En Bitrix24 puede programar eventos con sus clientes o socios que no son usuarios de su cuenta.
Para hacerlo, en el calendario tiene la opción Invitar a un huésped.
¿Cómo invitar a un participante del evento por email?
Vaya a la sección de Calendario, seleccione un día y cree un evento nuevo. En el formulario del evento, complete toda la información requerida.
En la barra Asistentes haga clic en Cambiar y seleccione los empleados que participarán en el evento.
En la parte inferior del formulario, seleccione Invitar a un huésped.
En el formulario que se abre, ingrese el correo electrónico, el nombre y el apellido del huésped y haga clic en Invitar.
El huésped agregado se guarda en la cuenta y se muestra en la lista en amarillo. Seleccione al huésped en la lista de asistentes al evento.
¿Cómo agregar un correo electrónico para enviar invitaciones?
Si el correo electrónico aún no está configurado, se abrirá un formulario en el que debe especificar un correo electrónico para enviar invitaciones por email. Seleccione un correo electrónico existente o agregue uno nuevo.
Le recomendamos que use el correo electrónico vinculado a su cuenta de Bitrix24 (aparecerá en la lista). En este caso, es más probable que su invitación no termine en spam.
¿Cómo agregar un correo electrónico nuevo?
Complete el formulario: ingrese su nombre y la dirección de correo electrónico. Marque la casilla Disponible para todos si desea que el email especificado esté disponible para la selección de todos los empleados.
Recibirá un código de confirmación por correo electrónico.
Ingréselo en el campo y haga clic en Guardar.
Asegúrese de que la notificación de la decisión de los participantes del evento esté habilitada. Esto le permitirá saber si confirmaron la cita o se negaron a participar.
Especifique si se deben mostrar los demás participantes del evento a los usuarios invitados.
Cuando todo esté listo, haga clic en Crear.
El evento aparecerá en su calendario.
¿Cómo entender que el huésped ha recibido la invitación?
Una vez creado el evento en su calendario, el huésped recibirá una invitación por correo. En el email habrá botones para confirmar su presencia en la reunión o negarse a participar.
En cuanto el huésped responda a su invitación, recibirá una notificación.
¿Puedo cambiar el evento si ya se envió la invitación?
Puede editar el evento creado, por ejemplo, cambiar la hora, el lugar de reunión o los participantes.
El invitado recibirá un correo electrónico notificando los cambios.
Si decide cancelar una reunión programada, el huésped también recibirá una notificación de que la reunión ha sido cancelada.
¿Podrá el huésped ver los archivos adjuntos al evento?
En la invitación habrá absolutamente toda la información especificada en el evento.
Si ha adjuntado un archivo, el invitado puede descargarlo por el enlace. No es necesario enviarlo por separado.
¿Cuántas invitaciones se puede enviar?
El envío de invitaciones está disponible en los planes Professional y Enterprise. No hay límite en la cantidad de invitaciones que se pueden enviar.
Para la versión En Premisa de Bitrix24
Para un funcionamiento correcto de las invitaciones por email en la versión En Premisa de Bitrix24, es necesario:
- Configurar el servidor de correo.
- Para el dominio de la cuenta, especificar un registro MX del servidor de correo de Bitrix24:
mail-001.bitrix24.com. Para hacerlo, comuníquese con el administrador de su dominio.