma un documento, el disparador lo mueve a la etapa "Documento enviado al cliente", y la regla de automatización envía el contrato al cliente para su firma.

Cómo agregar reglas de automatización y disparadores

1. Ve a la sección de Firma electrónica.
2. Abre la pestaña Automatización.
3. Haz clic en Crear.
4. Selecciona la etapa donde necesitas configurar la regla o el disparador.
5. Explora las categorías disponibles, organizadas por funciones específicas: comunicación con el cliente, gestión de documentos, pagos, etc.
6. Haz clic en Agregar junto a la regla de automatización o disparador que necesites. Para seleccionar varias reglas a la vez, mantén presionada la tecla Ctrl (o Cmd en Mac) y elige las deseadas.

Las categorías de reglas de automatización y disparadores en Firma electrónica de Bitrix24 son las mismas que en la sección de CRM, pero con menos herramientas. Por ejemplo, en la categoría "Papeleo" de Firma electrónica solo hay disparadores, mientras que en CRM hay tanto reglas de automatización como disparadores.
Reglas de automatización en CRM: papeleo
Disparadores en CRM: papeleo

Cómo configurar reglas de automatización y disparadores

Una vez agregada la regla de automatización o el disparador, es necesario configurarlo.

Configuración de reglas de automatización. Todas las reglas de automatización incluyen ajustes estándar:

• Ejecución: la regla de automatización puede actuar después de otras o de forma independiente.
• Hora: la acción se ejecuta inmediatamente o tras un tiempo determinado.
• Condición: la regla de automatización solo se aplica a elementos específicos. Por ejemplo, si el monto del documento supera los $500.
  Condiciones en las reglas de automatización

El resto de configuraciones varían según la regla de automatización. Por ejemplo, en la regla de automatización "Enviar correo electrónico al cliente" deberás indicar el remitente, asunto y cuerpo del mensaje.

Cuando un elemento alcanza cierta etapa, la regla de automatización envía un correo al cliente, por ejemplo, con un contrato, factura o cotización.
Reglas de automatización en CRM: comunicación con el cliente

Configuración de disparadores. Los disparadores también tienen varios campos estándar:

• Condición: el disparador solo actúa para elementos específicos, como para elementos asignados a un empleado concreto.
• Nombre del disparador: personaliza el nombre para identificarlo fácilmente en la página de configuración.
• Cambiar la etapa como: por defecto, el cambio se realiza en nombre de la persona responsable del elemento, pero puedes elegir otro usuario.
• Permitir el cambio a la etapa anterior: habilita que el disparador muva el elemento a una etapa previa, como de la última etapa a la primera.

El resto de ajustes dependen del disparador seleccionado.