Una cotización es un elemento de CRM que contiene información sobre productos o servicios, sus precios, cantidades y descuentos. Con base en ella, puedes preparar y enviar un documento al cliente para acordar las condiciones de colaboración.

La ficha de la cotización puede moverse por etapas para hacer un seguimiento de los pasos en el trabajo con el cliente.

Cómo crear una cotización

Puedes crear una cotización manualmente o a partir de otro elemento de CRM, como una negociación. En este último caso, los datos se completarán automáticamente.
Crear elementos de CRM a partir de otros elementos

Para crear una cotización manualmente, toca Más (+).

Selecciona Cotización.

Completa los campos necesarios, por ejemplo:

• Cotización #: puedes indicarlo manualmente o dejarlo vacío para que el CRM asigne un número automáticamente.
• Asunto: describe brevemente lo que ofreces al cliente. Este texto aparecerá en el nombre de la ficha.
• Importe y moneda: se calculan automáticamente después de agregar los productos.
• Cliente: selecciona un contacto o compañía de la lista o créalos.
• Negociación/Prospecto: si es necesario, vincula la cotización con un prospecto o negociación.
• Persona responsable: el empleado que trabajará con el cliente.

Si en la ficha de la cotización no hay un campo adecuado, puedes agregarlo en Bitrix24 desde la computadora.

Cuando completes la ficha, toca Crear.

Cómo trabajar con la ficha de la cotización

La ficha tiene tres pestañas: Detalles, Timeline y Productos.

Detalles: en esta pestaña puedes ver la información principal de la cotización y cambiar sus campos o etapa.

Para cambiar de etapa, toca:

• la siguiente etapa: la cotización pasará a ella inmediatamente,
• la etapa actual y selecciona la deseada de la lista.

Las etapas se pueden configurar: agregar, editar, eliminar o cambiar su orden. Esto está disponible para el administrador de Bitrix24 y los empleados con permisos para cambiar configuraciones del CRM. Toca el lápiz para editar las etapas.

Toca Más (+) en la ficha para:

• agregar una actividad, producto o comentario,
• crear otro elemento de CRM a partir de la cotización,
• crear un documento,
• iniciar un flujo de trabajo,
• enviar un SMS o correo electrónico al cliente,
• invitar al cliente a un chat.

Timeline: aquí puedes ver el historial de comunicación con el cliente, dejar comentarios para tus colegas, hacer seguimiento de los cambios de etapas, etc.

Toca Más (+) para:

• planificar una actividad,
• dejar un comentario,
• enviar un SMS o correo electrónico,
• invitar al cliente a un chat,
• crear un documento.

Puedes crear una actividad directamente desde el timeline: Toca Crear actividad. Las actividades ayudan a no olvidarse del cliente, por ejemplo, programar una llamada o la preparación de documentos.

Productos: en esta pestaña puedes agregar productos, indicar el precio, la cantidad y el descuento. Puedes agregar un producto en cualquier etapa del trabajo con el cliente: para esto, toca Más (+).

Cómo enviar la cotización al cliente

Puedes crear un documento a partir de la cotización de varias formas. El CRM completará automáticamente los datos de la ficha en el documento.
Crear y enviar documentos al cliente

A través de Tres puntos (...).

1–2. Toca Tres puntos (...) > Documentos.

3. Toca Crear documento.

4. Selecciona la plantilla necesaria. Puedes cargar una nueva plantilla solo desde Bitrix24 en la computadora.

A través de Más (+).

1. En la pestaña Detalles o Timeline, toca Más (+).

2. Selecciona Crear documento.

3. Selecciona la plantilla necesaria. Puedes cargar una nueva plantilla solo desde Bitrix24 en la computadora.

En el documento abierto, toca Tres puntos (...) para:

• agregar sello y firma al documento,
• abrir la ficha con los datos de tu compañía,
• abrir la ficha del cliente.

Usa los botones en la barra inferior para trabajar con el documento listo. Con ellos puedes descargar, imprimir o editar el archivo.

Para enviar el documento al cliente, toca Enviar.

Selecciona el método de envío deseado:

• Por SMS: si está conectado un proveedor de SMS y se ha indicado el número de teléfono del cliente. El cliente recibirá un enlace al documento.
• Por correo electrónico: si en Bitrix24 está conectada una cuenta de correo y se ha indicado el correo electrónico del cliente. El cliente recibirá el documento en formato PDF.
• Compartir documento: envía el archivo por cualquier app del móvil, como un mensajero o correo.

También puedes copiar el enlace público al documento y enviarlo al cliente por cualquier medio.

Cómo finalizar el trabajo con la cotización

Cuando el cliente tome una decisión sobre la cotización, cámbiala a la etapa final. Para esto, toca la etapa actual y selecciona la deseada, por ejemplo, Aprobado, si el cliente estuvo de acuerdo con la cotización.